Vous êtes désorganisé? Vous oubliez vos tâches ou vous les remettez continuellement au lendemain? Vous manquez ou arrivez en retard à vos rendez-vous? Vous perdez vos documents et les informations importantes qu’ils auraient dû contenir?

Peut-être avez-vous déjà essayé de vous organiser, mais vous avez l’impression de toujours revenir au même point, et devoir continuellement recommencer? Vous ne savez plus quoi faire? Pas de panique! J’ai des pistes de solution pour vous.

De quoi je parle, je sais.

Croyez-moi, je suis le premier à avoir eu besoin de recourir à une méthode efficace pour me tirer de fâcheuses situations. J’en ai souffert. Voilà pourquoi, après avoir lu plusieurs ouvrages et avoir expérimenté plusieurs méthodes, j’ai envie de partager ces trucs avec vous, et je souhaite vivement que vous soyez ouverts à ceux-ci. Je pense que ça peut vous être utile.

Pourquoi? Parce que longtemps, comme vous (peut-être), j’ai cherché LA bonne méthode, LE bon système d’organisation qui allait me permettre de réaliser tout ce que je souhaitais (potentiellement, du moins), et surtout ne rien manquer qui était important pour moi.

J’ai aussi mis à profit mon expertise en organisation et en gestion de l’information pour rendre mon système d’organisation le plus performant qui soit. Je vous propose une approche rigoureuse, capable de prendre au sérieux les cas les plus difficiles.

Si je peux, par cet article, vous faire économiser un peu de temps et de casse-tête, j’en serais très heureux et très fier, car j’aurais moi-même bien aimé recevoir ces conseils auparavant.

Mise en garde importante

Avant de commencer, vous devez absolument retenir ceci : ce que je vous présente aujourd’hui est un embryon, un aperçu de ce que j’appellerais une recette en devenir.

En effet, il serait illusoire qu’avec la seule lecture de ce texte, vous ayez trouvé LA solution miracle. Non. Pourquoi? Premièrement parce que aucune solution n’est miraculeuse : en effet, c’est vous qui faites le travail. Deuxièmement, justement parce que, pour qu’une recette soit bonne pour vous, vous devez vous l’approprier. En d’autres mots, vous devez l’essayer, et au besoin, l’ajuster.

Comme dans toute recette, il arrive que le résultat soit satisfaisant pour l’un, alors qu’il sera un désastre, ou tout simplement fade, pour un autre.

Toutefois, comme dans toute bonne recette, certains ingrédients sont essentiels. Une fois ces ingrédients en main (et en tête), vous aurez l’embarras du choix pour personnaliser votre recette au gré de votre créativité, en vous laissant guider par votre instinct et tirant leçon de vos expériences passées.

Prêt à cuisiner?

Avant de commencer votre plat (sans en faire tout un), je vous invite à prendre note de ces ingrédients, puis de suivre les instructions à la lettre.

Si vous constatez que certains trucs fonctionnent de votre côté, tant mieux, je serai content pour vous. Sinon, restez quand même à l’affût, car j’ai l’intention de publier davantage d’articles avec d’autres trucs pour vous organiser au travail et dans votre vie en général.

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Note : Plusieurs éléments de cette marche à suivre sont tirés ou inspirés de la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen. J’ai d’ailleurs parlé de son ouvrage Tout accomplir sans peine précédemment sur ce blogue.

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Vous êtes prêts à commencer à cuisiner votre propre recette?

Voici les ingrédients de base :

1. une volonté de faire (c’est-à-dire une volonté de fer de vouloir le faire);
2. du matériel pour prendre des notes (au minimum un cahier – ou un ensemble de feuilles à relier – et un crayon, ou encore un appareil portable quelconque, si vous préférez la techno);
3. de la discipline, de la constance et de l’entraînement (à voir comme un conditionnement mental);
4. du temps, de la pratique, de la patience et de l’indulgence.

Présentation des ingrédients pour construire votre méthode (trouver votre recette)

1. Vouloir le faire (le plus important)

Pour qu’une recette fonctionne, il faut non seulement que ce soit votre plus grand souhait, mais ce doit d’abord être votre volonté. Autrement dit, c’est vous qui devez le souhaiter. Ce n’est pas parce qu’on vous dit que vous devriez être mieux organisé, mais bien parce que c’est vous qui l’avez décidé.

Ensuite, l’idée n’est pas simplement de le vouloir, mais d’être déterminé à ce que ça arrive. Vous devez être obstiné et persévérant. En effet, si vous abandonnez, vous n’obtiendrez aucun résultat. (Quoi de plus logique!) Vous devez donc être fermement décidé à vous y investir à fond.

2. La prise de notes (et tout ce qui le permet)

En ce moment même, vous devriez déjà être en train de prendre note de ce qui vous parle. De quelle façon vous y prendre? Le moyen et matériel vous appartiennent totalement (pour l’instant). Pour le moment, contentez-vous simplement d’utiliser l’outil (ou les outils) avec lequel (lesquels) vous êtes le plus à l’aise. Comme on le verra plus loin, l’idée est de commencer par les techniques qui sont plus près de ce que vous faites déjà, et d’y aller progressivement.

Pourquoi prendre des notes, c’est important?

Vous le savez probablement déjà, mais permettez-moi de vous rappeler en quoi la prise de note vous sera excessivement (pour ne pas exagérer) utile.

D’abord, c’est un excellent moyen d’aider votre cerveau à mémoriser ce qui est important pour vous, quitte à vous servir de mémoire externe où vous saurez retrouver facilement l’information que vous voulez retenir (du moins, ce sera votre objectif; on y reviendra).

Ensuite, le fait de prendre des notes vous engage concrètement dans l’action, ce qui veut dire que par cette démarche de prise de notes, vous démontrez déjà que vous avez la volonté de vous y mettre, ce qui agit aussi sur votre conditionnement, qui fait d’ailleurs partie du prochain ingrédient.

L’action de prendre des notes est un signe que vous avez amorcé une démarche sérieuse.

En d’autres mots, en notant chaque bout d’information qui vous inspire, vous êtes en train de prouver à votre cerveau que vous êtes décidé et capable de vous y investir et y accorder de l’importance. C’est déjà beaucoup.

