{"id":1201,"date":"2015-05-07T10:38:50","date_gmt":"2015-05-07T15:38:50","guid":{"rendered":"https:\/\/felixarseneau.wordpress.com\/?p=1201"},"modified":"2015-05-07T10:38:50","modified_gmt":"2015-05-07T15:38:50","slug":"comment-classer-vos-documents-et-vos-dossiers","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/2015\/05\/07\/comment-classer-vos-documents-et-vos-dossiers\/","title":{"rendered":"Comment classer vos documents et vos dossiers"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2015\/05\/folder-148581_1280.png?ssl=1\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" data-attachment-id=\"1202\" data-permalink=\"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/2015\/05\/07\/comment-classer-vos-documents-et-vos-dossiers\/folder-148581_1280\/\" data-orig-file=\"https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2015\/05\/folder-148581_1280.png?fit=1280%2C1264&amp;ssl=1\" data-orig-size=\"1280,1264\" data-comments-opened=\"1\" data-image-meta=\"{&quot;aperture&quot;:&quot;0&quot;,&quot;credit&quot;:&quot;&quot;,&quot;camera&quot;:&quot;&quot;,&quot;caption&quot;:&quot;&quot;,&quot;created_timestamp&quot;:&quot;0&quot;,&quot;copyright&quot;:&quot;&quot;,&quot;focal_length&quot;:&quot;0&quot;,&quot;iso&quot;:&quot;0&quot;,&quot;shutter_speed&quot;:&quot;0&quot;,&quot;title&quot;:&quot;&quot;,&quot;orientation&quot;:&quot;0&quot;}\" data-image-title=\"folder-148581_1280\" data-image-description=\"\" data-image-caption=\"\" data-large-file=\"https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2015\/05\/folder-148581_1280.png?fit=700%2C691&amp;ssl=1\" class=\" size-medium wp-image-1202 aligncenter\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2015\/05\/folder-148581_1280.png?resize=300%2C296&#038;ssl=1\" alt=\"folder-148581_1280\" width=\"300\" height=\"296\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2015\/05\/folder-148581_1280.png?w=1280&amp;ssl=1 1280w, https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2015\/05\/folder-148581_1280.png?resize=300%2C296&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2015\/05\/folder-148581_1280.png?resize=768%2C758&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2015\/05\/folder-148581_1280.png?resize=700%2C691&amp;ssl=1 700w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/a><\/p>\n<p>Vous arrive-t-il de perdre la trace de vos documents dans votre ordinateur? Avez-vous l&rsquo;impression de passer un temps fou \u00e0 chercher, et souvent sans les retrouver? Un bon <strong>syst\u00e8me de classement<\/strong> (aussi appel\u00e9 <i>plan de classification<\/i>) pourrait vous aider \u00e0 cette t\u00e2che.<!--more--><\/p>\n<h2>A-t-on encore besoin de classer les documents?<\/h2>\n<p>Je rencontre parfois des vendeurs de solutions informatiques qui sont convaincus qu&rsquo;avec les moteurs de recherche et les \u00e9tiquettes (<i>tags<\/i>), il est devenu inutile et obsol\u00e8te de classer les documents. En effet, selon eux, il suffit d&rsquo;utiliser des <strong>mots-cl\u00e9s<\/strong> pour r\u00e9cup\u00e9rer rapidement les fichiers d\u00e9sir\u00e9s.<\/p>\n<p>Reconnaissons d&rsquo;abord l&rsquo;<strong>apport significatif<\/strong> des moteurs de recherche \u00e0 l&rsquo;efficacit\u00e9 des requ\u00eates d&rsquo;information. Nul doute que l&rsquo;utilisation des mots-cl\u00e9s am\u00e9liore le rep\u00e9rage des documents dans l&rsquo;univers informatique, d&rsquo;autant plus qu&rsquo;il s&rsquo;en cr\u00e9\u00e9 et s&rsquo;en accumule de plus en plus chaque jour. C&rsquo;est un avantage inestimable.