Comment classer vos documents et vos dossiers

Vous arrive-t-il de perdre la trace de vos documents dans votre ordinateur? Avez-vous l’impression de passer un temps fou à chercher, et souvent sans les retrouver? Un bon système de classement (aussi appelé plan de classification) pourrait vous aider à cette tâche.

A-t-on encore besoin de classer les documents?

Je rencontre parfois des vendeurs de solutions informatiques qui sont convaincus qu’avec les moteurs de recherche et les étiquettes (tags), il est devenu inutile et obsolète de classer les documents. En effet, selon eux, il suffit d’utiliser des mots-clés pour récupérer rapidement les fichiers désirés.

Reconnaissons d’abord l’apport significatif des moteurs de recherche à l’efficacité des requêtes d’information. Nul doute que l’utilisation des mots-clés améliore le repérage des documents dans l’univers informatique, d’autant plus qu’il s’en créé et s’en accumule de plus en plus chaque jour. C’est un avantage inestimable.

En revanche, classer les documents apporte d’autres avantages, dont :

• pouvoir accéder à l’information d’une autre façon, soit par la logique (du plus général au plus spécifique);
• repérer rapidement les documents ayant une fonction similaire ou complémentaire;
• avoir un aperçu général de tout ce que vous avez, et ce qu’il vous manque;
• identifier rapidement les documents désuets et à détruire, s’il y a lieu, etc.

Accéder à l’information par la logique est très pratique, notamment pour retrouver les documents pour lesquels vous avez oublié le nom ou les mots-clés que vous avez utilisés. Repérer les documents ayant une fonction similaire ou complémentaire vous permet d’écourter votre recherche, puisque vous aurez déjà toute l’information au même endroit (du moins, c’est ce qu’on souhaite!).

Même chose pour les deux derniers avantages cités ci-haut. Ils vous permettent d’économiser du temps dans votre ménage et votre inventaire. Si vous êtes comme moi, savoir que vos documents sont bel et bien là, et au même endroit, c’est aussi une source de stress en moins!

Comment construire son propre plan de classification

Est-ce que classer les documents est sorcier? Ça dépend de votre capacité à bien identifier et reconnaître vos documents, pour ensuite être capable de les nommer et les inscrire dans une structure cohérente, je dirais.

Le truc, c’est de commencer petit à petit, en commençant par les concepts plus larges, et de raffiner par la suite. Voici une méthode que vous pouvez utiliser pour bâtir votre propre plan de classement.

Étape 1 : Faire l’inventaire de vos documents

Ouf! me direz-vous, ai-je besoin de faire la liste de tous les documents que j’ai? Bien sûr que non! À moins que ça vous chante pour vrai?

En revanche, il sera très utile d’identifier quelques types de documents, qui ont des fonctions bien précises. Par exemple, vous pourriez avoir :

• des factures
• des rapports de projet
• des inventaires
• des brochures
• des contrats, etc.

Les repérer partout où ils se trouvent

Tentez de faire une liste la plus exhaustive que possible de ce que vous avez et utilisez, en commençant par explorer les répertoires que vous utilisez le plus souvent, s’il y a lieu. En effet, selon le cas, vous pourriez déjà avoir pris l’habitude de classer vos documents dans différents répertoires (ou dossiers), ou avoir centralisé tous vos fichiers dans un seul endroit, tous au même niveau hiérarchique.

Je vous entends dire (peut-être), oui mais, moi j’ai une tonne de documents, qui sont un peu partout! Est-ce qu’il y a un chemin plus court ou une méthode moins démotivante? La réponse, c’est oui. Vous pouvez y aller graduellement, un peu chaque jour, en suivant votre intuition et lorsque l’occasion s’y prête. Soyez patient!

Du plus récent au plus ancien

Un truc pour éviter de se décourager, c’est de commencer par fouiller dans les derniers répertoires utilisés, et les documents récemment reçus ou créés. Règle générale, il sera plus évident de classer les documents les plus récents, voire les nouveaux documents, plutôt que les plus anciens… pour lesquels vous serez sans doute plus embêtés!

Essayez d’abord d’en recenser un échantillon assez représentatif, avec les types de documents les plus communs.

Étape 2 : Créer un dossier fondateur

Pour éviter que les fichiers soient mêlés à d’autres, je recommande de créer un nouveau dossier complètement vide, ou sur un disque neuf. Dans ce nouvel espace, vous allez fonder une nouvelle arborescence (ou structure à multiples niveaux hiérarchiques), à l’intérieur de laquelle vous pourrez ajouter des fichiers au fil du temps.

Choisissez l’emplacement de ce dossier avec soin, car vous voudrez y accéder souvent et rapidement. De plus, assurez-vous qu’il est dans un endroit sûr et puisse protéger vos données, à la fois pour éviter de les perdre et qu’on y accède sans votre permission.

Les documents que vous créez iront dans cette nouvelle structure, et ceux qui existent déjà pourront y être transférés graduellement, en ordre d’importance.

