![\"cluttered-1295494_1280\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/cluttered-1295494_1280.png?resize=840%2C822&ssl=1\")
C\u2019est le temps de mettre de l\u2019ordre dans vos affaires<\/b>, et vous aimeriez en profiter \u2013 si le courage est au rendez-vous \u2013 pour faire dispara\u00eetre<\/b> ne serait-ce qu\u2019une partie de la montagne <\/b>de documents<\/b> de toutes sortes que vous avez laiss\u00e9s s\u2019entasser depuis bien trop longtemps? Bravo, bonne id\u00e9e!<\/p>\n
Maintenant, \u00eates-vous de ceux qui savent exactement par o\u00f9 commencer<\/b> et comment proc\u00e9der… ou \u00eates-vous plut\u00f4t du genre \u00e0 chercher un abri (ou une excuse) pour \u00e9viter d<\/b>e votre champ de vision<\/b> le plus longtemps possible le terrible monstre <\/i>en<\/i> fibres cellulosique<\/i>s<\/i> <\/b>qui s\u2019agglutine de tous bords, tous c\u00f4t\u00e9s?<\/p>\n
Et surtout, savez-vous sur quels crit\u00e8res<\/b> vous aller vous baser pour d\u00e9terminer le sort<\/b> de chaque morceau de votre casse-t\u00eate<\/i>, c\u2019est-\u00e0-dire\u00a0: le conserver<\/b> ou vous en d\u00e9barrasser<\/b>?<\/p>\n
Vous trouverez dans ce texte des indices qui vous aideront \u00e0 prendre des d\u00e9cisions \u00e9clair\u00e9es.<\/p>\n
Dans ce texte, la notion de document<\/i> inclut tout support <\/b>mat\u00e9riel <\/b>qui contient de l\u2019information<\/b>, que celle-ci soit imprim\u00e9e ou \u00e9crite \u00e0 la main.<\/p>\n
Exemples\u00a0: Une carte d\u2019affaires<\/i> que vous avez re\u00e7u dans une soir\u00e9e de r\u00e9seautage, une feuille<\/i> <\/i>autocollante jaune canari <\/i>sur laquelle vous avez \u00e9crit le num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone d\u2019un client (en oubliant peut-\u00eatre son nom), un cahier de notes<\/i> que vous avez commenc\u00e9 \u00e0 remplir avec vos pattes de mouches en \u00e9coutant un conf\u00e9rencier enflamm\u00e9, un agenda<\/i> de l\u2019ann\u00e9e prochaine jamais ouvert, un livre \u00e0 succ\u00e8s<\/i> qu\u2019un coll\u00e8gue vous a refil\u00e9 il y a belle lurette, un journal<\/i> de la veille contamin\u00e9 par une tache de caf\u00e9, un bottin t\u00e9l\u00e9phonique<\/i> poussi\u00e9reux du si\u00e8cle dernier, un simple d\u00e9pliant<\/i>\u2026 tout cela fait partie de ce qu\u2019on appelle ici document<\/i>.<\/p>\nC\u2019est quoi le probl\u00e8me?<\/h2>\n
Dans le cadre de votre travail comme dans votre vie personnelle, malgr\u00e9 l\u2019essor du document utilis\u00e9 \u00e0 100% dans l\u2019univers num\u00e9rique, vous produisez<\/i>, acqu\u00e9rez<\/i> et \u00e9changez<\/i> quand m\u00eame toutes sortes de documents qui seront \u00e9ventuellement imprim\u00e9s<\/b> \u2013 ou \u00e9crits<\/b> d\u2019une fa\u00e7on quelconque sur du papier. Certains vous sont achemin\u00e9s et atterrissent dans votre bo\u00eete aux lettres ou votre pigeonnier contre votre gr\u00e9, et l\u2019importance de conserver ou non ceux-ci peuvent parfois vous laisser perplexe<\/b>.<\/p>\n
Puis, qu\u2019on le veuille ou non, lorsque vient le temps de d\u00e9cider<\/b> quoi faire avec tel et tel document, les opinions<\/b>, tout comme les fa\u00e7ons de faire<\/b>, varient<\/i> d\u2019un individu \u00e0 l\u2019autre. Si certains ont tendance \u00e0 jeter<\/i> presque tout avec empressement, d\u2019autres accumule<\/i>ro<\/i>nt<\/i>, empilant sur le bureau, remplissant des tiroirs et entassant des boites enti\u00e8res de ces encombrants mais bien pratiques<\/i> supports d\u2019information.<\/p>\n
Est-ce que tout est subjectif<\/b>? Y a-t-il des r\u00e8gles<\/b> \u00e0 respecter ou des pr\u00e9cautions<\/b> \u00e0 prendre? Comment d\u00e9terminer avec suffisamment de pr\u00e9cision la valeur<\/b> d\u2019un document?<\/p>\n
