David Allen est connu pour son livre à succès Getting Things Done (S’organiser pour réussir, en français), et la méthode de gestion du temps qu’il y propose. Celle-ci est sans doute l’une des plus connues dans le monde en ce qui a trait à la productivité personnelle et professionnelle.
Si l’on oublie la récente réédition (2015) de l’ouvrage qui l’a rendu si populaire, le dernier livre que l’auteur a écrit en 2008 se nomme Making It All Work. Intrigué par l’auteur et par le titre, j’ai mis la main sur la traduction québécoise de cet ouvrage dont le titre est Tout accomplir sans peine, publiée en 2009.
Pourquoi m’intéresser à David Allen?
Bon nombre des méthodes de gestion des courriels que j’ai recensées faisaient référence à la méthode GTD (pour Getting Things Done). Dans la philosophie de ces méthodes, on insiste notamment sur l’importance de vider sa boîte de réception chaque soir. C’en est une règle quasi fondamentale.
En effet, on explique que vider sa boîte chaque soir apporte un effet apaisant et augmente la productivité. Or, pour ma part, l’idée de me défaire de mes courriels ou d’avoir à tous les traiter sans distinction m’apporte plus de stress qu’elle pourrait m’en enlever! J’aurais plutôt l’impression de perdre du temps que gagner en efficacité.
Ainsi, j’avais envie d’en savoir plus à savoir plus à propos de ce gourou de l’efficience au quotidien, et comprendre un peu mieux sa façon de voir les choses.
Tout accomplir sans peine : un aperçu
Avec un tel titre, l’auteur s’est donné un objectif ambitieux. Peut-on vraiment tout accomplir, et sans peine, en plus?
Dans ce livre, Allen propose une « approche systématique » qu’il veut plus complète que la méthode GTD proposée dans le livre Getting Things Done.
Loin de lui l’idée d’invalider son approche d’origine, pour laquelle il se plait à donner une quantité d’exemples (de preuves) de son succès, mais plutôt de l’enrichir avec de nouveaux éléments. Il appelle cette nouvelle mouture « l’approche unifiée » de la méthode GTD.
Une carte routière
Essentiellement, sa méthode est présentée comme une « carte routière » pour nous aider à nous orienter dans notre vie personnelle et professionnelle, et nous invite à définir notre propre système à partir de ce cadre de référence.
Cette carte routière se compose, en gros, de deux dimensions : l’acquisition du contrôle, qui est le moyen de gérer le flux des activités au quotidien, et la mise en perspective, qui présente pour sa part différents « horizons » à différentes « altitudes ». D’où l’idée d’une carte routière, on présume.
Contrôle et perspective
La dimension du contrôle est décrite comme étant l’essence même de la version d’origine de la méthode GTD; seuls certains termes ont été modifiés. La dimension de la perspective s’est ajoutée au processus d’origine, dans le but d’ajouter une vue d’ensemble et une compréhension de ce qui motive les actions que nous entreprenons.
Chaque dimension comporte ainsi différents éléments, que l’auteur place sur un graphique à deux axes. À l’horizontal se présentent les différentes étapes pour acquérir le contrôle, et à la verticale s’élèvent les différents horizons, qu’il présente à différentes altitudes pour avoir une meilleure vue d’ensemble.
Faire le tour de sa vie, en première classe
Pour poursuivre dans la métaphore de la carte routière, c’est l’analogie du transport qui l’inspire continuellement. Par exemple, quelqu’un qui maîtrise parfaitement sa vie est appelée « capitaine« , alors que les « altitudes » font évidemment référence à la vision que l’on a lorsqu’on se voyage du haut des airs. D’ailleurs, l’horizon le plus bas est appelé piste de décollage!
Différents profils de personnalité
Avant d’acquérir le statut de « capitaine », soit celui qui utilise un juste dosage de contrôle de de perspective, l’auteur présente aussi trois autres profils suivant ces deux axes dans une matrice de la gestion personnelle.
