Publié dans courriel, critique, idées et points de vue, livre, utilisation du courriel

Critique du livre « SEND : the essential guide to email for office and home » / David Shipley & Will Schwalbe

paper-1349664_640_mIl est devenu presque une tradition sur ce blogue que je lise et critique des livres et autres publications. Jusqu’ici j’avais (entre autres) parlé d’ouvrages portant sur l’organisation du travail, la surcharge d’information, le fonctionnement du cerveau.

Malgré tout, et de toute évidence, à force d’être cité comme un expert en la matière, il était temps que je m’intéresse à un livre qui parle de l’utilisation du courriel.

J’en ai trouvé un fort sympathique. Lire la suite de « Critique du livre « SEND : the essential guide to email for office and home » / David Shipley & Will Schwalbe »

Publié dans courriel, formations et conférences, trucs, conseils et astuces

Peut-on gérer ses courriels comme on s’occupe de sa maison?

family-home-475879_1280Le 4 juin dernier, je suis allé faire une présentation auprès d’une association d’entreprises manufacturières, au sujet de la gestion des courriels. J’ai présenté une approche pour développer sa propre méthode, qui s’inspire de la façon dont on vit à sa maison.

Une maison en désordre

En guise d’introduction, j’ai montré aux participants la photo d’une maison dans laquelle une montagne d’objets sont empilés les uns sur les autres. Je leur ai ensuite demandé de trouver un chat dans l’image. Il était bien camouflé, mais à un endroit où l’on s’y attend : par terre. Lire la suite de « Peut-on gérer ses courriels comme on s’occupe de sa maison? »

Publié dans courriel, gestion de l'information, trucs, conseils et astuces

5 trucs pour mieux gérer vos courriels

J’ai publié plusieurs articles dans ce blogue par rapport à la gestion des courriels. Ceux-ci ont attiré l’attention de clients et de médias tels que La Presse et Radio Canada International. J’ai aussi offert mes conseils à des entrepreneurs, dont certains ont été publiés ailleurs sur le web, par exemple dans le blogue de Caroline Cormier (Ici PME web).

Voici un résumé des mes meilleurs trucs — publiés ici et ailleurs –pour éviter que la gestion de vos courriels devienne un cauchemar. Peut-être les utilisez-vous déjà? Lire la suite de « 5 trucs pour mieux gérer vos courriels »

Publié dans courriel, gestion de l'information, trucs, conseils et astuces

Ménage dans les courriels : comment faire le tri?

garbage-can-668084_1280_mEnfin! C’est le temps!

Le temps des fêtes approche, et vous avez peut-être envie, comme moi, de profiter des quelques jours avant les vacances — et ses temps morts, si c’est votre cas — pour faire le ménage dans votre boîte de réception, voire tous les messages de votre compte de messagerie électronique.

Cependant, savez-vous sur quels critères vous baser pour savoir si un e-mail mérite d’être conservé ou détruit? Lesquels peut-on supprimer sans le regretter par la suite?

Lire la suite de « Ménage dans les courriels : comment faire le tri? »

Publié dans GMail, LinkedIn, trucs, conseils et astuces

Truc : Comment exporter vos relations LinkedIn vers vos contacts Gmail

Pas assez de temps pour entrer tous vos contacts dans votre carnet d’adresse Google?

Voici un truc pour sauver du temps! Saviez-vous que vous pouviez importer toutes vos relations LinkedIn dans votre liste de contacts Gmail? Lire la suite de « Truc : Comment exporter vos relations LinkedIn vers vos contacts Gmail »

Publié dans LinkedIn, stratégie

Qu’est-ce qui fait le succès d’un groupe LinkedIn ?

Vous êtes administrateur, voire propriétaire d’un groupe LinkedIn, ou encore vous songez à le devenir? Voici quelques leçons que j’ai apprises au cours de mon expérience à titre de propriétaire et d’administrateur de différents groupes, et qui pourraient vous aider à avoir du succès avec votre groupe. Lire la suite de « Qu’est-ce qui fait le succès d’un groupe LinkedIn ? »

Publié dans LinkedIn, test (mise à l'essai)

« Endosser » (ou recommander) les compétences de quelqu’un sur LinkedIn

La fonctionnalité Endorse a récemment été ajoutée à l’interface de LinkedIn.

C’est quoi?

LinkedIn nous permettait déjà d’écrire des recommandations sous forme de témoignage; maintenant il nous permet d’endosser des compétences que la personne prétend avoir, ou encore d’ajouter des compétences que nous apprécions de cette personne.

Comment ça marche?

À l’heure où j’écrit ceci, l’application ne fonctionne qu’avec l’interface anglaise, bien qu’elle s’affiche déjà dans l’interface en français, que l’on appelle « recommander des compétences ». Sauf qu’il semble qu’il y ait un « bogue » lorsqu’on essaie de le faire du côté de cette langue. Ça se corrigera probablement bientôt, mais c’est comme ça pour le moment.

Ainsi, pour l’instant, il faut changer la langue de l’interface pour l’anglais.

Comment on fait ça?