Voici quelques questions \u00e0 vous poser, et quelques pistes de solutions pour savoir quoi faire <\/b>avec vos documents.<\/p>\nPremi\u00e8re partie\u00a0: Les questions \u00e0 se poser<\/h2>\n
1. Suis-je responsable de ce document?<\/h3>\n
La premi\u00e8re question \u00e0 vous poser, c\u2019est de savoir si le document vous appartient (vous en \u00eates le cr\u00e9ateur ou le propri\u00e9taire) ou vous a \u00e9t\u00e9 attitr\u00e9<\/b>. \u00cates-vous imputable ou responsable de ce document? Si tel est le cas, vous pourrez proc\u00e9der en toute confiance apr\u00e8s avoir lu le reste de cet article.<\/p>\n
Dans le cas contraire, vaut mieux trouver la personne qui en a la responsabilit\u00e9, surtout<\/i> si vous avez un doute<\/b> quant au sort \u00e0 attribuer au document. En principe, c\u2019est cette personne qui a la l\u00e9gitimit\u00e9 de savoir quoi faire avec.<\/p>\nComment trouver la personne responsable?<\/h4>\n
Commencez par sonder le terrain dans votre environnement imm\u00e9diat, en fonction de la nature<\/b> du document et des indices<\/i> qui s\u2019y trouvent. Au bureau, il pourrait s\u2019agir d\u2019une tourn\u00e9e de vos coll\u00e8gues ou l\u2019envoi d\u2019un appel \u00e0 tous <\/b>via le courriel.<\/p>\n
Voici les indices<\/b> que vous pourriez retrouver dans votre pi\u00e8ce \u00e0 conviction pour orienter votre recherche\u00a0:<\/p>\n Si vous n\u2019avez aucun indice <\/b>par rapport \u00e0 la personne la mieux plac\u00e9e pour d\u00e9cider du sort du document, vous aurez deux choix, soit\u00a0:<\/p>\n Dans les deux cas, avant de prendre votre d\u00e9cision, je vous invite quand m\u00eame \u00e0 lire le reste de cet article pour en saisir la port\u00e9e de votre geste.<\/p>\n Il arrive que certains documents doivent<\/b> \u00eatre conserv\u00e9s parce qu\u2019ils sont soumis \u00e0 une loi qui vous y contraint. Lors d\u2019un contr\u00f4le fiscal, par exemple, ne pas avoir vos pi\u00e8ces justificatives <\/b>est passible d\u2019une amende. Dans d\u2019autres cas, le fait d\u2019avoir conserv\u00e9 vos preuves de transaction (contrats, re\u00e7us, garanties, etc.) vous permet de mieux vous d\u00e9fendre<\/b> en cas de non respect des engagements.<\/p>\n Exemples<\/b> de documents \u00e0 conserver (et dur\u00e9e de conservation) \u2013 selon les lois du Qu\u00e9bec\u00a0:<\/p>\n [1]Voyez le site du Gouvernement du Qu\u00e9bec<\/a> pour plus de d\u00e9tails et d\u2019exemples. Pour les organisations<\/b> sur le territoire qu\u00e9b\u00e9cois, visitez le site de Biblioth\u00e8que et Archives nationales<\/a> (BanQ). Les citoyens fran\u00e7ais peuvent aussi trouver l\u2019information les concernant sur le site de l\u2019Administration fran\u00e7aise<\/a>, tout comme c\u2019est le cas pour les entreprises<\/a> sur le territoire de la r\u00e9publique.<\/p>\n Il arrive qu\u2019un document soit utile<\/b>, par son c\u00f4t\u00e9 pratique<\/i> bien s\u00fbr, mais il l\u2019est aussi parfois par son c\u00f4t\u00e9 \u00e9motif<\/i>. En effet, d\u2019un c\u00f4t\u00e9, il peut \u00eatre purement informatif<\/b>, car il vous permet d\u2019apprendre, de r\u00e9fl\u00e9chir ou de vous rappeler<\/i> certaines donn\u00e9es, mais d\u2019un autre c\u00f4t\u00e9, il peut aussi \u00eatre simplement agr\u00e9able \u00e0 consulter<\/b> par simple plaisir, parce qu\u2019il vous inspire, vous rassure, vous conforte, etc.<\/p>\n Plusieurs questions se posent \u00e0 cette \u00e9tape-ci, en particulier par rapport au c\u00f4t\u00e9 fonctionnel<\/i>.