{"id":1140,"date":"2015-02-10T08:17:54","date_gmt":"2015-02-10T13:17:54","guid":{"rendered":"https:\/\/felixarseneau.wordpress.com\/?p=1140"},"modified":"2015-02-10T08:17:54","modified_gmt":"2015-02-10T13:17:54","slug":"comment-peut-on-bien-gerer-linformation-si-elle-est-mal-formulee","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/2015\/02\/10\/comment-peut-on-bien-gerer-linformation-si-elle-est-mal-formulee\/","title":{"rendered":"Comment peut-on bien g\u00e9rer l’information si elle est mal formul\u00e9e?"},"content":{"rendered":"

\"\u00c9crire\"<\/a>L’information, encore l’information…<\/h2>\n

Si vous suivez mon blogue depuis un bon bout de temps, vous aurez remarqu\u00e9 que la fa\u00e7on dont je d\u00e9cris le concept d’information<\/b> dans l’expression \u00ab\u00a0gestion de l’information\u00a0\u00bb est plus large que celui du \u00ab\u00a0document\u00a0\u00bb, plus large m\u00eame que l’information qui est enregistr\u00e9e sur un support quelconque.<\/p>\n

En effet, l’information — du moins celle que les humains peuvent interpr\u00e9ter gr\u00e2ce \u00e0 leurs facult\u00e9s mentales — se formule d\u00e8s qu’elle est ext\u00e9rioris\u00e9e de cerveaux humains <\/b>(plus pr\u00e9cis\u00e9ment de leur m\u00e9moire ou de leur savoir), ou encore d\u00e8s qu’elle est g\u00e9n\u00e9r\u00e9e des machines<\/b>, \u00e0 partir de donn\u00e9es binaires (une suite de 0 et des 1) de toutes sortes.<\/p>\n

L’information qui sort du cerveau humain peut \u00eatre \u00ab\u00a0vivante\u00a0\u00bb, sans avoir le temps d’\u00eatre \u00ab\u00a0captur\u00e9e\u00a0\u00bb sur un support. Lorsque l’on parle<\/strong>, par exemple, nous g\u00e9n\u00e9rons de l’information qui, on l’esp\u00e8re, aura le temps d’\u00eatre captur\u00e9e par un ou plusieurs cerveaux<\/b>, d’une mani\u00e8re qu’on esp\u00e8re la plus efficace que possible, r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale.<\/p>\n

Or, m\u00eame lorsque l’information est enregistr\u00e9e sur un support (on parle bien d’un autre \u00ab\u00a0support\u00a0\u00bb que le cerveau humain, s’il en est un!), cette ext\u00e9riorisation ou cette g\u00e9n\u00e9ration d’information \u00e0 partir de connaissances ou de donn\u00e9es a aussi ces failles!<\/p>\n

Les enjeux d’une mauvaise formulation<\/em><\/h2>\n

Si l’on ma\u00eetrise de plus en plus la fa\u00e7on dont les machines \u00ab\u00a0donnent du sens\u00a0\u00bb aux donn\u00e9es<\/b> et en extraire de la valeur sous forme d’information<\/b> (je fais \u00e9videmment r\u00e9f\u00e9rence aux technologies du Big Data<\/em>), il reste n\u00e9anmoins difficile de garantir que les informations qui sont \u00ab\u00a0g\u00e9n\u00e9r\u00e9es\u00a0\u00bb par les cerveaux humains soient tout autant faciles \u00e0 comprendre et \u00e0 utiliser par les autres.<\/p>\n

Que ces informations soient captur\u00e9es imm\u00e9diatement par un (autre) cerveau, ou qu’elles soient enregistr\u00e9es sur un support pour \u00eatre consult\u00e9es par la suite, tant et aussi longtemps qu’elles seront saisissables par les sens (g\u00e9n\u00e9ralement visibles, audibles ou les deux), il y a un risque de mal comprendre l’information<\/b>.<\/p>\n

En effet, lorsqu’on \u00e9tudie le mod\u00e8le de la communication de Shannon et Weaver<\/strong> (1949) on comprend rapidement que l’information que l’on souhaite transmettre peut \u00eatre soumise \u00e0 une foule de facteurs qui nuisent \u00e0 la transmission efficace de l’information, r\u00e9sum\u00e9 au concept de bruit<\/em>.<\/p>\n

Perturbateurs d’une communication efficace<\/h2>\n

Des facteurs qui perturbent la communication de l’information<\/b> existent bien dans l’univers de la technique (une mauvaise transmission du signal \u00e9lectrique, par exemple), et sont assez \u00e9vidents \u00e0 mesurer dans ce cas, mais ils sont diff\u00e9rents et plus complexes \u00e0 mesurer dans le monde de la communication humaine.<\/p>\n