<\/p>\n<p>En revanche, classer les documents apporte d&rsquo;autres avantages, dont :<\/p>\n<ul>\n<li>pouvoir acc\u00e9der \u00e0 l&rsquo;information d&rsquo;<strong>une autre fa\u00e7on<\/strong>, soit par la <strong>logique<\/strong> (du plus g\u00e9n\u00e9ral au plus sp\u00e9cifique);<\/li>\n<li><strong>rep\u00e9rer rapidement<\/strong> les documents ayant une fonction <strong>similaire<\/strong> ou compl\u00e9mentaire;<\/li>\n<li>avoir un <strong>aper\u00e7u<\/strong> g\u00e9n\u00e9ral de <strong>tout ce que vous avez<\/strong>, et ce qu&rsquo;il vous <strong>manque<\/strong>;<\/li>\n<li>identifier rapidement les documents <strong>d\u00e9suets<\/strong> et \u00e0 d\u00e9truire, s&rsquo;il y a lieu, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<p><em>Acc\u00e9der \u00e0 l&rsquo;information par la logique<\/em> est tr\u00e8s pratique, notamment pour retrouver les documents pour lesquels vous avez <strong>oubli\u00e9 le nom ou les mots-cl\u00e9s<\/strong> que vous avez utilis\u00e9s. <em>Rep\u00e9rer les documents ayant une fonction similaire ou compl\u00e9mentaire<\/em> vous permet d&rsquo;<strong>\u00e9courter votre recherche<\/strong>, puisque vous aurez d\u00e9j\u00e0 toute l&rsquo;information au m\u00eame endroit (du moins, c&rsquo;est ce qu&rsquo;on souhaite!).<\/p>\n<p>M\u00eame chose pour les deux derniers avantages cit\u00e9s ci-haut. Ils vous permettent d&rsquo;<strong>\u00e9conomiser du temps<\/strong> dans votre m\u00e9nage et votre inventaire. Si vous \u00eates comme moi, savoir que vos documents sont bel et bien l\u00e0, et au m\u00eame endroit, c&rsquo;est aussi une source de stress en moins!<\/p>\n<h2>Comment construire son propre plan de classification<\/h2>\n<p>Est-ce que classer les documents est sorcier? \u00c7a d\u00e9pend de votre capacit\u00e9 \u00e0 bien identifier et reconna\u00eetre vos documents, pour ensuite \u00eatre capable de les nommer et les inscrire dans une structure coh\u00e9rente, je dirais.<\/p>\n<p>Le truc, c&rsquo;est de <strong>commencer petit \u00e0 petit<\/strong>, en commen\u00e7ant par les concepts plus larges, et de raffiner par la suite. Voici une m\u00e9thode que vous pouvez utiliser pour b\u00e2tir votre propre plan de classement.<\/p>\n<h3>\u00c9tape 1\u00a0: Faire l&rsquo;inventaire de vos documents<\/h3>\n<p><em>Ouf!<\/em> me direz-vous, <em>ai-je besoin de faire la liste de tous les documents que j&rsquo;ai?<\/em> Bien s\u00fbr que non! \u00c0 moins que \u00e7a vous chante pour vrai?<\/p>\n<p>En revanche, il sera tr\u00e8s <strong>utile<\/strong> d&rsquo;identifier quelques <strong>types<\/strong> de documents, qui ont des fonctions bien pr\u00e9cises. Par exemple, vous pourriez avoir\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>des factures<\/li>\n<li>des rapports de projet<\/li>\n<li>des inventaires<\/li>\n<li>des brochures<\/li>\n<li>des contrats, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<h4>Les rep\u00e9rer partout o\u00f9 ils se trouvent<\/h4>\n<p>Tentez de faire une liste la plus exhaustive que possible de ce que vous avez et utilisez, en commen\u00e7ant par explorer les r\u00e9pertoires que vous utilisez le plus souvent, s&rsquo;il y a lieu. En effet, selon le cas, vous pourriez <strong>d\u00e9j\u00e0<\/strong> avoir pris l&rsquo;habitude de classer vos documents dans diff\u00e9rents r\u00e9pertoires (ou <em>dossiers<\/em>), ou avoir centralis\u00e9 tous vos fichiers dans un seul endroit, tous au m\u00eame niveau hi\u00e9rarchique.<\/p>\n<p>Je vous entends dire (peut-\u00eatre), <em>oui mais, moi j&rsquo;ai une tonne de documents, qui sont un peu partout! Est-ce qu&rsquo;il y a un chemin plus court ou une m\u00e9thode moins d\u00e9motivante?<\/em> La r\u00e9ponse, c&rsquo;est oui. Vous pouvez y aller graduellement, un peu chaque jour, en suivant votre intuition et lorsque l&rsquo;occasion s&rsquo;y pr\u00eate. Soyez patient!