Étape 3 : Bâtir une structure durable

Qu’est-ce que je veux dire par durable? Tout simplement que votre structure doit pouvoir résister à l’épreuve du temps. En effet, rien de plus décourageant que devoir recréer une nouvelle structure au bout quelques années, voire quelques mois! Or, s’il y a des choses qui évoluent et qui changent, d’autres restent les mêmes malgré les années qui passent.

Le classement pour une entreprise

En archivistique moderne, une règle de base est de construire votre plan de classification en commençant par les fonctions, plutôt que par type de document, par sujet ou par nom, par exemple. Pour une entreprise, par exemple, les fonctions ressemblent généralement à ceci :

• direction et administration
• ressources humaines
• ressources matérielles
• production
• finances

Il peut évidemment y en avoir plus, mais ça vous donne une idée. J’insiste sur le fait qu’il est plus avisé de classer selon des noms de fonctions générales, qui se retrouvent dans toutes les entreprises, plutôt que les unités ou les départements, par exemple.

Pourquoi? Parce qu’une organisation évolue dans le temps, et les unités qui existent aujourd’hui peuvent se retrouver fusionnés, scindées ou démantelées en cours de parcours. En utilisant des catégories qui perdurent, vous évitez de devoir recommencer le travail.

Un truc pour déterminer les différentes catégories est de s’inspirer d’un plan de classification d’un organisme public actuel. Certains l’ont ajouté sur leur site web.

Classer des documents personnels

Bon, peut-être avez-vous aussi (ou plutôt) des documents personnels à classer. Comment faire pour classer ces derniers? Il existe de bons guides pour créer des catégories de documents, et ils sont valides pour les documents imprimés et électroniques.

Voici quelques catégories de base, qui sont généralement les mêmes pour tout le monde :

• Citoyenneté
• Éducation et emploi
• Santé
• Loisirs
• Finances
• Habitation
• Biens
• Services

Il peut y en avoir d’autres, mais voici des exemples de ce que peuvent contenir chaque catégorie ci-haut.

Citoyenneté

Dans ce dossier, vous classerez tout ce qui a rapport avec vos liens avec les gouvernements et organismes publics, sauf pour la santé et l’éducation. Tous les documents relatifs aux passeports, aux impôts, aux taxes, aux rentes, etc.

Sous cette rubrique, vous pourriez aisément utiliser les catégories en fonction des types de produit que vous utilisez.

Éducation et emploi

Ici, vous pourriez classer vos demandes d’admission, vos relevés de notes, vos lettres de recommandation, vos curriculums vitae, etc. Bref, tout ce qui a trait à votre carrière. Vous pouvez aussi y ajouter les notes de cours et les documents créés dans le cadre d’une formation.

Pour les documents relatifs aux cours et aux travaux, vous pourriez les classer selon l’école, puis le cours, puis le travail à remettre.

Si vous faites plusieurs programmes, vous pourriez diviser les cours à partir de chaque programme. Enfin, si vous avez eu des expériences bénévoles à l’école, vous pourriez l’ajouter.

Voici à quoi pourrait ressembler votre arborescence :

Éducation et emploi

• Curriculum vitae et lettres
• Offres d’emploi affichées
• Université Laval
  • Baccalauréat en communication publique
    • Admission
      • Demande d’admission (documents reliés)
        
    • Cours
      • COM 2015 Introduction à la communication
        • Travaux
          • TP1 Les notions de base
          • TP2 Les notions avancées
        • Notes de cours
          • 2015-03-21 Cours 1
          • …
  • Certificat en administration
    • …
  • Vie étudiante
    • Association XYZ
      • Comité exécutif
      • Projets
• Université de Montréal
  • Maîtrise en sciences de l’information
    • …

Santé

Dans ce dossier, vous placerez ce qui touche à votre santé en général, que ce soit pour les soins de santé, les réclamations d’assurances, les documents échangés avec les professionnels, etc. Vous pourriez simplement créer des sous-répertoires avec ces différents sujets.

Ensuite, si vous avez un conjoint ou des enfants, et êtes responsable de rassembler les documents pour toute la famille, peut-être voudrez-vous ensuite classer ces documents selon le prénom pour chaque personne. Les preuves de paiement pourraient être utiles lors des impôts, alors il pourrait être utile de les classer par année.

Loisirs

Ici pourraient se trouver tout ce qui vous intéresse, classé par sujet. Si vous faites des voyages ou des sorties, vous pourriez classer par date les documents reliés à la recherche d’information (trajets, endroits visités, réservations d’hôtel et de transport, etc.). Si vous en faites souvent à un même endroit, vous pourriez les classer par endroit, puis par date.

Si vous êtes membre d’un club ou d’un centre communautaire, vous pourriez décider de classer tous les documents reliés dans un dossier au nom de l’organisme.

