Depuis que je blogue sur la gestion des courriels, j’ai eu l’occasion non seulement d’observer comment les gens fonctionnent avec l’outil, mais aussi quelques méthodes qui sont proposées pour gérer les courriels.
Par rapport à ces dernières, voici ce que je remarque souvent :
- la plupart du temps, la démarche s’inscrit dans une optique de gestion des tâches ou de gestion du temps, alors la question de la gestion de l’information est souvent mise de côté ou à peine abordée;
- on insiste souvent sur l’importance d’avoir une boîte de réception vide à chaque soir, en ayant comme principe que ça accroît la productivité et réduit le stress;
- la démarche se limite à un seul logiciel, soit Outlook, pour ce que j’en ai vu.
Le problème avec ces méthodes, c’est qu’elles ont une vision limitée de la réalité, puisque :
- les enjeux de gestion de courriels concernent non seulement l’employé utilisateur, mais aussi l’entreprise, et cette dernière a tout avantage à s’intéresser à des enjeux tels que la préservation, l’accessibilité et la sécurité de l’information, et non se limiter qu’aux questions de productivité;
- avoir une boîte de réception vide chaque soir est une façon parmi d’autres de percevoir ce qui réduit le stress et accroît la productivité et le bien être de l’individu;
- bien qu’Outlook soit largement utilisé, on oublie que certaines personnes préfèrent utiliser d’autres outils, peu importe la raison.
En gros, ce que je reproche à ces méthodes, c’est de dicter une façon de faire « standard », qui devrait, selon les personnes qui les prônent (on le suppose), s’appliquer à tous. J’ai aussi observé que l’on a tendance à se moquer des gens qui ont une approche différente. Enfin, en appliquant la règle de la boîte de réception vide à chaque soir, on oublie de considérer les enjeux liés à la gestion de l’information.
Quelles leçons retenir de ces constats?
Mon opinion est que chaque personne devrait être respectée dans son approche, et qu’on devrait chercher à aider la personne à être plus efficace avec le courriel dans ce qui fonctionne pour elle. Je trouve insultant qu’on néglige l’inconfort psychologique que certains utilisateurs du courriels ont par rapport à certaines méthodes ou certains outils.
De plus, puisque les enjeux de gestion de l’information des entreprises diffèrent d’une à l’autre, celles-ci auraient tout avantage à se doter d’une stratégie globale de gestion de courriels, qui s’inscrive dans une perspective plus large, qui intègre à la fois ses objectifs de productivité et ses enjeux de gestion de l’information.
Je recommanderais donc la prudence par rapport à l’application tout azimuts de ces méthodes, et d’envisager d’abord un diagnostic qui permettrait de vérifier ce qui fonctionne le mieux, à la fois pour vous-même, votre entreprise et vos employés.
Si vous êtes davantage confortable avec cette option, il me fera plaisir de vous aider.
Félix Arseneau