<\/p>\n<h4>Du plus r\u00e9cent au plus ancien<\/h4>\n<p>Un truc pour \u00e9viter de se d\u00e9courager, c&rsquo;est de commencer par fouiller dans <strong>les derniers r\u00e9pertoires utilis\u00e9s<\/strong>, et les <strong>documents r\u00e9cemment re\u00e7us ou cr\u00e9\u00e9s<\/strong>. R\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, il sera plus \u00e9vident de classer les documents les plus <strong>r\u00e9cents<\/strong>, voire les nouveaux documents, plut\u00f4t que les plus anciens&#8230; pour lesquels vous serez sans doute plus emb\u00eat\u00e9s!<\/p>\n<p>Essayez d&rsquo;abord d&rsquo;en recenser un <strong>\u00e9chantillon<\/strong> assez repr\u00e9sentatif, avec les types de documents les plus communs.<\/p>\n<h3>\u00c9tape 2\u00a0: Cr\u00e9er un dossier fondateur<\/h3>\n<p>Pour \u00e9viter que les fichiers soient m\u00eal\u00e9s \u00e0 d&rsquo;autres, je recommande de <strong>cr\u00e9er un nouveau dossier compl\u00e8tement vide<\/strong>, ou sur un disque neuf. Dans ce nouvel espace, vous allez fonder une <strong>nouvelle <em>arborescence<\/em><\/strong> (ou structure \u00e0 multiples niveaux hi\u00e9rarchiques), \u00e0 l&rsquo;int\u00e9rieur de laquelle vous pourrez ajouter des fichiers au fil du temps.<\/p>\n<p><strong>Choisissez l&#8217;emplacement de ce dossier avec soin<\/strong>, car vous voudrez y acc\u00e9der souvent et rapidement. De plus, assurez-vous qu&rsquo;il est dans un endroit s\u00fbr et puisse <strong>prot\u00e9ger vos donn\u00e9es<\/strong>, \u00e0 la fois pour \u00e9viter de les perdre et qu&rsquo;on y acc\u00e8de sans votre permission.<\/p>\n<p>Les documents que vous cr\u00e9ez iront dans cette nouvelle structure, et ceux qui existent d\u00e9j\u00e0 pourront y \u00eatre transf\u00e9r\u00e9s graduellement, en ordre d&rsquo;importance.<\/p>\n<h3>\u00c9tape 3\u00a0: B\u00e2tir une structure durable<\/h3>\n<p>Qu&rsquo;est-ce que je veux dire par <em>durable<\/em>? Tout simplement que votre structure doit pouvoir <em>r\u00e9sister \u00e0 l&rsquo;\u00e9preuve du temps<\/em>. En effet, rien de plus d\u00e9courageant que devoir recr\u00e9er une nouvelle structure au bout quelques ann\u00e9es, voire quelques mois! Or, s&rsquo;il y a des choses qui \u00e9voluent et qui changent, d&rsquo;autres restent les m\u00eames malgr\u00e9 les ann\u00e9es qui passent.<\/p>\n<h4>Le classement pour une entreprise<\/h4>\n<p>En archivistique moderne, une r\u00e8gle de base est de construire votre plan de classification en commen\u00e7ant par les <strong>fonctions<\/strong>, plut\u00f4t que par type de document, par sujet ou par nom, par exemple. Pour une entreprise, par exemple, les fonctions ressemblent g\u00e9n\u00e9ralement \u00e0 ceci\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>direction et administration<\/li>\n<li>ressources humaines<\/li>\n<li>ressources mat\u00e9rielles<\/li>\n<li>production<\/li>\n<li>finances<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il peut \u00e9videmment y en avoir plus, mais \u00e7a vous donne une id\u00e9e. J&rsquo;insiste sur le fait qu&rsquo;il est plus avis\u00e9 de classer selon des noms de fonctions g\u00e9n\u00e9rales, qui se retrouvent <strong>dans toutes les entreprises<\/strong>, plut\u00f4t que les unit\u00e9s ou les d\u00e9partements, par exemple.<\/p>\n<p>Pourquoi? Parce qu&rsquo;<strong>une organisation \u00e9volue dans le temps<\/strong>, et les <em>unit\u00e9s<\/em> qui existent aujourd&rsquo;hui peuvent se retrouver fusionn\u00e9s, scind\u00e9es ou d\u00e9mantel\u00e9es en cours de parcours. En utilisant des cat\u00e9gories qui perdurent, vous \u00e9vitez de devoir recommencer le travail.