Pour changer la langue, l’idéal est d’aller sur une page « statique » tel que son profil, puis d’aller complètement en bas de la page, cliquer sur « Langue » (ou en tous cas, ce qui s’affiche à la place de « Language », car mon interface est maintenant en anglais). Il suffit de suivre les instructions par la suite. J’imagine qu’on peut revenir à l’interface française une fois que c’est terminé, mais pour l’instant, je n’ai pas pris de chance et j’attends cette confirmation.

OK. My Interface is in English: Now What?

Ensuite, en visitant le profil de quelqu’un, disons celui-ci par exemple, il devrait apparaître un message en haut de la page, un message demandant de spécifier des compétences. Vous voyez cette fenêtre? Ça veut dire que ça fonctionne. Yes, it does!

Image

À ce moment, il faut, soit :

  1. accepter les suggestions que fait LinkedIn, s’il y en a (non recommandé);
  2. ajouter des compétences (en anglais) que cette personne peut avoir (plus ou moins recommandé);
  3. naviguer plus bas où se trouve la section Skills & Expertise du profil de cette personne et cliquer sur les compétences qu’on lui reconnaît, si elle en a déjà inscrit.

Image

Ici, vous devez utiliser les termes que la personne a spécifié. Contrairement à ce qui apparaissait dans le haut de la page, il est possible d’y retrouver des termes français et, aussi, de les approuver. Les plus populaires s’affichent en premier, mais il peut y en avoir des dizaines!

Heureusement, un bouton (mis en évidence ci-dessous) nous permet de voir celles qui sont masquées.

Image

Je recommande plutôt cette manière, puisque ce sont les compétences que cette personne a choisi de mettre en valeur. Par contre, si elle n’en a pas mises, ou si vous croyez qu’elle en a oubliées, utilisez alors la deuxième méthode.

Je ne recommande pas d’accepter les suggestions que vous fait LinkedIn (c.-à-d. la première méthode), car il semble que ces choix ne soient dictés d’aucune logique particulière. En tous cas, ce ne sont pas nécessairement de bons choix.

En effet, il est possible (et je l’ai vu sur plusieurs profils que j’ai visités) que ces dites « compétences » n’aient en fait rien à voir avec la personne, ou même très mal représenter ce qu’elle avance ou aimerait mettre en valeur. Vous lui rendriez très mal service en le faisant!

Ouais, c’est bien beau mais… (les limites de cette fonctionnalité)

Un défaut de cette fonctionnalité est qu’il y a des compétences avec des noms très similaires, (par exemple : « university teaching » et « higher education ») de sorte que si vous ajoutez une compétence avec un nom différent, l’importance de la première s’en voit diminuée, alors assurez-vous d’avoir déjà vérifié si cette personne a déjà utilisé un terme semblable auparavant.

Voilà, vous êtes prêts à utiliser cette fonctionnalité, et ce, dans les deux sens. Pourquoi ne pas l’essayer dès maintenant?

D’ailleurs, si cette capsule d’information vous a prouvé que j’ai une certaine expertise avec LinkedIn, rendez vous sur mon profil et testez-y la fonctionnalité « Endorse ». Vous verrez comme c’est facile, et si ce n’est pas le cas, vous serez remboursés! 😉

Publié dans trucs, conseils et astuces, Twitter

L’utilité des mots-clics (ou #hashtags) sur Twitter

Connaissez-vous les mots-clics? Aussi appelés hashtags dans leur appellation d’origine, il s’agit de mots-clés, précédés d’un dièse (#) que l’on utilise dans les fils de discussion de Twitter. Comme leur nom l’indique, il s’agit de mots sur lesquels on peut cliquer. À quoi servent-ils? Comment en tirer partie?

Je vous propose de démystifier ces drôles de petites bêtes, et surtout d’examiner en quoi ils peuvent vous être utiles, même si vous êtes un néophyte dans la Twittosphère.

Qu’est-ce qu’un hashtag?

Sur son site, Twitter définit le mot-clic de la manière suivante (avec mon emphase) :

Le symbole #, appelé hashtag, est utilisé pour signaler des mots-clés ou des sujets dans un Tweet. Il a été créé par les utilisateurs de Twitter comme moyen permettant de catégoriser les messages.

Catégoriser, oui, c’est utile lorsqu’on sait que 140 millons de messages sont envoyés chaque jour sur Twitter.

Un peu d’histoire

C’est en août 2007 que Chris Messina propose d’utiliser le symbole # pour organiser (regrouper) les messages dans des groupes ayant un sujet similaire.

(C’est à peu près ça pour l’histoire. Non, je blague. Vous pouvez en savoir plus ici.)

Différents types de mots-clics : les vrais et les faux

Il faut distinguer les mots « concepts » et des mots « meubles ». Les mots concepts sont ceux qui permettent de lier des messages de partout sur Twitter autour d’un même thème. Il peut s’agir d’un sujet (la #communication, le #ski, #iphone, etc.) ou d’un nom d’une entité propre (#Obama, #Apple, #Montréal) ou événementielle (#congresRH, #webcom2012).