Si, par exemple, vous êtes obsédé par le contrôle, et êtes incapable de dégager du sens de vos actions, votre profil ressemblera à celui appelé « micro-gestionnaire« . À l’inverse, si vous êtes trop souvent tête en l’air, et que vous partez vos projets dans tous les sens, votre personnalité s’assimile davantage au profil du « gestionnaire anarchique« . Quant au profil de la « victime« , il s’agit d’une personne qui n’a ni le contrôle sur sa vie, ni de vision sur celle-ci. C’est la personne qui est constamment en mode « réactif », qui a le sentiment de subir fatalement tout ce qui lui arrive.
Principales idées de la méthode GTD unifiée
Accorder notre attention sur ce qui attire notre attention
On rencontre cette idée un peu partout dans le livre. Il s’agit de la « clé de contact » (attention, ce sont mes mots et ma propre interprétation ici!) utilisée au tout début le processus, soit l’étape du « dépistage ». C’est aussi, pour l’auteur, la clé du succès (« le secret », dit-il) pour apporter un changement.
Par là, l’auteur souligne l’importance de s’intéresser à tout ce que l’on observe et ce qui peut occuper notre esprit, peu importe leur nature, du moment que cela retient notre attention. L’important, c’est le sens qu’on accord à chaque élément, c’est-à-dire ce qu’il représente pour nous.
Avoir une « boîte d’entrée »
Il s’agit là de la première idée qui est présentée dans le livre, et c’est sans doute l’élément le plus essentiel de la méthode. Toute information qui a été notée ou recueillie doit se retrouver à cet endroit unique pour être traitée par la suite.
La boîte est, bien sûr, un objet dans lequel on peut littéralement emmagasiner des choses, mais l’auteur ne précise pas s’il s’agit d’un objet physique (telle qu’une boîte de carton) ou d’un espace virtuel, tel qu’un dossier informatique accessible par différents appareils comme on en trouve aujourd’hui. Toutefois, considérant la date à laquelle le livre a été publié (2008, en anglais), il est peu probable que le dernier cas s’applique, puisqu’à l’époque le concept de « téléphone intelligent’ se limitait grosso modo à la première version du iPhone, et celui de « tablette numérique » (style iPad et compagnie) n’avait rien à voir à ce que nous utilisons aujourd’hui. L’auteur parle d’ailleurs de PDA, soit un assistant personnel numérique (de style Palm). Dans l’édition 2015 du livre S’organiser pour réussir, gageons que l’auteur aura actualisé les moyens de recueillir et d’accumuler de l’information.
Il faut par ailleurs voir le concept de « boîte » au sens figuré, c’est-à-dire comme une « caisse » d’où les éléments ne devraient jamais pouvoir s’échapper. En les emprisonnant de cette façon, ils seront traités à coup sûr!
Cette boîte devrait nous aider à couper court avec le mode « multitâche » et, en bout de ligne, « poser un regard neuf » sur d’autres questions périphériques, que l’on pourra « restituer dans un contexte plus vaste », dit l’auteur.
C’est cette boîte qu’il faudra éventuellement « vider », mais uniquement lorsque ce sera le bon moment.
Avoir un système fiable pour collecter et consigner toute l’information
Voilà une étonnante référence à la gestion de l’information, n’est-ce pas? Ici, TOUTE information colligée ou consignée doit se retrouver dans un « système » qu’il faudra construire nous-mêmes et adapter à nos fins. La fameuse « boîte d’entrée » en fait bien sûr partie, mais le « système » devrait aussi inclure des mécanismes (ou des outils) de rappels d’actions à effectuer à un moment donné, par exemple.
L’auteur insiste que le système qui est à développer doive être absolument infaillible est parfaitement adapté à nos besoins. Ce système nous permettra de se débarrasser des « affaires en suspend » qui envahissent nos espaces physiques et psychologiques. Il doit aussi être le plus complet possible, car sinon on risque rapidement de perdre confiance et devenir confus.
L’importance d’organiser l’information
Non seulement l’information doit être recueillie et emmagasinée, il est essentiel, dit l’auteur, de l’organiser. Pour quoi faire? Pour la retrouver aisément, bien sûr, mais aussi pour se doter d’une véritable vue d’ensemble. L’auteur avoue que cette étape est « un défi de taille, dans la mesure où la signification des objets change avec le temps. » L’information qui se trouve dans ce système peut être utilisée pour générer une action, mais aussi être « incubée » pour être revue plus tard, ou encore pour servir d’objet de référence.