<\/p>\n Quant \u00e0 l\u2019utilit\u00e9 \u00e9motive<\/i>, elle est bien s\u00fbr subjective, et varie d\u2019un individu \u00e0 un autre. Tentez quand m\u00eame de voir s\u2019il s\u2019agit plut\u00f4t d\u2019un autre crit\u00e8re ci-dessous<\/b> que vous ayez per\u00e7u inconsciemment<\/i>. Peut-\u00eatre que votre raisonnement est plus rationnel que vous le pensez!<\/p>\n Il se peut que votre document apporte quelque chose de plus<\/i> qu\u2019un autre document qui a le m\u00eame contenu. Il arrive en effet que l\u2019information<\/b> qui se trouve dans un document papier se retrouve d\u00e9j\u00e0 ailleurs<\/i>, par exemple, sur un site Internet.<\/p>\n Toutefois, m\u00eame si c\u2019est le cas, il est possible que vous souhaitiez quand m\u00eame conserver ce document, parce qu\u2019il est dans un format<\/b> plus pratique<\/i> ou plus agr\u00e9able \u00e0 consulter <\/i>que vous avez vu ailleurs, par exemple.<\/p>\n Existe t-il plusieurs exemplaires identiques<\/b> de ce document? Peut-\u00eatre s\u2019agit-il d\u2019un document qui a \u00e9t\u00e9 imprim\u00e9 plusieurs fois, et que toutes les copies <\/b>se valent. Il est aussi possible qu\u2019il s\u2019agisse d\u2019une copie d\u2019un document initial, qui est l\u2019original<\/i>, ou que ce document soit lui-m\u00eame <\/i>l\u2019original.<\/p>\n Lorsque plusieurs copies d\u2019un m\u00eame document sont en circulation, il est g\u00e9n\u00e9ralement pr\u00e9f\u00e9rable de conserver l\u2019original <\/b>(lorsqu\u2019il existe, sinon la copie qui vous semble en meilleur \u00e9tat, si toutes les copies sont identiques) et se d\u00e9barrasser des copies suppl\u00e9mentaires, \u00e0 moins qu\u2019elles soient justifi\u00e9es par un usage secondaire, tel que l\u2019annotation<\/b> sur cette copie (qui endommagerait l\u2019original et qui apporte une valeur ajout\u00e9e par rapport \u00e0 l\u2019original).<\/p>\n \u00c9videmment, c\u2019est \u00e0 vous de d\u00e9terminer si les annotations apport\u00e9es sur la copie en justifie<\/b> la conservation (en plus de l\u2019original).<\/p>\n Un document a beau avoir une valeur potentielle pour vous, s\u2019il est endommag\u00e9 ou simplement en mauvais \u00e9tat, il y a peu de chance que vous puissiez l\u2019utiliser. Dans certains cas, vous feriez mieux de le changer de support, en transcrire le contenu ou simplement vous en d\u00e9partir.<\/p>\n M\u00eame chose pour n\u2019importe quel document qui est fragile ou qui devient de plus en plus difficile \u00e0 lire. Autre chose \u00e0 consid\u00e9rer, en lien avec la question pr\u00e9c\u00e9dente\u00a0: son format est-il pratique? N\u2019y aurait-il pas d\u2019autres documents qui vous faciliteraient la t\u00e2che avec un format mieux adapt\u00e9 \u00e0 vos besoins?<\/p>\n Si le document vous apporte de la valeur<\/i> ou vous \u00e9vite des probl\u00e8me<\/i>s, vous avez de bonnes raisons de le conserver. Selon le type de document, vous le placerez \u00e0 diff\u00e9rents endroits, avec divers niveaux de protection.<\/p>\n Dans le cas de documents d\u2019importance capitale<\/b>, ceux que vous ne pouvez vous permettre de perdre, prenez des mesures pour en assurer la protection<\/b> et la s\u00e9curit\u00e9<\/b>. Rangez-les en lieu s\u00fbr, \u00e0 l\u2019abri du vol et loin des situation possibles de sinistres (feu, inondation, etc.). Il peut s\u2019agir d\u2019un coffre-fort \u00e0 l\u2019\u00e9preuve du feu plac\u00e9 sur un plancher \u00e0 l\u2019\u00e9tage. Les sous-sols pr\u00e9sentent un risque pour les inondations.