Les « meubles » sont ceux qui accompagnent le message, mais qui n’ont aucune portée sémantique particulière. En d’autres termes, ils sont là pour « accompagner » le message lui-même, mais de manière accessoire. Ce sont, en fait, de faux mots-clics, car il n’est d’aucun intérêt de cliquer dessus, les chances de retrouver un même concept ailleurs quasi nulles, ou simplement sans intérêt.

Exemple de mot qui sert de meuble :

Vient de réaliser que j’ai oublié mon porte-monnaie dans les toilettes. #besoinduncafecapresse

Pourquoi utiliser des mots-clics?

Voici quelques exemples d’utilisation que vous pourriez faire des mots-clics.

1. Joindre une communauté

L’intérêt des hashtags, c’est qu’ils permettent de regrouper des gens autour d’un même thème, sans que ces personnes ne se connaissent ou se suivent officiellement. Lorsqu’un mot-clic est fortement utilisé durant une même période, le thème devient tendance, ce qui permet à la communauté d’être visible et de grossir.

Les mots-clics qui sont tendance sont affichés sur le site de Twitter (lorsque vous êtes connectés), ainsi que d’autres sites dont vous retrouverez l’adresse plus bas.

2. Faire une veille sur un sujet donné

Les messages qui comportent un même mot-clic peuvent aisément vous servir de fil de discussion permanent sur un sujet donné… à condition que celui-ci soit sans ambiguité et que les gens l’utilisent correctement, bien sûr!

3. Étendre la portée de ses tweets et votre visibilité

Si vous avez un bon mot-clic, votre message (ou votre tweet) serez repéré plus facilement. D’où l’importance de bien les choisir, en particulier du point de vue de la pertinence. De plus, si vous créez un mot-clic avec un message fort, vous pourriez propulser votre visibilité, en particulier si plusieurs internautes commencent à l’utiliser massivement en re-tweetant votre messsage.

(Wow. Le verbe re-tweeter est accepté par le dictionnaire de WordPress.)

Utiliser les hashtags

Comment faire un mot-clic?

Commencez par choisir un mot qui représente bien le message que vous souhaitez envoyer. Bien que vous ayez la liberté de choisir le mot qui vous convient, selon le site hashtag.org, il est préférable que ce mot soit :

  • accrocheur;
  • concis;
  • clair;
  • pertinent.

Pour créer votre mot-clic, il suffit de précéder (sans espace) un mot par le caractère du dièse (aussi appelé le carré, #). Le lien se créé automatiquement lors de la publication du message sur Twitter.

Attention! Ceci ne fonctionne pas avec les mots reliés par un trait d’union. Par exemple, si l’on écrit #Terre-Neuve, le lien ne se fera que sur le mot « terre ». Il est donc nécessaire de coller les mots : #TerreNeuve. Les accents peuvent être utilisés, mais il ne seront pas distingués des mots non-accentués. Ainsi #salé sera confondu avec #sale.

Les caractères spéciaux, tels que “!, $, %, ^, &, *, +, .” ne seront pas acceptés non plus.

Les règles à respecter

Comme dans toute communication sur Internet, il y a une étiquette à respecter lorsqu’on utilise les mots-clics.

Parmi les règles, on interdit :

  • l’utilisation d’un mot-clic populaire (particulièrement s’il est en vogue) avec un message qui n’y est pas relié, par exemple utiliser le mot-clic d’une émission de télévision qui est en direct pour faire la promotion de ses services;
  • la répétition inutile de leur utilisation, dans le seul but de rendre le mot-clic populaire (ou tendance);
  • l’utilisation de termes haineux, les propos diffamatoires, etc.

Ceux qui ne suivent pas ces règles s’exposent à être bannis de Twitter, puisque vos messages seront identifiés comme étant indésirables (autrement dit, du SPAM).

Parmi les bonnes pratiques, on suggère fortement de :

  • limiter le nombre de hashtags à un ou deux (en principe, un hashtag par message devrait suffire);
  • utiliser des mots spécifiques plutôt que trop généraux (les mots-clics #monde ou #amour sont trop ambigus pour être pratique).

Autrement dit, #si #vous #abusez #des mots-clics ou #si #vous n’êtes #pas #pertinents, vous risquez de faire fuir vos suiveurs!

Des sites pour trouver les hashtags populaires

Voici deux sites que vous pouvez consulter si vous êtes curieux de savoir quels sont les mots-clics les plus populaires du moment et les suivre.

Qu’est-ce qui est tendance en ce moment :
http://wthashtag.com/

Rechercher et suivre un hashtag :
http://twubs.com/

Quelque chose m’a échappé?

Peut-être êtes-vous vous-même un utilisateur expérimenté de ce média social et considérez ce billet comme étant incomplet. Alors, manifestez-vous! Dites-moi ce que j’ai oublié de dire, ou si vous jugez que ce que j’ai écrit est plus ou moins exact. Pour ma part, je tire ces informations de ma propre expérience, ainsi que des sites suivants :

Comme d’habitude, merci de commenter avec vos propres trouvailles, et merci de partager si vous aimez ce que vous avez lu ici.