Voilà une autre référence surprenante à la gestion de l’information appliquée à toute activité de la vie quotidienne, et une idée qui ressemble à l’une que j’ai présentée dans un récent billet publié sur le blogue de Lime.
Le cerveau est fait pour créer, pas pour mémoriser
Pour Allen, le cerveau est avant tout une ressource pour comprendre les liens entre les éléments et développer de nouvelles idées, mais il est peu performant lorsqu’il s’agit de mémoriser l’information, et même de l’organiser. Lorsque l’on ne met pas ses idées sur un support externe quelconque, et qu’on ne les organise pas de manière à les retrouver, on risque de les perdre.
De plus, pour dégager une vue d’ensemble, il est essentiel qu’il y ait une interaction (l’auteur parle de « va-et-vient ») entre le cerveau et le « système » qui aura été construit. Le système est aussi renforcé (il emploie le terme « cimenter ») par cette relation. En effet, le cerveau est un champion pour « intégrer » et « associer les informations » que l’on aura ramassées.
Avoir toujours de quoi noter à proximité
Bien sûr le truc le plus simple pour ne rien oublier, c’est de tout noter ce qui attire notre attention, et le plus rapidement possible. Dans la mesure où le système est 100% fiable et que l’on peut absolument lui faire confiance, le fait de consigner ce qui nous trotte dans la tête permet de libérer notre esprit. L’enregistrement de ce qui nous préoccupe faciliterait aussi le travail du cerveau.
La gestion de la pensée, pas la gestion du temps
En lisant le livre, on comprend que, selon l’auteur, la plupart des méthodes d’organisation professionnelle sont inadéquates, car elles se limitent aux évènements extérieurs (trop de courriels, trop d’interruptions, trop de changements, etc.).
Or, il ne suffit pas de réduire la quantité d’information ou la vitesse des changements, mais de penser différemment. L’essentiel, c’est d’attribuer l’énergie cérébrale aux bons endroits, et de se concentrer sur ce qui mérite notre attention.
L’étape de la clarification, la deuxième dans l’acquisition du contrôle, s’apparente justement à une « gymnastique cérébrale », où il faut se concentrer sur ce qui a retenu notre attention, sans se laisser distraire. La concentration, dit l’auteur, renforce le pouvoir d’action.
L’importance de la première action
L’étape de la clarification est aussi le moment où il faudra décider si une action peut être entreprise de ce qui a retenu notre attention, ce qu’il appelle un élément « activable » (ou non).
Pour l’auteur, le secret de la productivité personnelle et professionnelle consiste à déterminer : 1) quels sont les résultats visés par rapport à l’élément « activable » et 2) quelle est la première action à entreprendre pour les atteindre. Cette « action » doit pouvoir être exécutée sans avoir à réfléchir au comment le faire.
Même si elle doit être précise et applicable sans « mode d’emploi », l’action n’a pas à être exécutée sur le champ, mais devrait être rappelée par le système au moment opportun. Voilà pourquoi il sera essentiel de l’écrire, dit l’auteur. Ce faisant, par ailleurs, nous pourrons cesser d’y penser et passer à autre chose l’esprit tranquille.
Public
Le livre a d’abord été écrit pour les cadres à la recherche d’une plus grande performance. Il vise notamment à orienter leurs activités. Par contre, il peut s’adresser à toute personne qui cherche à être mieux organisée et plus efficace, tout en maîtrisant mieux le sens de ses actions.
Critique
L’idée de tout accomplir, et sans peine en plus, est très séduisante, et on veut y croire, mais est-ce vraiment possible?
Il faudra que je m’y mette pour voir si je peux effectivement l’appliquer dans ma vie, mais ça prendra sans doute du temps pour perfectionner mon propre « système ». J’écrirai sans doute un nouveau billet à ce sujet (à surveiller!).
En attendant, voici ce que j’ai pensé du livre.
D’abord, une méthode relativement simple…
En général, la méthode qui est présentée dans le livre est assez facile à comprendre car, comme le répète souvent l’auteur, elle « relève du sens commun ».