3. Discipline, constance et entraînement

Démarrer tôt et s’améliorer chaque jour

Pour que votre système d’organisation fonctionne, vous devez le mettre en action. Mais, attention! Vous devez la mettre en action, pas juste une fois, ni même deux, et même pas trois! Et il ne s’agit pas seulement d’une journée, pas de deux jours, pas de trois jours, mais d’une période continue d’au moins 21 jours!

Vous pourrez lire cette règle un peu partout : il faut trois semaines d’efforts en continu pour qu’une nouvelle habitude s’installe en vous, et s’ancre de manière durable. Pas définitivement, car rien n’est complètement acquis; disons de façon satisfaisante.

Le but de cet entrainement en continu, c’est que ça devienne presque une seconde nature pour vous; un automatisme, en quelque sorte. Et croyez-moi, c’est possible! Mais c’est possible si et seulement si votre système fonctionne réellement pour vous; s’il est fait pour vous.

Pour ma part, j’ai trouvé, à force de chercher et d’essayer plusieurs moyens, celui qui fonctionne pour moi. Mon système n’est pas sans faille, mais il fonctionne très bien pour la majorité de mes besoins, et je l’améliore constamment. Vous pouvez le faire aussi. Il faut vous donner la peine.

Un conditionnement du cerveau

Ceci est le même principe qu’un conditionnement physique. Si vous voulez vous mettre en forme, vous devez vous y mettre dès que possible, d’abord en essayant quelque chose qui vous semble intéressant et réaliste, pour voir si ça vous convient; puis, changer d’activité si ça ne fonctionne pas.

Ainsi, pour reprendre l’analogie du sport, ce n’est pas parce que la course n’est pas votre force que le cyclisme ne le sera pas. Pourtant les deux offrent des fonctions et des résultats similaires.

De la même manière, ce n’est pas parce qu’une méthode d’organisation n’a pas fonctionné pour vous dans le passé que cela veut dire que c’est peine perdu. Je suis convaincu qu’en essayant et en persistant, vous finirez par trouver ce qui fonctionne pour vous.

Essayer d’abord, mesurer les résultats ensuite

Par ailleurs, comme dans toute chose, il vaut la peine d’essayer jusqu’au bout une façon de faire, tant que c’est possible.

Revenons à l’exemple de l’activité physique. Supposons que vous souhaitiez ardemment vous mettre à la course, comme ça été le cas pour moi il y a quelques années. Il se peut que ça vous semble difficile au début, surtout si ça fait très longtemps ou que c’est la première fois que vous vous y mettez. Il se peut que, dans les premières périodes d’entrainement, vous vous essouffliez et que vous ayez mal aux muscles et aux articulations.

Toutefois, si vous persistez, parce que vous avez une volonté de fer (le premier ingrédient), vous pourriez vous surprendre, au bout de quelques jours d’entraînement, à être poussé par l’énergie que cette activité peut vous apporter. Un entrainement prolongé à la course a eu cet effet sur moi, alors que je me considérais loin d’être un sportif.  Le corps s’habitue et s’adapte à cette nouvelle activité, qui peut facilement devenir une habitude quasi naturelle, voire un besoin.

Dans le monde de l’organisation, cette constance d’efforts peut avoir chez vous le même résultat impressionnant. Avec la mise en pratique en continu de votre propre recette, il est très possible (et je vous le souhaite vivement) que le scénario suivant se produise : vous sentirez soudainement les choses devenir plus claires et plus faciles à gérer. Vous retrouverez plus aisément vos informations importantes et vous saurez quoi faire en tout temps. Pouvez-vous imaginer le plaisir que ça peut procurer à votre esprit de savoir que tout est sous contrôle?

Eh oui, ça aussi, je l’ai vécu.

4. Temps, patience et indulgence

Ah! Le lien avec le précédent ingrédient est si évident, mais celui-ci vous rappelle avec beaucoup d’insistance qu’il ne suffit pas d’essayer : il faut aussi accepter le fait que ça ne donnera pas des résultats immédiats, car chaque personne est différente et, comme on le disait plus tôt, ce qui fonctionne pour l’un pourrait ne pas fonctionner pour vous. Ainsi, vous devez garder en mémoire que, même si vous êtes responsables de votre succès, vous n’êtes pas forcément la cause de vos échecs.

Fondamentalement, le problème ce n’est pas vous : c’est l’adéquation entre votre difficulté à vous organiser et le moyen que vous utilisez qui ne se fait pas.

Ce qui vous faut comprendre, et j’insiste encore là-dessus, que même si les bases sont les mêmes, c’est tout de même une recette qui se fait par essais et erreurs, à tâtons, au pif.

De toute évidence, puisque vous éprouvez ces difficultés, vous n’êtes pas instinctivement préparé à cet exercice, alors vous n’avez aucune idée de ce que ça peut donner. Ça peut donc être frustrant, parce que ça pourra vous sembler très long, et vous devez savoir que c’est normal.

En ce qui me concerne, ça m’a pris plusieurs années! Plusieurs années d’essais et erreurs, d’éternels recommencements, et maints découragements (je l’avoue). Ça vous dit quelque chose?

Pouvez-vous imaginer comment je peux me sentir soulagé désormais? Croyez-moi, ça vous est accessible! Persistez!

Une recette fonctionne rarement du premier coup, et surtout dans le domaine de l’organisation du temps, des idées et des tâches, pour ne nommer que quelques aspects d’un système d’organisation possible.

Et si la tentation d’abandonner se faisait sentir?

Mon humble objectif, avec ce texte, est que vous vous sentiez déjà un peu plus près de votre solution, plus prêt de votre but, votre désir, votre souhait. Je vous le souhaite vivement, et je crois fermement que c’est possible. Je le sais : je suis (encore) un cas difficile.

Toutefois, je suis en meilleure position maintenant pour vous aider : j’ai essayé une foule de recettes. On s’en reparlera, si vous voulez. Pour l’instant, lisez ce qui suit, et vous pourrez juger si cette méthode a du sens pour vous.

Préparation : pour démarrer

Maintenant que nous avons passé en revue les ingrédients de base, passons à la préparation de votre plat.

Commençons par un exercice tout simple. Voyez-les comme des bouchées que vous servirez à votre cerveau, en appétit… d’un meilleur répit.

