{"id":102,"date":"2012-03-29T10:56:43","date_gmt":"2012-03-29T15:56:43","guid":{"rendered":"http:\/\/felixarseneau.wordpress.com\/?p=102"},"modified":"2012-03-29T10:56:43","modified_gmt":"2012-03-29T15:56:43","slug":"couts-mauvaise-gestion-information","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/2012\/03\/29\/couts-mauvaise-gestion-information\/","title":{"rendered":"Mesurer les co\u00fbts d’une mauvaise gestion de l’information : est-ce possible?"},"content":{"rendered":"

Est-il possible de mesurer ce qu’il en co\u00fbte \u00e0 une entreprise, une institution ou un organisme lorsque l’information qu’elle acquiert de l’externe ou cr\u00e9\u00e9 \u00e0 interne est mal g\u00e9r\u00e9e<\/strong>? Certains se sont d\u00e9j\u00e0 avanc\u00e9s sur la question.<\/p>\n

Par exemple, \u00e0 propos de la question particuli\u00e8re de la gestion des documents, on peut lire dans un article<\/a> du journal fran\u00e7ais Le nouvel \u00c9conomiste<\/em><\/a>, dat\u00e9 du 15 mars dernier :<\/p>\n

\u201cSelon les \u00e9tudes men\u00e9es sur le sujet, le non-traitement de la masse documentaire en entreprise peut faire perdre 5\u00a0% du chiffre d\u2019affaires de cette derni\u00e8re. On estime \u00e9galement que les collaborateurs d\u2019une entreprise consacrent 20\u00a0% de leur temps \u00e0 rechercher des documents ou \u00e0 en recr\u00e9er qui existent d\u00e9j\u00e0\u201d, indique Elie Choukroun, directeur marketing et communication de Ricoh France, soci\u00e9t\u00e9 de services de gestion documentaire<\/em>.<\/p>\n

http:\/\/www.lenouveleconomiste.fr\/lesdossiers\/archivage-la-gestion-documentaire-14105\/<\/a><\/p>\n

D’o\u00f9 viennent ces chiffres? Peut-on s’y fier?<\/p>\n

Le temps pass\u00e9 \u00e0 identifier, trouver, et retrouver l’information<\/h3>\n

D’apr\u00e8s le magazine Network World<\/a>, plus de la moiti\u00e9 du travail<\/strong> d’un employ\u00e9 est consacr\u00e9 \u00e0 une forme d’utilisation de l’information (information work<\/em>).<\/p>\n

Inond\u00e9s d’information de toutes les sources, les employ\u00e9s ont de la difficult\u00e9 \u00e0 trouver celle qui juste et ad\u00e9quate, de sorte qu’ils investissent le quart de leur journ\u00e9e de travail<\/strong> \u00e0 la rep\u00e9rer.<\/p>\n

Par cons\u00e9quent, une organisation peut perdre jusqu’\u00e0 10% des co\u00fbts reli\u00e9s aux salaires<\/strong> par des recherches d’information infructueuses et la consultation d’information inutiles.<\/p>\n

http:\/\/www.networkworld.com\/news\/2006\/102006-search-cuts-productivity.html<\/a><\/p>\n

Des \u00e9tudes recens\u00e9es par KMWorld<\/a> indiquent aussi que les \u00ab\u00a0travailleurs du savoir\u00a0\u00bb consacrent entre 15 et 35% de leur temps \u00e0 chercher de l’information<\/strong>, et trouvent ce qu’ils cherchent \u00e0 peine la moiti\u00e9 du temps<\/strong>. Ceux qui parviennent \u00e0 trouver ce qu’il recherchent plus de 85% du temps sont rares. Un sondage indique qu’il ne sont que 21%. De plus, 41% des sond\u00e9s disent ne pas pouvoir trouver ce qu’ils cherchent dans l’intranet de leur organisation.<\/p>\n