<\/p>\n<p>Un truc pour d\u00e9terminer les diff\u00e9rentes cat\u00e9gories est de s&rsquo;inspirer d&rsquo;un plan de classification d&rsquo;un organisme public actuel. Certains l&rsquo;ont ajout\u00e9 sur leur site web.<\/p>\n<h4>Classer des documents personnels<\/h4>\n<p>Bon, peut-\u00eatre avez-vous aussi (ou plut\u00f4t) des documents personnels \u00e0 classer. Comment faire pour classer ces derniers? Il existe de bons guides pour cr\u00e9er des cat\u00e9gories de documents, et ils sont valides pour les documents imprim\u00e9s et \u00e9lectroniques.<\/p>\n<p>Voici quelques <strong>cat\u00e9gories de base<\/strong>, qui sont g\u00e9n\u00e9ralement les m\u00eames pour tout le monde\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Citoyennet\u00e9<\/li>\n<li>\u00c9ducation et emploi<\/li>\n<li>Sant\u00e9<\/li>\n<li>Loisirs<\/li>\n<li>Finances<\/li>\n<li>Habitation<\/li>\n<li>Biens<\/li>\n<li>Services<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il peut y en avoir d&rsquo;autres, mais voici des exemples de ce que peuvent contenir chaque cat\u00e9gorie ci-haut.<\/p>\n<h5>Citoyennet\u00e9<\/h5>\n<p>Dans ce dossier, vous classerez tout ce qui a rapport avec vos<strong> liens avec les gouvernements<\/strong> et organismes publics, sauf pour la sant\u00e9 et l&rsquo;\u00e9ducation. Tous les documents relatifs aux passeports, aux imp\u00f4ts, aux taxes, aux rentes, etc.<\/p>\n<p>Sous cette rubrique, vous pourriez ais\u00e9ment utiliser les cat\u00e9gories en fonction des types de produit que vous utilisez.<\/p>\n<h5>\u00c9ducation et emploi<\/h5>\n<p>Ici, vous pourriez classer vos <strong>demandes d&rsquo;admission<\/strong>, vos <strong>relev\u00e9s de notes<\/strong>, vos lettres de recommandation, vos <strong>curriculums vitae<\/strong>, etc. Bref, tout ce qui a trait \u00e0 votre <strong>carri\u00e8re<\/strong>. Vous pouvez aussi y ajouter les <strong>notes de cours<\/strong> et les documents cr\u00e9\u00e9s dans le cadre d&rsquo;une formation.<\/p>\n<p>Pour les documents relatifs aux cours et aux travaux, vous pourriez les classer selon l&rsquo;\u00e9cole, puis le cours, puis le travail \u00e0 remettre.<\/p>\n<p>Si vous faites plusieurs programmes, vous pourriez diviser les cours \u00e0 partir de chaque programme. Enfin, si vous avez eu des exp\u00e9riences b\u00e9n\u00e9voles \u00e0 l&rsquo;\u00e9cole, vous pourriez l&rsquo;ajouter.<\/p>\n<p>Voici \u00e0 quoi pourrait ressembler votre arborescence\u00a0:<\/p>\n<p><strong><span style=\"font-size:small;\">\u00c9ducation et emploi<\/span><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Curriculum vitae et lettres<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Offres d&#8217;emploi affich\u00e9es<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Universit\u00e9 Laval<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Baccalaur\u00e9at en communication publique<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Admission<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Demande d&rsquo;admission (documents reli\u00e9s)<br \/>\n<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Cours<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">COM 2015 Introduction \u00e0 la communication<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Travaux<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">TP1 Les notions de base<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size:small;\">TP2 Les notions avanc\u00e9es<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Notes de cours<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">2015-03-21 Cours 1<\/span><\/li>\n<li>\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Certificat en administration<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">&#8230;<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Vie \u00e9tudiante<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Association XYZ<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Comit\u00e9 ex\u00e9cutif<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Projets<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Universit\u00e9 de Montr\u00e9al<\/span>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size:small;\">Ma\u00eetrise en sciences de l&rsquo;information<\/span>\n<ul>\n<li>\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h5>Sant\u00e9<\/h5>\n<p>Dans ce dossier, vous placerez ce qui touche \u00e0 votre sant\u00e9 en g\u00e9n\u00e9ral, que ce soit pour les <strong>soins de sant\u00e9<\/strong>, les r\u00e9clamations d&rsquo;assurances, les documents \u00e9chang\u00e9s avec les professionnels, etc. Vous pourriez simplement cr\u00e9er des sous-r\u00e9pertoires avec ces diff\u00e9rents sujets.<\/p>\n<p>Ensuite, si vous avez un conjoint ou des enfants, et \u00eates responsable de rassembler les documents pour toute la famille, peut-\u00eatre voudrez-vous ensuite classer ces documents <strong>selon le pr\u00e9nom<\/strong> pour chaque personne. Les preuves de paiement pourraient \u00eatre utiles lors des imp\u00f4ts, alors il pourrait \u00eatre utile de les classer<strong> par ann\u00e9e<\/strong>.<\/p>\n<h5>Loisirs<\/h5>\n<p>Ici pourraient se trouver tout ce qui vous int\u00e9resse, class\u00e9 par sujet. Si vous faites des voyages ou des sorties, vous pourriez classer par date les documents reli\u00e9s \u00e0 la recherche d&rsquo;information (trajets, endroits visit\u00e9s, r\u00e9servations d&rsquo;h\u00f4tel et de transport, etc.). Si vous en faites souvent \u00e0 un m\u00eame endroit, vous pourriez les classer par endroit, puis par date.<\/p>\n<p>Si vous \u00eates membre d&rsquo;un club ou d&rsquo;un centre communautaire, vous pourriez d\u00e9cider de classer tous les documents reli\u00e9s dans un dossier au nom de l&rsquo;organisme.<\/p>\n<p>Voici un exemple :<\/p>\n<ul>\n<li>Voyages\n<ul>Espagne 2014 (2014-05-31 \u00e0 2014-06-23)<\/p>\n<li>Japon 2012 (hiver)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Sports\n<ul>\n<li>Club d&rsquo;escalade\n<ul>\n<li>Saison 2013-2014<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h5>Finances<\/h5>\n<p>C&rsquo;est dans ce dossier que vous placerez les documents relatifs \u00e0 vos finances personnelles, notamment vos <strong>budgets<\/strong> pour l&rsquo;ann\u00e9e, vos <strong>relev\u00e9s bancaires<\/strong> et de<strong> carte de cr\u00e9dits<\/strong>, et autres documents transactionnels avec une institution financi\u00e8re ou autre entreprise qui vous offre des produits de cr\u00e9dit, par exemple.<\/p>\n<p>Ici, il serait important de classer selon le <strong>nom de l&rsquo;institution<\/strong>, le <strong>type de produit<\/strong> si applicable (ex.: compte d&rsquo;\u00e9pargne), puis le <strong>type de document<\/strong> (relev\u00e9, contrat, etc.), et enfin l&rsquo;<strong>ann\u00e9e<\/strong>. En effet, le jour o\u00f9 vous voudrez faire le m\u00e9nage, vous pourrez rapidement voir quels sont les documents d\u00e9suets pour chaque type de document. Bien s\u00fbr, vous devrez vous assurer d&rsquo;avoir toutes les pi\u00e8ces dans le bon dossier!<\/p>\n<h5>Habitation<\/h5>\n<p>Placez ici ce qui touche votre maison, votre condo ou votre logement, en particulier les documents qui sont li\u00e9s \u00e0 l&rsquo;<strong>hypoth\u00e8que<\/strong>, vos \u00e9changes avec l&rsquo;<strong>entrepreneur<\/strong> (ou le <strong>propri\u00e9taire<\/strong>, dans le cas d&rsquo;un logement lou\u00e9), etc.