Comme je le disais plus tôt, je m’inspire ici de la méthode de David Allen (GTD). La première étape que je présente est exactement la même. J’y ai ajouté des éléments qui m’apparaissent très utiles.

1. Notez tout ce qui vous préoccupe

Prenez d’abord votre outil de prise de note favori. Il peut s’agir d’un cahier, d’une feuille de cartable, d’un logiciel ou d’une application mobile.

Pour l’instant, utilisez l’outil avec lequel vous êtes le plus familier ou le plus à l’aise. L’idée, c’est déjà de commencer tout de suite, et non de magasiner LE système de prise de note idéal. On en est pas là. Vous pourrez perfectionner vos outils plus tard.

N’oubliez pas : le meilleur moyen d’obtenir des résultats, c’est de se mettre en action tout de suite!

Une date

Indiquez d’abord la date du jour au dessus de votre document (en haut, à droite, disons, un peu comme une lettre). Je vous suggère d’utiliser un format international, en chiffres seulement, suivant cet ordre : année-mois-jour. Par exemple, la date du jour où j’écris cet article est le 2017-03-04.

Pourquoi ce format? C’est une question de constance visuelle et de repère mathématique. C’est aussi pour économiser l’espace et l’énergie : il est plus facile pour votre cerveau de se rappeler que 02 vient avant 03 que février vient avant mars. Vous voulez le tester? Libre à vous.

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Note : Si vous êtes techno, ce sera aussi pratique d’utiliser ce format dans l’univers électronique, en particulier si vous sauvegardez vos documents en inscrivant la date dans ce format dans le nom du fichier (j’y reviendrai).

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Toutefois, si vous préférez pour l’instant écrire au long : samedi le quatre mars deux-mille dix-sept, ça importe peu et ça m’est égal! Vous verrez par la suite si c’est efficace. Après tout, c’est votre système!

Pourquoi une date? Je vous donne un scoop (un peu prévisible) : c’est un exercice que vous allez refaire plusieurs fois (mais commençons par une), et vous aurez à vous y référer à un moment précis.

Un titre : Préoccupations

Sous la date, au centre du document, inscrivez le titre suivant : Préoccupations. Vous pourriez aussi le personnaliser en écrivant Mes préoccupations ou Préoccupations actuelles, etc. Peu importe. L’important, c’est que vous ayez identifié votre document par ce mot et rien d’autre.

Pourquoi? Parce que ce terme (préoccupation) est clair et il renvoie à une seule chose : ce qui vous préoccupe, ce qui vous chicotte, ce qui vous tracasse, et ce qui vous empêche peut-être même de dormir. Il inclut un ensemble de concepts qui font référence à ce qui vous trotte dans la tête, à tous niveaux de gravité : de titiller à obséder.

Une liste : vos préoccupations

Vous m’avez vu venir, sans doute. Eh oui, vous allez maintenant faire la liste de tout ce qui occupe votre esprit (je reprends les mots de David Allen).

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Attention à ne pas confondre préoccupation et tâche. Je parle bien des tâches comme on peut en avoir dans une to-do list.

L’objectif ici n’est pas de faire une liste de tâches. Votre objectif est véritablement et intentionnellement de noter toutes vos préoccupations au sens large, et non les tâches que vous aviez déjà identifiées par rapport à ces préoccupations.

Par exemple, plutôt que d’écrire : faire le ménage, qui est une tâche, dites plutôt : vêtements qui traînent sur le plancher, poussière sur les étagères, etc.

Parce que ce sont là les éléments qui vous gênent. Oui ou non?

Peut-être que ce n’est pas le cas, en fait. S’il vous incombe de faire le ménage pour quelqu’un d’autre, vous pourriez alors écrire : avoir le temps de faire le ménage avant que chéri(e) ne soit rentré(e).

Dans ce cas, voilà ce qui vous importe : vous souhaitez faire plaisir, même si pour vous, les vêtements qui traînent sont un excellent isolant sur votre plancher froid, et que la poussière, ça fait joli. J’exagère peut-être, mais de grâce, soyez vrai avec vous-même : qu’est-ce qui vous préoccupe, vraiment?

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Écrivez ainsi, une ligne à la fois, chaque problème, chaque souci, chaque truc non réglé, toutes vos affaires en attente, etc. Notez toutes ces pensées qui vous obsèdent, ces choses qui vous dérangent, sans égard à la gravité de la situation.

Ainsi, inscrivez autant les tout petits embêtements que les très grosses misères. David Allen suggère de balayer votre environnement et vous en inspirer pour faire un tour complet de tous vos tracas.

Pour ce faire, posez-vous cette question : à part ce qui me viens spontanément en tête, y a t-il autre chose que je perçois avec mes sens (que je vois, j’entends, etc.) qui me dérange dans tout ce qui m’entoure (dans ma maison, mon bureau, ma ville, etc.).

Vous pourriez prendre un bon moment pour le faire, mais prenez le temps qu’il faut; essayez de tout sortir, tout mettre par écrit. N’importe quel tracas. Videz tout!

Attention j’insiste ici : je ne parle pas d’un paragraphe! Une ligne! Une ligne pour décrire rapidement chaque truc qui vous énerve, qui vous donne le envie de vous cacher, de fuir, de mentir, etc. Une ligne qui résume dans vos mots chacune de vos préoccupations. On parle ici de quelques mots qui ont du sens pour vous, et que vous allez pouvoir comprendre dans une semaine : c’est tout.

Voilà. C’est fait? Vous avez fait le tour?

C’est vrai? Juré? Vous avez complètement terminé?

Bravo. Je suis content pour vous.

Maintenant, une simple question : comment vous sentez-vous?

Si vous ne trichez pas, et que vous avez réellement fait l’exercice à la lettre, vous devriez déjà vous sentir un peu mieux, voire soulagé peut-être.

Pourquoi? Parce que votre cerveau sait maintenant que, parce que vous avez sorti ces idées de sa mémoire vive (utilisons la métaphore d’un ordinateur) pour le mettre sur une mémoire externe (un support qui devrait, en principe, perdurer pour un certain temps), il n’a plus besoin de passer autant d’énergie à les garder là, en dedans. Parce que vous, malheureux (mais consciencieux) souhaitez de tout cœur ne pas les oublier, ces petites choses.