Voici un exemple :

• Voyages
  Espagne 2014 (2014-05-31 à 2014-06-23)
  • Japon 2012 (hiver)
• Sports
  • Club d’escalade
    • Saison 2013-2014

Finances

C’est dans ce dossier que vous placerez les documents relatifs à vos finances personnelles, notamment vos budgets pour l’année, vos relevés bancaires et de carte de crédits, et autres documents transactionnels avec une institution financière ou autre entreprise qui vous offre des produits de crédit, par exemple.

Ici, il serait important de classer selon le nom de l’institution, le type de produit si applicable (ex.: compte d’épargne), puis le type de document (relevé, contrat, etc.), et enfin l’année. En effet, le jour où vous voudrez faire le ménage, vous pourrez rapidement voir quels sont les documents désuets pour chaque type de document. Bien sûr, vous devrez vous assurer d’avoir toutes les pièces dans le bon dossier!

Habitation

Placez ici ce qui touche votre maison, votre condo ou votre logement, en particulier les documents qui sont liés à l’hypothèque, vos échanges avec l’entrepreneur (ou le propriétaire, dans le cas d’un logement loué), etc.

Si vous êtes propriétaire et effectuez des rénovations par un tiers, ses coordonnées et le contrat en format électronique pourrait être facilement repérables dans un sous-dossier nommé au nom de l’entreprise.

Si vous habitez dans un condo et avez à gérer une partie des affaires syndicales, vous pourriez avoir un dossier spécifique sous cette catégorie (par ex. : Syndicat de copropriété).

Biens

Alors que la catégorie Habitation représente tout ce qui fait partie intégrante de la maison, ce dossier-ci inclut ce qui peut-être déplacé dans à un autre endroit, comme les meubles.

En fait, c’est l’endroit où vous documenterez tout ce que vous possédez ou aimeriez acquérir. Ces biens peuvent comprendre, par exemple, les équipements électriques, les voitures et les appareils électroniques.

Pour les biens que vous possédez, en plus des contrats de garantie, s’il y a lieu, les guides d’utilisation, d’entretien et de réparation peuvent aisément être placés dans cette catégorie.

Pour ceux que vous pensez acheter, de l’information sur les prix, les critiques et les tests sont d’excellents exemples de types de documents qui pourraient s’y retrouver.

Vous pourriez simplement créer plusieurs sous-dossiers nommés en fonction des différents appareils ou autres biens acquis ou à acquérir.

Enfin, ce pourrait être un endroit parfait pour y placer l’inventaire de vos biens.

Services

Ce dossier sert à placer vos documents en lien avec un fournisseur de services en particulier. Vos contrats, vos factures, vos relevés, etc., peuvent être classés en ordre chronologique dans un dossier différent, au nom de chaque fournisseur.

Quelques conseils généraux

Bien nommer les fichiers à l’intérieur des dossiers

Je rédigerai sans doute un billet à ce sujet. Une règle à retenir maintenant : la constance!

Prenez l’habitude de nommer vos fichiers avec la même figure, c’est-à-dire les mêmes types d’information dans le même ordre. Par exemple, vous pourriez nommer vos factures en débutant par la date, le nom du fournisseur, suivi du type de document.

• 2015-05-10_EntrepriseABC_facture.pdf
• 2015-06-15_EntrepriseABC_reçu.pdf

Selon leur fonction, les noms pourraient être différents dans les différents dossiers.

• EmployeurABC_commis à l’accueil (annonce du 25 février 2013)_lettre de présentation.doc
• Budget familial 2015.xsl
• Sécheuse DeMarque Modèle 9999 – Guide d’utilisation.pdf

Il est important de donner un maximum d’information dans le nom du fichier pour que vous puissiez l’identifier aisément, sans avoir à l’ouvrir.

Allez-y graduellement! Donnez-vous du temps…

En suivant les étapes ci-dessous, en vous inspirant de quelques exemples, vous réussirez (du moins, je vous le souhaite), à construire peu à peu votre plan de classification, que ce soit pour votre entreprise ou vos fins personnelles. Il s’agit ici de quelques notions de base. L’établissement d’une structure peut devenir complexe.

Chose certaine, il est déconseillé de créer une structure de toutes pièces, sans avoir bien identifié le type de documents à y placer. D’où l’importance de la première étape.

Procédez du plus général au plus spécifique

L’idée est de commencer sur des bonnes bases, avec quelques dossiers qui sont stables, c’est-à-dire que vous savez qu’ils resteront ainsi pour longtemps. Ensuite, ajoutez petit à petit vos sous-dossiers lorsque vous verrez qu’il y a une parenté entre certains documents.

Persistez! Ça en vaut la peine!

Dites-vous qu’il est préférable d’avoir un début de structure que de tout laisser au hasard. Mettez de côté vos vieilles habitudes et commencez à construire sur de nouvelles fondations.

Et si vous avez besoin d’aide ou souhaiteriez aller plus rapidement, contactez-moi!

Félix Arseneau