<\/p>\n Les documents qui doivent \u00eatre conserv\u00e9s pour une p\u00e9riode prolong\u00e9e<\/b> (sinon, \u00e0 vie<\/i>) devraient \u00eatre entrepos\u00e9s loin de la lumi\u00e8re, de la chaleur, de l\u2019humidit\u00e9, de la vermine et des polluants, pour pr\u00e9server le plus possible leur \u00e9tat d\u2019origine. Ces mesures permettront d\u2019\u00e9viter le plus possible leur contamination<\/b> et leur destruction<\/b>, et retarder<\/i> la d\u00e9t\u00e9rioration<\/b> naturelle de leurs composantes chimiques (un ph\u00e9nom\u00e8ne impossible \u00e0 emp\u00eacher compl\u00e8tement).<\/p>\n Ceux qui doivent \u00eatre consult\u00e9s r\u00e9guli\u00e8rement<\/b> devraient \u00eatre les plus pr\u00e8s de vous (\u00e0 port\u00e9e de main). Selon la fr\u00e9quence d\u2019usage, ils pourraient \u00eatre sur votre bureau ou dans le tiroir d\u2019un bureau ou d\u2019un classeur, par exemple.<\/p>\n Dans la plupart des cas, vous auriez tout avantage \u00e0 classer<\/b> ceux que vous souhaitez retrouver rapidement, de temps \u00e0 autre, en cas de besoin.<\/p>\n Si vous avez une grande quantit\u00e9 <\/b>de documents que vous souhaitez<\/b> ou avez l\u2019obligation de conserver<\/b> pour une certaine p\u00e9riode, mais dont vous aurez rarement<\/b> besoin, vous pourriez envisager de placer dans des bo\u00eetes<\/b> pr\u00e9vues \u00e0 cette fin, et entreposer ces bo\u00eetes dans un lieu appropri\u00e9, avec des pr\u00e9cautions raisonnables.<\/p>\n Assurez-vous toujours d\u2019identifier les bo\u00eetes <\/b>et faire la liste du contenu<\/b> de chaque bo\u00eete dans un document \u00e0 part, que vous placerez dans un endroit s\u00fbr. Vous pourriez conserver cet inventaire<\/i> dans un fichier informatique, ce qui vous permettra de faire des recherches par mots-cl\u00e9s.<\/p>\n Si un document est volumineux contient de l\u2019information int\u00e9ressante, pourquoi ne pas consid\u00e9rer de ne conserver que les parties<\/b> qui vous int\u00e9ressent? Selon le cas, vous pourriez la d\u00e9tacher<\/b> ou la d\u00e9couper<\/b>, puis les disposer de sorte \u00e0 pouvoir les consulter ais\u00e9ment, de mani\u00e8re s\u00fbre et pratique.<\/p>\n Si vous optez pour ce choix, assurez-vous que la s\u00e9paration du document ne risque pas d\u2019ab\u00eemer <\/b>la section qui vous int\u00e9resse, et que la partie retir\u00e9e puisse \u00eatre prot\u00e9g\u00e9e autant que si elle faisait partie du document complet, si sa conservation \u00e0 long terme vous importe.<\/p>\n Plut\u00f4t que conserver le document original qui peut \u00eatre encombrant<\/b> ou fragile<\/b>, en faire une copie papier, en entier ou en partie, peut \u00eatre une solution.<\/p>\n Assurez-vous toujours que la photocopie soit utilisable pour la dur\u00e9e souhait\u00e9e<\/b>. En effet, selon les composantes chimiques du papier, il est possible que le support original soit davantage \u00e0 l\u2019\u00e9preuve du temps qu\u2019une simple copie sur un papier bon march\u00e9, qui pourrait jaunir, se tacher et s\u2019effriter avec l\u2019\u00e2ge. L\u2019encre pourrait aussi p\u00e2lir.<\/p>\n Bien s\u00fbr, l\u2019inverse est aussi possible, dans le cas o\u00f9 l\u2019original serait lui-m\u00eame d\u00e9j\u00e0 dans un \u00e9tat avanc\u00e9 de d\u00e9t\u00e9rioration. La copie sur un meilleur support s\u2019impose alors.<\/p>\n Quand un document contient une information tr\u00e8s br\u00e8ve<\/b>, il peut \u00eatre parfois plus simple de l\u2019extraire<\/b> et de la recopier<\/b> ailleurs. Les informations qui se retrouvent sur une carte d\u2019affaires, par exemple, peuvent \u00eatre transcrites au crayon<\/b> dans un agenda ou saisies au clavier <\/b>dans votre carnet d\u2019adresse \u00e9lectronique. Une fois l\u2019information consign\u00e9e dans ce nouvel endroit, vous n\u2019aurez plus besoin de la carte papier. Enfin, certaines applications mobiles<\/b> permettent aussi de transformer une photo<\/b> de votre document en texte <\/i>\u00e9ditable<\/i> \u00e0 l\u2019aide de la reconnaissance optique des caract\u00e8res<\/b> (ROC).