En fait, même si vous voudriez les oublier, ces petites choses, vous savez pertinemment qu’elles vous rattraperont tôt ou tard. Or, en les mettant à l’écrit, vous avez rendu service à votre cerveau.

En effet, vous l’avez libéré de certaines fonctions qui l’occupaient en arrière-plan, des opérations qui lui demandait beaucoup d’énergie et, par conséquent, cette énergie que vous avez récupérée fait diminuer le stress énorme que ça vous occasionnait. Pas mal, hein?

De plus, en mettant ces pensées sur papier (ou dans la mémoire de votre appareil électronique), en mettant des mots sur vos petites bibittes, le cerveau reconnaît plus facilement ces éléments qu’il cherche constamment à mémoriser — notamment parce que vous les avez mis dans vos propres mots, de manière brève et sensée, et ainsi de manière à ce que cela ait du sens pour vous, rapidement.

Avec ce support visuel, votre cerveau fait les liens avec votre mémoire interne plus aisément. Il excelle d’ailleurs dans cette tâche (faire des liens), et c’est beaucoup plus facile et agréable pour lui. Ça lui demande beaucoup moins d’efforts.

C’est presque magique, mais c’est simplement de la science. Je n’invente rien. C’est documenté. J’ai d’ailleurs fait la critique d’un livre sur le sujet. Allez-y voir!

Et puis? Comment avez-vous trouvé ce simple exercice? Ça vous donne le goût de continuer? Pour rester dans la métaphore, ça vous met l’eau à la bouche? Tant mieux! Je suis ravi.

Je suis certain que vous vous demandez maintenant : quoi faire avec cette liste? Eh bien, poursuivez la lecture, cher lecteur, chère lectrice! Poursuivez!

2. Attribuez un ordre d’importance à vos tracas

Une fois que vous aurez fait la liste de tout ce qui vous préoccupe, vous allez indiquer, par un simple système de classement (entendre ici : une échelle pour attribuer un rang), l’importance que vous accordez à chaque élément de votre liste, ou dis autrement, la gravité que vous attribuez.

Je vous suggère d’essayer le code de référence suivant (mais faites-le comme vous le sentez; suivez votre instinct) :

1. Importance bénigne. À cette échelle, la Terre ne s’arrêtera pas de tourner si ce problème n’est pas réglé du tout. C’est juste que, vous, ça vous fatigue. Vous n’aimez pas ça. Ça vous dérange. Un exemple? Eh bien, honnêtement, c’est difficile à donner objectivement, car même si je vous dis : une tache sur le mur, certains d’entre vous me direz que ce n’est pas bénin du tout, et pour d’autres, ce cas-type n’est pas un problème du tout! L’important, c’est ce qui résonne avec vos propres standards.
2. Importance minimale. Ici, le problème est un peu plus sérieux. Ce n’est pas la mer à boire, mais vous sentez que si vous ne réglez pas la situation un jour, vous allez être mal. Peut-être allez-vous vous sentir coupable. Il est possible que pour d’autres, il n’y aura aucune conséquence directe, mais ce petit pépin vous énerve un peu plus que le précédent niveau. Il est aussi possible que le problème qui est minime aujourd’hui s’aggrave, et ça, vous le redoutez. Il est même possible que, lorsque vous y pensez, vous ayez de la difficulté à vous concentrer, et que rendu au lit, ça vous empêche de dormir. Mais pas nécessairement tous le temps.
3. Importance considérable. Rendu ici, ça commence à devenir plus sérieux. Si vous n’agissez pas à court terme, disons au moins dans les prochains moins, il y a de plus grands risques que ça s’aggrave, et vous le savez, car c’est dans l’ordre des choses. Autrement dit, ce n’est plus juste une impression que vous avez : c’est réel; c’est comme ça pour tout le monde. Vous avez peut-être même commencé à en voir les signes concrets des conséquences qui s’en suivent de remettre à demain de prendre le problème de front.
4. Importance sérieuse. À ce point, vous avez déjà commencé à avoir des impacts qui nuisent sérieusement à votre qualité de vie. Déjà, vous arrivez peut-être difficilement à dormir, et vous cherchez sans doute à éviter d’y penser, car ça vous semble trop gros à gérer. Vous savez pertinemment que vous aurez à régler la situation à très court terme, disons moins d’un mois à quelques jours, sinon les conséquences pourraient être très graves.
5. Extrême importance. Rendu là, le problème vous nuit dangereusement (j’espère que vous n’ayez pas à utiliser cette note, en toute sincérité), et vous empêche définitivement de dormir. Dans ce cas extrême, vous êtes désemparés. Vous avez besoin d’aide.

Bon, je pense que vous avez compris le principe : je doute que vous ayez besoin d’autant de niveaux de gravité, mais c’est simplement pour les mettre sur une échelle, et surtout parce que je vous ai invité à mettre par écrit toutes vos préoccupations. C’est aussi pour que vous puissiez vous les visualiser concrètement. De manière réaliste, suivant cette description, les trois premiers niveaux seront sans doute les plus courants et les plus utiles pour ce qui suit.

Encore une fois, libre à vous de décider de vos propres définitions de chaque niveau d’importance. Appropriez-vous la méthode : c’est votre recette.

3. Trouvez la première action nécessaire pour résoudre chaque tracas

Si vous avez pris la peine d’identifier chaque préoccupation, chaque tracas, il est temps maintenant d’identifier l’action fondamentale, que David Allen appelle la première action.

Que veut-on dire par première action?

La première action, c’est celle qui sera nécessairement requise pour amorcer une résolution d’un problème que vous pouvez régler. C’est l’action que vous devez faire, sinon rien ne se passera.

Sauf que… Attention! Pour un même problème, la première action pourrait être différente selon l’un ou l’autre.

Un exemple? Supposons que vous avez une sécheuse (oui, je suis au Québec; on appelle ça un sèche-linge, en franco-français) qui est défectueuse. Quelle sera votre première action?