Présentée sur deux axes, avec des éléments bien déterminés (quoique certains se ressemblent parfois beaucoup, et l’auteur réussit assez bien à nous expliquer les distinctions, la plupart du temps), elle est suffisamment structurée pour qu’il soit possible de se situer, du moins au premier regard. De plus, l’appellation carte routière me semble assez juste, dans la mesure où l’on a le choix de décider par où on veut aller, en ayant une vue d’ensemble.
À cet effet, j’apprécie beaucoup le fait que la méthode soit flexible, c’est-à-dire que l’on puisse personnaliser son système (et se l’approprier) et le construire en commençant simplement par ce qui retient notre attention (l’une des idées de base de la méthode, on l’a vu), et non dans un ordre pré-établi.
… voire trop simple?
La flexibilité de la méthode pourrait cependant en dérouter certains, qui jugeront peut-être celle-ci incomplète, puisque l’auteur laisse assez peu d’avenues sur la façon de construire son système, notamment.
C’est un peu comme si l’on vous remettait le plan d’un « modèle à coller » dont il manque des instructions, et que vous deviez, en plus, en construire vous-même les pièces ou vous arranger seul pour en trouver qui soient compatibles avec ce que vous voulez faire.
Laissé à soi-même?
L’auteur donne bien quelques idées d’éléments à intégrer dans son modèle, mais laisse visiblement au lecteur le soin d’utiliser sa créativité. Sinon, il rappelle régulièrement qu’il peut vous aider par du coaching personnalisé, et cette auto-promotion peut devenir agaçante. À moins que vous soyez convaincu de la pertinence du contenu, il est possible que vous « décrochiez » rapidement, simplement à cause de cela.
Pour ceux qui sont néanmoins à la recherche de balises plus concrètes, l’auteur donne tout de même quelques pistes par rapport à la fréquence des actions à entreprendre lors de l’utilisation du système, en donnant par exemple celles qu’il utilise personnellement.
Un livre relativement facile à suivre… en partie
J’ai trouvé que l’ouvrage est plus facile à suivre pour les éléments d’acquisition du contrôle, sans doute parce qu’elle a déjà fait ses preuves dans la méthode GTD d’origine. Peut-être parce que la dimension des horizons est nouvelle dans la méthode unifiée, elle m’apparaît en revanche beaucoup moins bien maîtrisée.
Il me faudrait lire l’ouvrage S’organiser pour réussir pour vous dire s’il est plus agréable et facile à parcourir, mais vu son succès évident et surtout le contraste que j’ai senti en lisant Tout accomplir sans peine, je parierais que oui. Je serais néanmoins ravi de le vérifier!
Lent à démarrer
Pendant les deux premier chapitres, l’auteur nous fait retenir notre souffle, cherchant manifestement à nous convaincre de la pertinence de lire le livre. Était-ce vraiment nécessaire?
Il semble aussi vouloir absolument expliquer pourquoi la méthode GTD a connu autant de succès, un peu comme s’il était nerveux de présenter son approche « unifiée ». Cette partie me semble de trop, et nuit au livre plus qu’il l’enrichit, à mon avis.
Il nous faudra attendre à la page 64 de la version française (québécoise) pour qu’il commence enfin à dévoiler — un peu trop timidement, selon moi — son approche, juste avant que débute le troisième chapitre. Lorsqu’il abordera alors la question de la « boite d’entrée », on a envie de se dire « Enfin! Quelque chose de concret! »
Du concret… à l’abstrait
Une fois la partie sur l’acquisition du contrôle traversée, plus on avance dans le livre, plus les concepts deviennent flous, et le travail qu’avait fait l’auteur pour rendre possible l’intégration des deux perspectives semble se découdre.
En effet, la structure de la présentation pèche par un manque de solidité dès qu’on arrive vers la fin des cent premières pages. Après avoir été si bien éclairé, on se sent soudainement dans la brume, et il faut faire un effort supplémentaire pour suivre le fil de la pensée de l’auteur.