Le temps pass\u00e9 \u00e0 cr\u00e9er de l’information inutilement<\/h3>\n

Toujours selon les sources du magazine, 90%<\/strong> du travail reli\u00e9 \u00e0 la cr\u00e9ation d’information est, en fait, \u00e0 recr\u00e9er ce qui existe d\u00e9j\u00e0<\/strong>. Ce temps gaspill\u00e9 co\u00fbterait 5000$US par ann\u00e9e pour chaque employ\u00e9<\/strong> (en 2004).<\/p>\n

http:\/\/www.kmworld.com\/articles\/readarticle.aspx?articleid=9534<\/a><\/p>\n

En fait, chaque semaine<\/strong>, un employ\u00e9 type passe 9,5 heures \u00e0 chercher de l’information<\/strong>, 8,3 heures \u00e0 retrouver l’information qu’ils ont rep\u00e9r\u00e9e et 3 heures \u00e0 recr\u00e9er l’information qui existe d\u00e9j\u00e0<\/strong>, selon une c\u00e9l\u00e8bre \u00e9tude de l’IDC<\/a> sur laquelle Google s’est appuy\u00e9e pour faire valoir la pertinence de son outil de recherche pour entreprise<\/a>.<\/p>\n

La t\u00e2che risque de s’alourdir avec le temps puisque, selon Forrester, le contenu d’information dans les organisations double \u00e0 chaque ann\u00e9e<\/strong>.<\/p>\n

L’information est partout, qu’on le veuille ou non<\/h3>\n

Il fut une \u00e9poque o\u00f9 \u00ab\u00a0g\u00e9rer de l’information\u00a0\u00bb signifiait g\u00e9rer des bases de donn\u00e9es et des syst\u00e8mes centralis\u00e9s bien organis\u00e9s. Or, selon Fulcrum Research, 80% de l’information dans l’organisation n’est pas structur\u00e9e<\/strong>, c’est-\u00e0-dire non consign\u00e9e dans des bases de donn\u00e9es ou des syst\u00e8mes de gestion de contenus (CMS), mais plut\u00f4t dans des documents \u00e9lectroniques<\/strong> (Word, PDF, etc.). La multiplication des supports et des plateformes et la d\u00e9mocratisation de l’appropriation des technologies de l’information font en sorte que l’information est n\u00e9cessairement d\u00e9centralis\u00e9e et, en cons\u00e9quence, difficile \u00e0 rep\u00e9rer et r\u00e9cup\u00e9rer ais\u00e9ment.<\/p>\n

http:\/\/www.4point.com\/pdf\/internal_search_roi.pdf<\/a><\/p>\n

Par ailleurs, de plus en plus, on parle aussi de la gestion du savoir<\/a> (knowledge management<\/em>), o\u00f9 l’enjeu \u2013 du point de vue de la gestion de l’information \u2013 est de mat\u00e9rialiser le capital de connaissances qu’accumulent les employ\u00e9s<\/strong> lorsqu’ils sont au service de l’entreprise. Ces connaissances peuvent en effet \u00eatre consign\u00e9es sous forme d’information, que ce soit \u00e0 l’oral ou \u00e0 l’\u00e9crit, ou tout autre forme visible ou audible.<\/p>\n

Cependant, au-del\u00e0 de l’emplacement, il y a aussi l’enjeu de d\u00e9terminer ce qui doit \u00eatre conserv\u00e9 et \u00e9limin\u00e9<\/strong>, pour \u00e9viter que l’accumulation de l’information de toutes sortes dans l’organisation ne provoque une overdose de donn\u00e9es et de documents qui complexifie davantage le probl\u00e8me du rep\u00e9rage de l’information strat\u00e9gique. Je vous invite \u00e0 lire un de mes pr\u00e9c\u00e9dents billets \u00e0 ce sujet : Il n’y a pas trop d’information, il y a trop de mauvais filtres<\/a><\/em><\/p>\n