Eh bien, selon votre niveau d’aisance avec l’électricité et la mécanique, ainsi que vos expériences précédentes avec des réparateurs, vous pourriez inscrire, par exemple (selon le cas) :

• appeler Michel (votre électricien de confiance; vous êtes chanceux);
• trouver un (bon) électricien (ou plus précisément :
  • appeler trois électriciens dans le bottin des pages jaunes pour comparer les prix (parce que vous êtes plus à l’aise avec le bon vieux bottin, vous ne connaissez personne qui répare des sécheuses, et puisque vous n’y connaissez rien vous-même et que ça vous embête, vous ne voulez pas vous faire avoir, donc vous voulez magasiner, parce que le prix, c’est un critère important pour vous);
  • trouver un site de référence qui recommande des électriciens (vous ignorez franchement si un tel site web existe, mais votre instinct d’internaute et de consommateur averti vous dicte de commencer par là, parce que selon vous, ça doit sûrement exister);
  • consulter le site trouvezvotreelectriciendereve.com (qui serait un site qui existerait déjà, et qu’on vous aurait fortement recommandé);
  • envoyer un appel à tous sur mon réseau Facebook – à savoir qui connaît un bon électricien (parce que pour vous, rien ne vaut un conseil d’ami, peu importe si c’est un vrai ami, etc.);
• ouvrir la sécheuse et vérifier le problème (de toute évidence, vous avez confiance en vos capacités, et pourquoi pas, pour les plus aventuriers :
  • trouver une vidéo YouTube réparer une sécheuse soi-même. Ça se peut. À votre guise. C’est vous qui le savez. C’est vous qui choisissez.)

Vous voyez l’idée?

D’ailleurs, votre électricien de rêve, ce pourrait être votre beau-frère, votre voisin, peu importe. Dans ce cas-ci vous savez déjà vers qui vous tourner, car vous avez eu une bonne expérience avec cette personne, ou quelqu’un vous l’a déjà référée.

Dans d’autres cas, vous devrez faire un peu de recherche, avec le moyen qui vous semble le plus adéquat. C’est vous qui décidez. Ça dépend de ce qui vous concerne et ce qui importe pour vous.

N’empêche que vous pourrez constater que, dans tous les cas, la première action, vous pouvez vous la visualiser. C’est clair. C’est tangible. On est passé d’une préoccupation (sécheuse défectueuse) à une action (appeler, chercher, sonder, etc.).

Mine de rien, on est déjà plus près de la réalisation. On entre dans du concret. De plus, en vous mettant à cette tâche (je parle bien de l’exercice de trouver la première action associée à chaque préoccupation), vous travaillez déjà activement à résoudre le problème.

Mieux! Votre cerveau est encore une fois en train de constater, d’interpréter, bref, d’enregistrer que vous êtes en train de vous y mettre. C’est très encourageant pour lui (et pour vous). Bravo! Soyez très fièr(e) de vous. Je le suis.

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Est-ce toujours possible d’agir sur une préoccupation?

Certaines préoccupations sont plus évidentes à dissiper que d’autres. Il y a peut-être certaines préoccupations pour lesquelles vous avez peu ou pas du tout de contrôle.

Si vous avez peu ou pas de pouvoir sur ce qui vous afflige, tentez de trouver une action qui vous permet de vous recentrer sur l’essentiel et ce qui vous permet de rester optimiste, de sorte que vous ayez l’énergie nécessaire pour accomplir les actions pour résoudre d’autres difficultés.

Et si le temps manque?

C’est normal! Il y a d’ailleurs de fortes chances que vous deviez laisser passer quelques préoccupations au profit d’autres.

Un truc pour éviter de vous décourager ou de vous sentir coupable pourrait être de vous limiter à 10 actions par semaine, par exemple… ou bien vous y allez de votre propre jugement, selon votre disponibilité et l’énergie que vous êtes en mesure d’investir pour un certain nombre de tâches.

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Soyez le plus précis possible

Retenez cette règle d’or : plus l’action que vous aurez attribuée à votre préoccupation sera précise, plus elle aura de chance de se réaliser. Répétez-la et retenez-la. Entraînez votre cerveau à penser précisément.

La précision indique que vous avez déjà fait un effort, que vous y avez pensé (réfléchi) à votre problème. Toute cette énergie à réfléchir à ce que vous allez faire concrètement, en premier lieu, vous rapproche définitivement de la réalisation.

Dans le cas de l’exemple que nous avons vu, si vous écrivez : faire réparer la sécheuse, c’est beaucoup trop vague! Ça reste encore trop près de la préoccupation. Dans le meilleur des cas, ça reste un objectif, et c’est un objectif encore trop nébuleux.

Comprenez-vous? Votre cerveau n’a pas vu l’ombre d’un indice que vous êtes en train de même commencer à résoudre le problème!

Ainsi, vous laissez votre cerveau presque au même stade. Lui, continue frénétiquement à vous faire penser à ça, voire si possible à tâcher à résoudre le problème qui reste en suspend. Il vous conjure de lui répondre à cette question : mais oui, je comprends que tu veux faire réparer la sécheuse, mais comment veux-tu qu’on procède? Par où on commence?

Donc : qu’allez-vous faire concrètement? C’est ce que votre cerveau vous demande pour se sentir moins surexcité.

Nourrissez votre cerveau avec du concret, et il va vous adorer. Surtout si c’est mis par écrit, car on l’a vu, le visuel, c’est l’ami du cerveau mêlé.

Même pour les cerveaux moins mêlés.

Bon, on commence par quoi, justement?

Il serait logique de procéder par ordre d’importance, surtout si votre liste de préoccupation fait plusieurs pages (ça pourrait arriver).

Ceci dit, vous pourriez aussi trouver plus simple de trouver toutes les premières actions qui vous semblent les plus évidentes, puis vous attaquer aux problèmes les moins évidents par la suite, dans un deuxième temps, après une pause.

Considérant cette logique, voici un ordre que je vous propose :

1. Préoccupations importantes
   1. Premières actions évidentes à trouver
   2. Premières actions plus difficiles à trouver
2. Préoccupations moins importantes
   1. Premières actions évidentes à trouver
   2. Premières actions plus difficiles à trouver

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Truc : Découper en blocs le temps accordé à la réflexion

Vous pourriez procéder en quatre étapes, suivant l’ordre proposé plus haut, question de découper le travail en plusieurs périodes de travail de réflexion.

Il est fort à parier que les actions plus faciles à trouver vous demanderont moins d’énergie que celles qui sont plus difficiles à trouver. Par contre, il y en aura probablement plus. Commencez par celles-là en rafale. Après une première (bonne) pause, attaquez-vous aux actions plus difficiles, quitte à prendre plusieurs pauses.