<\/p>\n<p>Si vous \u00eates propri\u00e9taire et effectuez des <strong>r\u00e9novations<\/strong> par un tiers, ses coordonn\u00e9es et le contrat en format \u00e9lectronique pourrait \u00eatre facilement rep\u00e9rables dans un sous-dossier nomm\u00e9 au <strong>nom de l&rsquo;entreprise<\/strong>.<\/p>\n<p>Si vous habitez dans un condo et avez \u00e0 g\u00e9rer une partie des <strong>affaires syndicales<\/strong>, vous pourriez avoir un dossier sp\u00e9cifique sous cette cat\u00e9gorie (par ex.\u00a0: <em>Syndicat de copropri\u00e9t\u00e9<\/em>).<\/p>\n<h5>Biens<\/h5>\n<p>Alors que la cat\u00e9gorie <em>Habitation<\/em> repr\u00e9sente tout ce qui fait partie int\u00e9grante de la maison, ce dossier-ci inclut ce qui peut-\u00eatre <strong>d\u00e9plac\u00e9<\/strong> dans \u00e0 un autre endroit, comme les meubles.<\/p>\n<p><span style=\"font-size:medium;\">En fait, c&rsquo;est l&rsquo;endroit o\u00f9 vous documenterez <strong>tout ce que vous poss\u00e9dez ou <em>aimeriez acqu\u00e9rir<\/em><\/strong>. Ces biens peuvent comprendre, par exemple, les <strong>\u00e9quipements \u00e9lectriques<\/strong>, les <strong>voitures<\/strong> et les <strong>appareils \u00e9lectroniques<\/strong>. <\/span><\/p>\n<p>Pour les biens que vous poss\u00e9dez, en plus des <strong>contrats de garantie<\/strong>, s&rsquo;il y a lieu, les <strong>guides d&rsquo;utilisation<\/strong>, d&rsquo;entretien et de r\u00e9paration peuvent ais\u00e9ment \u00eatre plac\u00e9s dans cette cat\u00e9gorie.<\/p>\n<p>Pour ceux que vous pensez acheter, de l&rsquo;information sur les <strong>prix<\/strong>, les <strong>critiques<\/strong> et les <strong>tests<\/strong> sont d&rsquo;excellents exemples de types de documents qui pourraient s&rsquo;y retrouver.<\/p>\n<p>Vous pourriez simplement cr\u00e9er plusieurs sous-dossiers nomm\u00e9s en fonction des <strong>diff\u00e9rents appareils<\/strong> ou autres biens acquis ou \u00e0 acqu\u00e9rir.<\/p>\n<p>Enfin, ce pourrait \u00eatre un endroit parfait pour y placer l&rsquo;<strong>inventaire<\/strong> de vos biens.<\/p>\n<h5>Services<\/h5>\n<p>Ce dossier sert \u00e0 placer vos documents en lien avec un <strong>fournisseur de services<\/strong> en particulier. Vos contrats, vos factures, vos relev\u00e9s, etc., peuvent \u00eatre class\u00e9s en ordre chronologique dans un dossier diff\u00e9rent, au nom de chaque fournisseur.<\/p>\n<h2>Quelques conseils g\u00e9n\u00e9raux<\/h2>\n<h3>Bien nommer les fichiers \u00e0 l&rsquo;int\u00e9rieur des dossiers<\/h3>\n<p>Je r\u00e9digerai sans doute un billet \u00e0 ce sujet. Une r\u00e8gle \u00e0 retenir maintenant : <strong>la constance<\/strong>!<\/p>\n<p>Prenez l&rsquo;habitude de nommer vos fichiers avec<strong> la m\u00eame figure<\/strong>, c&rsquo;est-\u00e0-dire les m\u00eames types d&rsquo;information dans le m\u00eame ordre. Par exemple, vous pourriez nommer vos factures en d\u00e9butant par la date, le nom du fournisseur, suivi du type de document.<\/p>\n<ul>\n<li>2015-05-10_EntrepriseABC_facture.pdf<\/li>\n<li>2015-06-15_EntrepriseABC_re\u00e7u.pdf<\/li>\n<\/ul>\n<p>Selon leur fonction, les noms pourraient \u00eatre diff\u00e9rents dans les diff\u00e9rents dossiers.<\/p>\n<ul>\n<li>EmployeurABC_commis \u00e0 l&rsquo;accueil (annonce du 25 f\u00e9vrier 2013)_lettre de pr\u00e9sentation.doc<\/li>\n<li>Budget familial 2015.xsl<\/li>\n<li>S\u00e9cheuse DeMarque Mod\u00e8le 9999 &#8211; Guide d&rsquo;utilisation.pdf<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il est important de donner un maximum d&rsquo;information dans le nom du fichier pour que vous puissiez l&rsquo;identifier ais\u00e9ment, sans avoir \u00e0 l&rsquo;ouvrir.