Calcul global des co\u00fbts d’une mauvaise gestion de l’information<\/h3>\n

D’abord, le fait de ne pas trouver l’information au bon moment<\/strong> co\u00fbte tr\u00e8s cher \u00e0 une organisation. \u00c0 partir des donn\u00e9es \u00e9tablies par diff\u00e9rentes \u00e9tudes (notamment celle de l’IDC, \u00e0 ce que l’on peut constater), KMWorld<\/a> calcule qu’une entreprise de 100 travailleurs du savoir co\u00fbtant 80\u00a0000$US per capita (salaires et avantages sociaux) gaspillerait environ 6 M$US<\/strong> chaque ann\u00e9e \u00e0 des recherches infructueuses. De plus, le fait de recr\u00e9er l’information qui existe d\u00e9j\u00e0<\/strong> en co\u00fbterait 12 M$US<\/strong> par ann\u00e9e.<\/p>\n

Ensuite, il ne faudrait surtout pas n\u00e9gliger non plus le co\u00fbt pour les opportunit\u00e9s manqu\u00e9es<\/strong> \u00e0 cause de l’impossibilit\u00e9 de trouver l’information strat\u00e9gique au bon moment. KMWorld sugg\u00e8re qu’il est d’au moins 15 M$US<\/strong> par an, mais dans des domaines hautement comp\u00e9titifs, tels que dans l’industrie pharmaceutique, il pourrait atteindre 8,5 M$US par jour!<\/p>\n

D’ailleurs ces chiffres ne portent que sur les co\u00fbts des activit\u00e9s de recherche et de cr\u00e9ation de l’information \u00e0 l’interne; il ne consid\u00e8re m\u00eame pas ceux reli\u00e9s aux sites Web de commerce \u00e9lectronique mal con\u00e7us, o\u00f9 l’information difficile \u00e0 trouver pour le consommateur occasionne des pertes consid\u00e9rables.<\/p>\n

Je me permet de faire une simple addition de chiffres cit\u00e9s ici pour calculer le co\u00fbt global minimal pour une entreprise de 100 travailleurs du savoir (80 000 $\/an en d\u00e9penses de salaires et avantages sociaux) : il serait d’au moins 33 M$US par ann\u00e9e<\/strong>.<\/p>\n

Des choses qui ne se calculent pas, mais qui n’ont pas de prix<\/h3>\n

Le fait de ne pas avoir eu l’information au bon moment, ou encore se baser sur la mauvaise information, peut aussi causer des d\u00e9sastres<\/strong> au niveau informationnel dont l’ampleur est difficile \u00e0 chiffrer, dont certains peuvent affecter gravement le positionnement de l’organisation, voire causer sa perte.<\/p>\n

Un exemple? Imaginez le co\u00fbt astronomique<\/strong> pour la NASA d’envoyer une sonde spatiale pour explorer la plan\u00e8te Mars, qui se solde en un \u00e9chec \u00e0 cause d’une b\u00eate confusion du point de vue des unit\u00e9s de mesures employ\u00e9s : le syst\u00e8me m\u00e9trique versus le syst\u00e8me anglais? Cette b\u00eate erreur \u00e9tait bas\u00e9e sur une information erron\u00e9e… ou plut\u00f4t incompl\u00e8te! La bonne information n’\u00e9tait pas disponible au bon moment!<\/p>\n

\u00c0 l’inverse, il est tout autant difficile de mesurer les b\u00e9n\u00e9fices<\/strong> d’une saine gestion de l’information, notamment reli\u00e9s \u00e0 l’augmentation du temps de qualit\u00e9 \u00e0 r\u00e9fl\u00e9chir et \u00e0 stimuler l’imagination des employ\u00e9s qui sont plus alors productifs avec une utilisation plus efficace de l’information.<\/p>\n

http:\/\/www.kmworld.com\/articles\/readarticle.aspx?articleid=9534<\/a><\/p>\n

Est-ce que \u00e7a vous donne des pistes de r\u00e9flexion?<\/p>\n

F\u00e9lix Arseneau<\/a><\/p>\n

\n

Pour consulter la c\u00e9l\u00e8bre \u00e9tude de l’IDC<\/strong>, on peut la trouver ici (gr\u00e2ce \u00e0 Google!) : http:\/\/ejitime.com\/materials\/IDC%20on%20The%20High%20Cost%20Of%20Not%20Finding%20Information.pdf<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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