De cette façon, après peu de temps, vous aurez déterminé au moins les actions pour vos préoccupations les plus importantes. Cette réalisation devrait vous encourager pour poursuivre, quitte à reporter l’exercice à un peu plus tard. Après tout, vous devriez déjà être un peu plus soulagé qu’avant de le faire.

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Ça a du sens pour vous? Peu importe! Allez-y comme vous le sentez. Mon objectif à moi, c’est que la méthode, elle puisse coller à vos besoins.

Et on fait ça comment, concrètement, attribuer des actions, hein?

Vous êtes forts! Vous comprenez vite le principe. Entrons rapidement dans le concret. Bon. Comme David Allen (je deviens fatiguant, peut-être), je vous suggère de prendre une nouvelle page (ou créer un nouveau document, une nouvelle note avec beaucoup d’espace) pour chaque préoccupation, autrement dit une page vierge sur laquelle vous inscrirez d’abord la préoccupation en guise de titre, centré en haut.

Encore une date?

Dater la page peut être utile aussi, car elle vous indique depuis quand vous avez inscrit cette information à votre conscience… disons votre conscience matérialisée et externalisée.

En d’autres mots, en inscrivant une date, vous vous informez vous-même à savoir depuis quand vous travaillez sur cette préoccupation. Parce que, ne l’oubliez pas : le fait de l’inscrire sur cette page est déjà un signe que vous y travaillez. (Je me répète encore, peut-être.)

En fait, une date, c’est un simple indicateur, qui peut soit vous motiver, soit vous décourager. Peut-être. Moi, je trouve que c’est utile pour avoir une certaine perspective.

Et puis?

Ensuite, et c’est très important, sous le titre (identifiant la préoccupation) vous écrivez sur une seule ligne la première action. ET RIEN D’AUTRE. Pour le moment, vous vous contentez d’inscrire UNIQUEMENT la première action. Vous laissez tout le reste en blanc. VIDE. Ça devrait donner quelque chose comme ceci :

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2017-03-04

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1. Évaluer les notes que j’ai prises précédemment pour déterminer le sujet de l’article.

 

 

 

 

 

 

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Bon. Ici, vous avez peut-être constaté que ce cas — qui est complètement fictif (toute ressemblance est fortuite) — a une anomalie : mon titre n’est pas une préoccupation, mais un objectif. Oups! Bon, d’accord, je m’approprie l’exemple.

Vous avez raison : ma vraie préoccupation, ça aurait dû être (je l’écris ici au long pour que vous puissiez me comprendre) : je n’ai pas publié d’article sur mon blogue depuis trois mois et j’ai peur que Google me boude.

C’est vrai, j’ai transformé ma préoccupation en objectif.

Vous savez quoi? C’est très correct de le faire. C’est même une excellente idée. J’ai simplement omis de considérer cette étape, au moment même d’écrire cet article. (Vous voyez, même la recette de cette méthode, même cet article est un work in process. Les textes qui suivront la décriront encore mieux.) En toute cohérence avec la méthode que j’ai commencé à mettre en place pour mes propres besoins, je me donne du temps (ingrédient essentiel numéro 4) pour peaufiner la présentation de la méthode.

[Note à moi-même : ajouter une étape à la recette?]

Je me dois d’insister, maintenant que mon omission est devenue une invitation à améliorer la méthode que je vous propose ici, transformer la préoccupation en objectif pourrait avoir une grande signification pour vous (et votre cerveau) : la préoccupation est devenue un objectif. On est passé d’un sentiment négatif (ça me dérange) à un sentiment positif (je veux aller mieux).

Vous me direz peut-être que le défaut d’ajouter une étape, c’est que ça vous ferait plus de travail, dans un certain sens (ou vous en donner l’impression), et par conséquent, vous décourager.

Toutefois, il est fort possible qu’au contraire, ça vous semble beaucoup plus aidant.

En fait, il est fort possible aussi que ce soit pertinent dans certains cas, mais futile dans d’autres. L’important, c’est que vous ayez attribué une première action à chaque préoccupation (ou chaque objectif) qui vous aviez identifié(e).

Et c’est parti!

Comme l’indique David Allen, le simple fait d’avoir identifié votre première action va rendre le processus de résolution de chaque difficulté (que nous avons appelé préoccupation) beaucoup plus fluide.

En précisant la première action à faire, vous avez mis la machine en marche, vous avez mis la table, et les actions suivantes vont naturellement s’y greffer.

Autrement dit : vous avez fait le premier pas. C’est un grand pas! Le reste sera beaucoup plus facile à faire.

4. Inscrivez chaque action à une date précise

Bon! Vous avez précédemment identifié toutes vos préoccupations dans une liste, vous leur avez attribué un niveau d’importance, vous l’avez peut-être transformée en objectif, et finalement, vous avez associé une première action à chaque préoccupation (ou objectif), et ce, sur une page différente pour chaque objectif / préoccupation.

Vous avez maintenant une liste d’actions (pas littéralement une liste, mais disons un ensemble d’actions), et plus spécifiquement, de premières actions à mettre en place, et ce, pour chaque préoccupation / objectif fixé.

Vous savez maintenant plus concrètement ce sur quoi vous allez travailler. Génial!

Prochaine étape : vous allez prendre une nouvelle feuille (ou créer un nouveau document, selon l’univers où vous entreposez vos informations), et… créer une liste de tâches!

Hein?

Bien non, voyons!

Exit la liste de tâches!

C’est la recommandation de D.A. (je sais que vous avez deviné qui), et je l’endosse. Est-ce que je la mets en pratique? Pas toujours, mais sachez que vous pouvez vous passer de votre chère to-do list. Ou, de manière plus réaliste, je vous dirais qu’il existe un moyen plus efficace que d’inscrire une tâche dans une liste pour vous rappeler vos actions.

Comment? Eh bien, en inscrivant ces actions (appelons-les comme ça, plutôt que des tâches, qui est, avouez-le, plutôt péjoratif) dans votre agenda, à une date précise.