De plus, certains noms utilisés pour décrire des concept se confondent, ce qui peut compliquer la lecture. Par exemple, à un moment donné, l’auteur parle des « projets » comme l’une des altitudes, et définit ce terme comme « toute initiative nécessitant plus d’une action et pouvant être réalisée en un an ». Or, lorsqu’il présente l’altitude des « objectifs », il utilise aussi le mot projet en disant « Tous les projets dont la réalisation est susceptible de prendre plus d’un an doivent être classés dans cette catégorie ». Ça devient mêlant de savoir de quoi il parle.
Certains termes plutôt mal choisis…
Peut-être y a t-il eu une faute dans la traduction, mais j’ai des doutes sur certains mots qui ont été choisis pour désigner des concepts. Par exemple, l’étape nommée « analyse » me semble plutôt désigner un passage en revue ou une révision des éléments à traiter. S’il y a analyse, elle est franchement trop succincte à mon goût. Le chevalier de l’analyste en moi se sent insulté.
…ou mal définis
Parfois certains termes apparaissent dans le décor sans que l’on sache d’où ils viennent. Par exemple, lorsque l’auteur parle de « la nature et la fréquence des procédés », à la page 236, le terme « volet » ne semble référer à rien que l’on ait vu au préalable.
Des images parlantes
L’auteur a du talent pour illustrer des concepts pour qu’ils soient faciles à retenir. Outre l’analogie avec les transports, j’ai bien aimé la description des pensées qui occupent l’esprit comme des « téléphones qui sonnent » constamment. Je trouve que cette image évoque très bien ce qui se passe dans notre tête quand les affaires qui restent en suspend. Voilà le genre de chose que l’on oublie.
Nous amener à réfléchir
Malgré tous les défauts que je viens de noter, le mérite du livre, c’est de nous fait prendre conscience des processus existants, des actions que nous entreprenons en bonne partie naturellement. Autrement dit, il nous amène à réfléchir sur la raison d’être de nos actions.
Je me surprends d’ailleurs à reconnaître plusieurs éléments de la méthode dans mon quotidien, de manière analogue au fait qu’il est impossible de s’empêcher de « lire » une fois que l’on sait reconnaître les mots. C’est donc signe que, malgré toute la difficulté de la saisir, la méthode de David Allen s’imprègne finalement très bien, et assez rapidement, dans notre esprit. Je vous le souhaite, du moins.
Prise de notes obligatoire!
Pour lire ce livre, il est impératif de vous munir d’un carnet et d’un stylo, d’un enregistreur vocal ou tout autre moyen de prendre des notes. Je copie presque la recommandation de l’auteur, et c’est vrai. Sinon vous risquez de vous perdre et ne pouvoir apprécier le contenu. La prise de note vous sera particulièrement utile dans les parties du livre qui abordent les différentes altitudes.
Il faut non seulement noter les concepts utilisés dans le livre, mais aussi vos propres idées. Ce faisant, vous l’aurez deviné, vous vous initiez déjà à la première étape de l’acquisition du contrôle, et c’est le but, mais c’est plus que cela. Il vous faudra prendre des notes pour comprendre comment s’articule la méthode, ce qui sera impossible si vous ne faites que « survoler » le livre trop rapidement.
Enfin, puisque la lecture devient plus ardue au-delà de la « piste de décollage », la prise de notes vous sera l’une de vos meilleures alliées pour rester concentré.
« Croyez-moi sur parole »
Il serait bête de voir cet essai comme un ouvrage scientifique, puisqu’il n’y a pratiquement aucune référence à des études ou quelque autre preuve pour appuyer ce qui est avancé. Au mieux, on est devant une affirmation telle que « de récentes recherches en psychologie (…) », sans que les chercheurs ne soient cités.
Pourtant l’auteur semble tout à fait à l’aise d’utiliser des expression du type « c’est le moyen le plus efficace » et « vous obtiendrez des résultats instantanés ». Parfois on pourrait d’ailleurs lui accoler le titre de prédicateur lorsqu’il parle de « convertis » à la méthode GTD.
David Allen voudrait ainsi que vous croyez en sa méthode et en son efficacité comme il y croit lui-même. Pour ce faire il ne se gêne pas de répéter l’expression « Tout accomplir sans peine vous permettra de (…) » , même au-delà de la 64e page.