Dans ces facteurs<\/strong>, on peut notamment compter la diff\u00e9rence de perception<\/strong> et d’interpr\u00e9tation. Ceci est souvent caus\u00e9 par le manque de pr\u00e9cision<\/strong> et de clart\u00e9<\/strong>, et l’absence d’\u00e9l\u00e9ments de contexte<\/strong>. De plus , l’utilisation des mauvais termes<\/strong>, de concepts inhabituels, d’abr\u00e9viations<\/strong> et d’acronymes obscurs<\/strong> nuisent \u00e0 la transmission efficace de l’information.<\/p>\n

On pourrait ajouter \u00e0 ces perturbateurs le fait d’inclure trop d’informations <\/strong>diff\u00e9rentes \u00e0 l’int\u00e9rieur d’un m\u00eame ensemble, ou simplement trop de d\u00e9tails<\/strong> inutiles. Trop d’information noie l’information<\/strong>, et l’essentiel se perd. En bout de ligne, les informations qui sont de trop nuisent \u00e0 une bonne compr\u00e9hension.<\/p>\n

Comment une mauvaise formulation nuit \u00e0 la gestion de l’information<\/h2>\n

Si l’information est mal formul\u00e9e<\/strong>, elle sera beaucoup plus difficile \u00e0 g\u00e9rer.<\/p>\n

Prenons un exemple tr\u00e8s simple\u00a0: la r\u00e9daction d’un courriel<\/strong>. Un courriel est un document au m\u00eame titre qu’un proc\u00e8s verbal ou un rapport de projet. Il peut servir de preuve, ou simplement d’aide m\u00e9moire. Or, si un courriel couvre un trop grand nombre de sujets, il sera difficile de les distinguer l’information qui est d’int\u00e9r\u00eat parmi tous les autres, donc de retrouver ais\u00e9ment cette information.<\/p>\n

Un autre exemple? Prenons un autre document\u00a0: un rapport de projet<\/strong>. Un rapport de projet est utile pour rapporter les faits et se rem\u00e9morer les notions apprises. Or, si celui-ci est bourr\u00e9 de jargon et d’acronymes qui sont utilis\u00e9s uniquement dans une \u00e9quipe, ou m\u00eame de sous-entendus que les membres oublient de mentionner puisque ceux-ci savent \u00ab\u00a0implicitement\u00a0\u00bb de quoi il s’agit, t\u00f4t ou tard, l’in\u00e9vitable se produit\u00a0: <\/span>seuls ceux qui savent \u00e0 quoi ces termes r\u00e9f\u00e8rent pourront en comprendre le sens<\/b><\/span>. <\/span><\/p>\n

Inutile de porter attention \u00e0 ces d\u00e9tails?<\/h2>\n

On pourrait argumenter bien s\u00fbr que l’int\u00e9r\u00eat du rapport produit se limite \u00e0 un nombre restreint<\/strong> de gens qui ont travaill\u00e9 sur le projet lui-m\u00eame. Or, la m\u00eame chose peut se produire au sein d’une m\u00eame \u00e9quipe<\/strong>. En effet, puisque le temps passe, il est in\u00e9vitable que les personnes qui ont travaill\u00e9 sur le projet en question soient remplac\u00e9es<\/strong> par d’autres qui ignorent totalement ce \u00e0 quoi ces termes font allusion. D’ailleurs, apr\u00e8s plusieurs ann\u00e9es, gageons que m\u00eame ceux qui avaient r\u00e9dig\u00e9 le document aient perdu toute notion de ce dont il s’agit!<\/p>\n

Remettons d’ailleurs en doute l’id\u00e9e que l’int\u00e9r\u00eat d’un document tel un rapport de projet soit limit\u00e9 \u00e0 un groupe pr\u00e9cis, m\u00eame \u00e0 un moment pr\u00e9cis. Quel est le but d’un tel document sinon de laisser une trace pour un usage futur, \u00e0 d’autres personnes qui pourront l’exploiter?<\/p>\n

\u00cates-vous de ceux qui produisent un rapport de projet simplement pour indiquer la fin du projet<\/strong>, ou simplement parce que cela fait partie de la proc\u00e9dure, ou parce que le client l’exige?<\/p>\n

Qu’arrive t-il du document lorsqu’il est produit? On le laisse de c\u00f4t\u00e9 et on passe \u00e0 autre chose?<\/p><\/blockquote>\n

Quant aux courriels<\/strong>, ils sont aussi sujets \u00e0 \u00eatre lus et interpr\u00e9t\u00e9s par d’autres. S’il s’agit d’une d\u00e9cision<\/strong> importante, elle pourrait engager plus que les deux parties. Or, si certains \u00e9l\u00e9ments de contexte sont absents, on risque de mal interpr\u00e9ter l’information. Un courriel peut \u00eatre plus qu’un banal \u00e9change entre deux personnes.<\/p>\n

Le facteur temps<\/strong> est aussi valable pour les seules personnes qui ont envoy\u00e9 et re\u00e7u la correspondance. Plus le temps passe, et plus on perd la m\u00e9moire<\/strong>. M\u00eame si le courriel contient uniquement de l’information secondaire, en l’absence d’\u00e9l\u00e9ments de contexte, la valeur de cette information non enregistr\u00e9e, pourrait se perdre.<\/p>\n