<\/p>\n<h3>Allez-y graduellement! Donnez-vous du temps&#8230;<\/h3>\n<p>En suivant les \u00e9tapes ci-dessous, en vous inspirant de quelques exemples, vous r\u00e9ussirez (du moins, je vous le souhaite), \u00e0 construire peu \u00e0 peu votre plan de classification, que ce soit pour votre entreprise ou vos fins personnelles. Il s&rsquo;agit ici de quelques notions de base. L&rsquo;\u00e9tablissement d&rsquo;une structure peut devenir complexe.<\/p>\n<p>Chose certaine, <strong>il est d\u00e9conseill\u00e9 de cr\u00e9er une structure de toutes pi\u00e8ces, sans avoir bien identifi\u00e9 le type de documents \u00e0 y placer.<\/strong> D&rsquo;o\u00f9 l&rsquo;importance de la premi\u00e8re \u00e9tape.<\/p>\n<h3>Proc\u00e9dez du plus g\u00e9n\u00e9ral au plus sp\u00e9cifique<\/h3>\n<p>L&rsquo;id\u00e9e est de commencer sur des bonnes bases, avec quelques dossiers qui sont <strong>stables<\/strong>, c&rsquo;est-\u00e0-dire que vous savez qu&rsquo;ils resteront ainsi pour longtemps. Ensuite, ajoutez <strong>petit \u00e0 petit<\/strong> vos sous-dossiers lorsque vous verrez qu&rsquo;il y a une parent\u00e9 entre certains documents.<\/p>\n<h3>Persistez! \u00c7a en vaut la peine!<\/h3>\n<p>Dites-vous qu&rsquo;il est pr\u00e9f\u00e9rable d&rsquo;avoir un d\u00e9but de structure que de tout laisser au hasard. Mettez de c\u00f4t\u00e9 vos vieilles habitudes et commencez \u00e0 construire sur de nouvelles fondations.<\/p>\n<p>Et si vous avez besoin d&rsquo;aide ou souhaiteriez aller plus rapidement, <a href=\"https:\/\/felixarseneau.wordpress.com\/a_propos\/\">contactez-moi<\/a>!<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/felixarseneau.wordpress.com\/a_propos\/\">F\u00e9lix Arseneau<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Quelques conseils pour vous aider \u00e0 cr\u00e9er votre propre syst\u00e8me pour ranger vos documents.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_exactmetrics_skip_tracking":false,"_exactmetrics_sitenote_active":false,"_exactmetrics_sitenote_note":"","_exactmetrics_sitenote_category":0,"jetpack_post_was_ever_published":false,"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":false,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2}},"categories":[52,28,37,45],"tags":[80,112,117,119,137,147,170,171,172,192,214,224,234,279,282,295,305,316,367,381],"class_list":["post-1201","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-archivistique","category-gestion-de-linformation","category-organisation-de-linformation","category-trucs-conseils-et-astuces","tag-avantages-de-classer-ses-documents-et-ses-dossiers","tag-classement-des-documents","tag-comment-classer-ses-documents-electroniques","tag-comment-nommer-un-fichier-dordinateur","tag-construire-une-structure-hierarchique","tag-creer-une-arborescence-de-fichiers","tag-documents-daffaires","tag-documents-dentreprise","tag-documents-personnels","tag-fonction-du-document","tag-identification-dun-document","tag-importance-de-classer-ses-documents","tag-informations-sur-un-document-ou-un-contenu-metadonnees","tag-nature-dun-document","tag-nommage-des-fichiers","tag-plan-de-classification","tag-procedure-pour-creer-une-arborescence","tag-quoi-ecrire-dans-le-nom-dun-fichier-dordinateur","tag-systemes-dorganisation","tag-utilisation-des-etiquettes"],"jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p9D2Ec-jn","jetpack_likes_enabled":true,"jetpack-related-posts":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1201","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1201"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1201\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1201"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1201"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1201"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}