Pourquoi? Parce que si vous l’inscrivez à une date précise, voire à une heure précise, vous conditionnez votre cerveau et vous vous engagez vous-même à établir et à sonner le glas de la première action dans le plus concret du concret. L’action sera réalisé à telle date, telle heure. Voilà. C’est votre agenda qui vous l’aura dicté, parce que vous aurez pris rendez-vous avec ce truc à régler (ou du moins à en débuter la résolution).

Mais avant!

Ah oui! Bien sûr. Avant d’inscrire une action comme un rendez-vous dans un agenda, vous devrez impérativement avoir évalué, de manière réaliste, les éléments déterminants vous disposant complètement à cette action, notamment :

• combien de temps nécessite l’action : une minute, une heure, une journée, plusieurs jours?
• à quel moment de la journée est-il nécessaire ou préférable de faire cette action (matin, midi, soir, nuit, ou n’importe quand)?
• l’action peut-elle être interrompue ou non (doit-elle absolument être faite d’un seul trait, ou peut-elle être morcelée en plusieurs périodes)?
• l’action doit-elle, au contraire, être morcelée (à différentes périodes précises, par exemple) ou répétée pour qu’elle se réalise complètement?
• quelle énergie est nécessaire pour accomplir cette action, physiquement et mentalement?
• de qui ou de quoi aurai-je besoin pour réaliser l’action (suis-je dépendant d’une personne, d’un équipement, d’un évènement, etc.)?

Super! Dans quelle ordre on place nos actions à l’agenda?

Bon. De toute évidence, vous allez commencer par vous occuper des premières actions associées à vos préoccupations les plus importantes. C’est dans l’ordre des choses. C’est sensé et logique. C’est une décision responsable. Oui ou non?

Eh bien, oui et non. Ça dépend.

Je fais juste une petite parenthèse : attention de ne pas confondre important et urgent. Il existe en effet des préoccupations urgentes mais qui ont peu de conséquences.

Exemple : votre fils vous demande de signer son agenda pour le lendemain. Ce doit être fait ce soir, pas la semaine prochaine. Si vous l’oubliez, votre fils écopera d’un billet de suivi avec un bonhomme triste (peut-être).

À l’inverse, vous devez faire votre déclaration de revenus, et si vous l’oubliez, vous courez le risque d’avoir des conséquences plus graves. Toutefois, même si vous le vouliez, vous ne pourriez pas commencer avant d’avoir reçu tous les documents. Il vous reste aussi bien du temps pour le faire.

Vous voyez? La déclaration de revenu est plus importante qu’une signature à l’agenda, mais elle est moins urgente.

Pour distinguer ce qui est urgent et ce qui est important

Il existe un outil extraordinaire qui peut vous aider à établir ce que vous devriez faire pour chaque chose en suspend. Vous le connaissez probablement déjà. C’est un tableau. Ça s’appelle la matrice d’Eisenhower.

Cette matrice peut vous être utile, d’abord pour vous rappeler que vous n’avez pas besoin de tout faire parmi toutes les actions que vous avez déterminées. En effet, vous pouvez :

• déléguer
• planifier
• éliminer

Déléguer

Quand vous déléguez, vous mettez dans les mains de quelqu’un d’autre une tâche urgente mais moins importante pour vous. Est-ce toujours aussi évident?

Dans le cas de notre signature à l’agenda de fiston, il n’y a que vous seul(e) — ou peut-être votre conjoint(e) — qui pouviez le faire.

Bien sûr, donner l’exemple à votre progéniture peut être très important pour vous. Et vous avez raison. J’espère que je ne vous ai pas offensé en minimisant les conséquence d’un oubli.

Blague à part, s’il y a des actions qui sont mieux faites par vous-même, d’autres qui ne font que vous extraire du jus (on reste dans la métaphore alimentaire) inutilement. Pour éteindre des feux, appelez donc des pompiers volontaires pour vous aider.

Planifier

Les tâches qui ne sont pas urgentes sont, en fait, toutes celles que vous inscrivez à votre agenda.

Ainsi, la première action de la production d’une déclaration de revenu pourrait être de colliger en un seul endroit tous les papiers reçus. Maintenant que vous avez trouvé cette première action, à quelle date pourriez-vous inscrire cette action à votre agenda?

Pour vous aider, vous pourriez vous poser les questions suivantes :

• À quelle date aviez-vous commencé (ou terminé) votre déclaration de revenu l’an dernier?
• Combien de temps vous a t-il fallu pour la produire?
• À quelle date aurez-vous réalistement reçu tous les documents nécessaires?

Ayant considéré tous ces éléments, vous pourrez fixer une date spécifique dans votre agenda.

Éliminer

Si vous jugez que l’action est très peu importante et ne mérite pas tant de presse, pourquoi ne pas en faire le deuil?

Si vous voulez (et je vous le recommande fortement), créez-vous une page Actions définitivement éliminées, pour y inscrire tout ce à quoi vous avez volontairement renoncé. Ainsi, ces actions renoncées reposeront en paix, et votre cerveau sera définitivement zen de ne plus y penser.

Ah oui! N’oubliez pas d’inscrire la date à chaque décision (parce que ce que vous inscrivez sur cette page mortuaire, vous le décidez). Il faut bien une date de décès, non?

Je suis très sérieux! Vous savez, même s’il promet de ne plus s’en souvenir activement, votre cerveau adore les commémorations occasionnelles, question de tout mettre en perspective.

Ainsi, peut-être qu’un jour un voyage au cimetière des idées l’inspirera pour d’autres magnifiques projets.

Faire

L’action de faire réfère uniquement à quelque chose qu’il faut faire immédiatement. Peut-être y a-t-il déjà des premières actions qui puissent être réalisées sur le champ?

Une fois l’action réalisée

Une fois l’action réalisée, vous vous en doutez, suivront possiblement d’autres actions à mettre à l’agenda. Prenez tout de même le temps d’inscrire la date de réalisation de la première action sur la page de la préoccupation (ou de l’objectif) qui y est associée.

Inscrivez l’action suivante sous la première, et vous ferez de même pour toutes les actions suivantes, jusqu’à ce que l’objectif soit atteint ou que la préoccupation soit disparue.

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Truc : Utiliser la page de la préoccupation pour prendre des notes

Ça peut vous sembler tout bête comme truc, mais le document que vous utilisez pour inscrire vos actions peut très bien servir d’endroit pour consigner un ensemble d’informations utiles (coordonnées, adresses, noms de personnes, etc.) en lien avec la résolution de l’enjeu (ou la réalisation l’objectif) identifié.