<\/p>\n Pour un document fragile, mais toujours lisible, la num\u00e9risation est une bonne alternative \u00e0 la copie papier. M\u00eame chose si on veut retenir qu\u2019une partie d\u2019un document volumineux.<\/p>\n En revanche, dans tous les cas de num\u00e9risation, assurez-vous de placer des informations utiles au rep\u00e9rage<\/b> de l\u2019information, notamment dans le nom<\/b> que vous donnerez au document num\u00e9rique, sinon vous risquez de l\u2019oublier ou de le perdre avec vos autres fichiers!<\/p>\n La num\u00e9risation permet une conservation plus longue<\/b>, voire permanente, \u00e0 condition que les fichiers informatiques soient prot\u00e9g\u00e9s par un syst\u00e8me de copie de sauvegarde, et que leur format soit standard, de sorte de pouvoir \u00eatre ouvert<\/i> (lisible<\/i> \u00e0 la machine) pour plusieurs ann\u00e9es.<\/p>\n Ce qui n\u2019a aucune valeur <\/i>pour vous pourrait avoir une valeur pour d\u2019autres! Sondez le terrain chez vos coll\u00e8gues ou aupr\u00e8s de vos proches. S\u2019il s\u2019agit de livres, pensez \u00e0 les donner \u00e0 des organismes qui les recueillent, ou tentez de les vendre sur Internet, par exemple.<\/p>\n Si l\u2019information est d\u2019ordre g\u00e9n\u00e9rique et non confidentielle<\/b>, le document peut \u00eatre plac\u00e9 dans le bac de recyclage. Si le papier est de bonne qualit\u00e9, il pourrait avoir une nouvelle vie.<\/p>\n Pour les documents contenant des renseignement<\/b> <\/b>personnels<\/b> ou autres donn\u00e9es confidentielles<\/b>, il est prudent de faire dispara\u00eetre<\/b> ces contenus sensibles.<\/p>\n Un bon moyen consiste \u00e0 le r\u00e9duire en petits morceaux de sorte qu\u2019il soit quasi-impossible de reconstituer le document d\u2019origine et pouvoir les interpr\u00e9ter. Vous pouvez le faire vous-m\u00eame, \u00e0 l\u2019aide d\u2019une d\u00e9chiqueteuse, ou utiliser les services d\u2019une entreprise sp\u00e9cialis\u00e9e en la mati\u00e8re. Habituellement, les morceaux de papiers peuvent ensuite \u00eatre envoy\u00e9s au recyclage sans risque.<\/p>\n Si le document est en si mauvais \u00e9tat qu\u2019il est inutilisable, il vaut mieux le mettre directement \u00e0 la poubelle. C\u2019est d\u2019autant plus justifi\u00e9 si le document est souill\u00e9 ou contamin\u00e9. Par prudence, d\u00e9chirez quand m\u00eame les parties du document qui contiennent des renseignements confidentiels, s\u2019il y a lieu.<\/p>\n Dans de rares cas, vous pourriez envisager jusqu\u2019\u00e0 la destruction int\u00e9grale du document.<\/p>\n Avez-vous trouv\u00e9 d’autres trucs?<\/p>\n\n
Et si je ne trouve toujours pas?<\/h4>\n
\n
2. Conserver ce document me permet-il d\u2019\u00e9viter des ennuis?<\/h3>\n
\n
3. Le document m\u2019apporte-t-il quelque chose personnellement?<\/h3>\n
\n
Et s\u2019il se distinguait des autres?<\/h4>\n
4. Est-il unique? Sinon, s\u2019agit-il d\u2019une copie ou de l\u2019original?<\/h3>\n
5. Peut-il \u00eatre utilis\u00e9 dans sa forme actuelle?<\/h3>\n
Deuxi\u00e8me partie\u00a0: Quoi faire avec vos documents?<\/h2>\n
Conserver (tel quel)<\/h3>\n
Documents essentiels<\/h4>\n
Documents \u00e0 usage courant<\/h4>\n
Documents consult\u00e9s plus rarement<\/h4>\n
R\u00e9duire le format<\/h3>\n
Photocopier<\/h3>\n
Transcrire<\/h3>\n
Num\u00e9riser<\/h3>\n
Vendre ou donner<\/h3>\n
Mettre au recyclage (tel quel)<\/h3>\n
D\u00e9chiqueter<\/h3>\n
Jeter ou d\u00e9truire<\/h3>\n