La valeur strat\u00e9gique de l’information (bien formul\u00e9e)<\/h2>\n

Dans tous les documents que l’on produit, l’information qui s’y trouve, si elle est bien \u00e9crite et bien pr\u00e9sent\u00e9e, peut avoir une grande valeur<\/b>.<\/p>\n

En effet, cette information\u00a0:<\/p>\n

    \n
  • soutient et compl\u00e9mente la<\/strong> m\u00e9moire<\/b> de ceux qui l’ont r\u00e9dig\u00e9 ou y ont contribu\u00e9 d’une quelconque fa\u00e7on, en pr\u00e9servant les savoirs appris (r\u00e9utilisables pour fins de formation ou d’apprentissage, par exemple) et certains d\u00e9tails importants auxquels on peut se r\u00e9f\u00e9rer en cas de besoin;<\/li>\n
  • construit la m\u00e9moire de l’organisation, et fait partie de son patrimoine<\/b> historique;<\/li>\n
  • t\u00e9moigne d’une action sp\u00e9cifique dans un temps donn\u00e9, et sert ainsi de preuve<\/b>;<\/li>\n
  • constitue un actif ou un capital<\/b> informationnel, que l’on peut exploiter pour ses propres fins, mais que l’on peut aussi vendre ou offrir \u00e0 des partenaires d’affaires;<\/li>\n
  • \u2026. et fait sans doute bien d’autres choses.<\/li>\n<\/ul>\n

    Par cons\u00e9quent, on aura tout avantage \u00e0 construire les documents de mani\u00e8re \u00e0 \u00eatre capable de les utiliser efficacement plus tard.<\/p>\n

    Comment rendre un document intelligible?<\/h2>\n

    Pour construire un document qui soit utilisable au plus grand nombre, \u00e0 tout moment<\/strong> de sa dur\u00e9e de vie, on doit :<\/p>\n

      \n
    • bien structurer<\/strong> le document, et distinguer<\/strong> les parties qui abordent des sujets diff\u00e9rents en les identifiant clairement;<\/li>\n
    • utiliser un vocabulaire commun<\/b>, reconnu et accept\u00e9 dans la langue, et \u00e9viter le jargon technique<\/strong> (qui a souvent tendance \u00e0 rapidement \u00e9voluer), les abr\u00e9viations et les acronymes<\/strong>, ou encore joindre un glossaire ou une note explicative<\/strong> pour les termes plus obscurs que l’on doive absolument conserver;<\/li>\n
    • inclure tous les \u00e9l\u00e9ments de contexte<\/b> qu’il faut<\/strong> pour situer ce dont on parle, soit directement dans le contenu du document ou dans un document annex\u00e9, ou encore dans les donn\u00e9es de classement, s’il y a lieu;<\/li>\n
    • identifier les acteurs et les auteurs<\/b>, notamment pour savoir \u00e0 qui se r\u00e9f\u00e9rer s’il persiste quelconque ambigu\u00eft\u00e9 dans le texte;<\/li>\n
    • sans oublier d’inscrire la date<\/b>, et s’il y a lieu, l’endroit<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n

      Tous les types de documents m\u00e9ritent d’\u00eatre lisibles<\/h3>\n

      On pense souvent \u00e0 un document comme \u00e9tant \u00e9crit<\/strong>, mais il arrive que les documents soient visuels<\/strong>, sonores<\/strong> ou audiovisuels<\/strong>.<\/p>\n

      Dans le cas de ces derniers, il sera tr\u00e8s importants de les accompagner d’un texte d\u00e9crivant leur contenu<\/strong> pour faciliter la recherche, qui se fait souvent par mots-cl\u00e9s dans l’univers informatique. Ce texte devra aussi r\u00e9pondre aux m\u00eames exigences que pour les documents \u00e9crits.<\/p>\n

        \n
      • Pour les images<\/strong> num\u00e9riques (ou num\u00e9ris\u00e9es), il pourrait \u00eatre tr\u00e8s utile d’indiquer leur r\u00e9solution<\/strong> et leur taille, ainsi que le format<\/strong> utilis\u00e9 pour l’enregistrement ou le logiciel<\/strong> requis pour le visionner.<\/li>\n
      • Pour les enregistrements sonores<\/strong>, le format de lecture est aussi tr\u00e8s important, car les appareils \u00e9voluent rapidement. De plus, id\u00e9alement, il devrait y avoir un verbatim<\/strong> des textes parl\u00e9s, qui devrait indiquer \u00e0 quel moment on retrouve chaque passage.<\/li>\n
      • Pour les films et les clips vid\u00e9os<\/strong>, il serait aussi important d’indiquer le format et la dur\u00e9e du visionnement, tout comme un verbatim.<\/li>\n<\/ul>\n

        Vos documents sont-ils construits de mani\u00e8re \u00e0 \u00eatre intelligibles pour les autres, aujourd’hui, et pour toute sa dur\u00e9e de vie utile?<\/p>\n

        F\u00e9lix Arseneau<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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