Inscrivez ces notes en retrait pour bien les distinguer des actions, qu’elles soient réalisées ou non. Souvent, ces informations sont reliées à des étapes précises, en lien avec une partie du problème. Si tel est le cas, inscrivez-les sous l’action qui y correspond, en vous assurant que vous puissiez identifier séparément chaque type d’information. Rien de plus désagréable qu’une page bourrée d’informations difficiles à repérer lorsqu’on cherche la bonne!

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5. Passez en revue votre liste de préoccupations

Fixez-vous un rendez-vous à une date et une heure précise chaque semaine pour passer en revue vos préoccupations, en particulier celles que vous avez mises de côté vu leur caractère moins urgent ou moins important.

Quand le faire

Je suis sûr que vous vous en doutez (car je vous ai laissé des indices plus tôt) : vous devriez prendre rendez-vous avec cette action (réviser les préoccupations) une semaine suivant la date où vous avez produit le document sur lequel vous aviez fait la liste de vos préoccupations une semaine plus tôt.

Aussi simple que cela. Vous me suivez?

Bon, qu’est-ce qu’on fait une fois qu’on a la liste en main?

Lisez-la. Il est possible que vous constatiez qu’une bonne partie de vos préoccupations soit en voie d’être réglée, alors que rien n’a bougé pour d’autres.

Votre cerveau (comme vous) devrait néanmoins se réjouir en constatant que vous vous êtes enfin débarrassé de certains de vos tracas, ou du moins amorcé un processus d’atténuation de ce qui est en attente. Ne sous-estimez pas le plaisir que vous vous procurez lorsque vous faites ce constat! C’est un excellent moyen de vous motiver à poursuivre l’exercice et intégrer la méthode en vous!

Hasta la vista

Pour votre simple plaisir, vous pourrez, à votre guise, rayer les préoccupations qui font partie du passé, ou encore les cocher, les effacer, etc. Personnellement, j’aime les rayer (barrer) pour leur donner un air de mort respectable.

… mais encore?

D’accord, il y a plus. Tout ce qui reste de la liste, vous devez maintenant prendre des décisions en vous posant les questions suivantes :

• Puis-je faire quelque chose (déterminer une première action) pour cette préoccupation non réglée?
• Cette préoccupation s’est-elle dissipée (sans avoir eu à bouger le petit doigt) entretemps?
• Est-ce que ce que j’ai écrit ici me préoccupe encore aujourd’hui?

… et puis?

Ensuite, vous prendrez une nouvelle feuille (nouveau document) sur laquelle vous reporterez les préoccupations qui sont toujours d’actualité.

Vous y ajouterez aussi les nouvelles préoccupations qui se sont ajoutées depuis, le cas échéant. N’oubliez pas la date.

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Scoop! Dans un prochain billet, je présenterai comment organiser vos notes. (Rappelez-le moi si je tarde.)

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Un mot sur le matériel de prise de notes

J’ai dit précédemment que vous avez le choix de prendre les outils que vous souhaitez pour prendre des notes.

J’ai dit cela pour que vous puissiez d’abord vous mettre en action, plutôt que vous laisser avec des options qui tarderaient à fonctionner pour vous.

Maintenant, peut-être avez-vous constaté que le matériel que vous utilisiez jusqu’ici est inadéquat pour le type d’exercice qui vous est demandé. C’est normal. Vous aurez sans doute besoin d’adapter votre matériel à la méthode, ou vice versa, ou encore (c’est encore plus plausible), un mélange des deux.

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Dans un prochain billet (à déterminer), je présenterai les différentes options qui s’offrent à vous pour prendre des notes, avec leurs avantages et leurs inconvénients.

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Pour les activités que j’ai présentées ici, je vous conseille de pouvoir relier vos notes par un moyen sûr, et idéalement pouvoir les déplacer pour les réordonner.

Ce que j’utilise personnellement

Pour ma part, lorsqu’il s’agit de faire la liste de mes préoccupations et les suivis pour chacune, j’utilise un cartable (j’utilise le terme québécois, dans le sens d’une reliure) où j’ai des feuilles trouées. Celui que j’utilise a une glissière (à fermeture éclair) pour protéger les côtés.

L’avantage de cet outil, en plus d’être simple comme bonjour, c’est que je peux le traîner avec moi à peu près où je veux, et je peux déplacer les feuilles d’endroit, et en ajouter à volonté. De plus, il se glisse aisément dans mon sac à dos, qui est devenu mon meilleur ami, mon compagnon de voyage. Dès que quelque chose me passe par la tête, je peux le récupérer rapidement (il me suit partout) et y consigner mes idées aussitôt.

J’utilise aussi d’autres outils pour prendre des notes, mais dans d’autres contextes d’organisation. J’y reviendrai dans un autre billet.

Conclusion : s’organiser, ça s’apprend!

Cet article ne présente qu’un début d’une manière de vous organiser. Dans son titre, les termes par où commencer prennent tout leur sens.

J’estime que c’est la partie de l’apprentissage qui vous donnera le plus de satisfaction et le moins d’inconvénients, notamment parce qu’elle vous permet de poursuivre la routine que vous aviez déjà installée en complémentarité, plutôt que de bouleverser vos habitudes du tout au tout. C’est ce que je souhaite, du moins.

Je suis confiant que cette façon de faire peut s’installer en vous, à condition de vous y mettre à fond et de persister. Rappelez-vous les ingrédients essentiels. L’un d’eux est la constance. À cela, je devrais ajouter : le plaisir! Si vous instaurez le plaisir dans ces activités, vous ancrerez plus durablement cette façon de faire.

Une fois que vous aurez bien intégré ces habitudes, nous pourrons examiner ensemble d’autres actions pour être encore plus efficace. Je rédigerai d’autres articles à cet effet. Abonnez-vous à mon blogue pour en être informé (voir Suivre ce blogue, en haut de la page).

Si vous avez besoin d’un soutien personnalisé, écrivez-moi. Je commence à exceller dans la conception de produits personnalisés pour les gens (comme moi) qui en arrachent à mettre de l’ordre dans leurs idées. Il me fera plaisir d’en discuter avec vous.

Félix Arseneau