Appréciation globale
La méthode proposée par David Allen est utile dans la mesure où elle fait prendre conscience d’un processus que l’on utilise peut-être déjà sans s’en rendre compte. À la simple lecture du livre, vous vous surprendrez peut-être, comme moi, être en train d’examiner le processus qui s’opère en vous, et parfois même à vouloir le corriger (ou du moins le questionner)!
Certains éléments du modèle vous paraîtront sans doute comme d’une évidence extrême, mais le but est selon moi, non pas de vous apprendre quelque chose de neuf de ces éléments mêmes, mais plutôt de situer ces éléments dans un cadre.
Ce cadre est facile à comprendre, notamment grâce à l’image de la « piste de décollage » et des différents horizons.
Ceci dit, il y a dans cette lecture comme un exercice de réflexion obligatoire, dont vous devez constamment conserver un doute sur ce qui se passe en vous, tout comme ce qui est présenté comme étant la vérité. De toute façon, vous n’aurez pas le choix de scruter les dires de l’auteur, car ils paraissent parfois contradictoires. De plus, par sa manie de nuancer constamment ses propos, on a l’impression que l’auteur n’est pas lui-même certain de ce qu’il avance.
Parfois, on a l’impression que l’auteur a « essayé » de trouver un modèle « qui fonctionne », mais que c’est encore une ébauche, plutôt que du prêt-à-utiliser. Plus on avance dans le livre, moins c’est compréhensible, et surtout applicable et concret. On se demande même s’il n’y a pas, volontairement, une certaine forme de « remplissage » qui s’apparente à du n’importe quoi. Est-ce pour nous forcer à prendre une distance et réfléchir par nous-même? Ça se pourrait bien!
Chose certaine, la lecture de cet ouvrage exige la prise de notes, sinon vous pourriez trop facilement vous y perdre et passer à côté de l’essence même du modèle. Essayez, pour voir, d’en faire une lecture « rapide » et vous pourriez vous surprendre à vous sentir étourdi tôt ou tard. Si l’on suit la logique de l’auteur, pour que les notions puissent avoir du sens pour vous, il vous faut y prêter toute votre attention et laisser votre cerveau agir, pour décider ce que ça veut dire pour vous.
Il faut cependant admettre — et déplorer — que le texte soit plus dense que nécessaire et que l’état du modèle présenté, en particulier la partie qui a été ajoutée à la méthode GTD d’origine, soit encore trop brut par moment. Les soixante premières pages auraient pu être beaucoup plus succinctes, et la partie qui aborde la mise en perspective aurait pu être peaufinée en portant une attention particulière aux termes utilisés.
La gestion du flux de travail, qui est présentée dans la dimension de l’acquisition du contrôle est certainement la partie du livre qui a le sens le plus concret. Pour ce qui est de la mise en perspective, l’autre dimension du modèle, elle ne présente certes pas un cadre détaillé (et ce n’est pas ce qui est prétendu de toute façon), mais elle a le mérite d’être le point de départ pour identifier quelques repères.
Enfin, l’ajout de la mise en perspective à la méthode GTD permet de nous amener à se poser la question Pourquoi je fais toutes ces activités? et propose des moyens d’y répondre, mais ce sera à nous de les définir plus clairement si l’on veut y parvenir.
En d’autres termes, quand l’auteur dit vouloir nous offrir une « carte routière », il faut comprendre que cette carte est à compléter, et elle ne le fera pas d’elle-même!
À votre tour…
J’ai lu et analysé ce livre avec mes yeux d’obsédé de gestion de l’information, et comme le recommandait l’auteur, j’en ai ressorti quelques éléments qui ont retenu mon attention. Certains bouts m’ont, effectivement, davantage frappés. D’autres parties pourraient vous inspirer et vous être utiles pour votre propre réflexion.
Quant à la question des courriels, à savoir s’il faut, oui ou non, vider sa boîte de réception chaque soir, je ne l’ai pas encore rencontrée dans ce livre. En revanche, j’ai tout de même lu qu’il faut choisir le bon moment pour les traiter, et ça, c’est tout-à-fait compatible avec mon approche!
