{"id":204,"date":"2012-06-26T11:10:36","date_gmt":"2012-06-26T15:10:36","guid":{"rendered":"http:\/\/felixarseneau.wordpress.com\/?p=204"},"modified":"2012-06-26T11:10:36","modified_gmt":"2012-06-26T15:10:36","slug":"comment-etre-efficace-dans-la-gestion-de-ses-courriels-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/2012\/06\/26\/comment-etre-efficace-dans-la-gestion-de-ses-courriels-2\/","title":{"rendered":"Comment \u00eatre efficace dans la gestion de ses courriels (2)"},"content":{"rendered":"

Si vous avez lu mon billet pr\u00e9c\u00e9dent<\/a>, vous \u00eates d\u00e9j\u00e0 un peu plus avanc\u00e9 en ayant choisi de vous munir de plusieurs comptes<\/strong> de courriel, et en leur ayant attribu\u00e9 une fonction<\/strong> pr\u00e9cise, voire exclusive. Pr\u00eat pour la suite?<\/p>\n

Truc #2. Choisissez le \u00ab\u00a0bon\u00a0\u00bb moment pour consulter vos courriels.<\/h2>\n

Vous passez votre temps \u00e0 surveiller votre courriel<\/strong> \u00e0 savoir si vous avez re\u00e7u quelque chose de neuf? Et si cette activit\u00e9 \u00e9tait\u00a0secondaire<\/em>?<\/p><\/blockquote>\n

\u00c0 moins que votre travail soit pr\u00e9cis\u00e9ment<\/em> de r\u00e9pondre \u00e0 des courriels toute la journ\u00e9e, croyez-vous qu’il soit toujours n\u00e9cessaire<\/em> de consulter tous vos courriels<\/strong> au fur et \u00e0 mesure qu’ils entrent?<\/p>\n

Or, lorsque vous entendez le signal qu’un message est entr\u00e9, vous vous laissez\u00a0d\u00e9concentrer<\/strong> et distraire<\/strong>. Vous \u00eates ainsi retard\u00e9<\/strong> dans votre travail. Pourquoi ne pas attendre le bon moment<\/strong> pour vous en occuper?<\/p>\n

Voici une suggestion d’horaire de consultation<\/strong> de courriels qui vous permettra d’\u00e9viter d’avoir les yeux constamment riv\u00e9s\u00a0entre deux \u00e9crans, que ce soit sur votre ordinateur ou votre t\u00e9l\u00e9phone intelligent.<\/p>\n

Avant toute chose, coupez le son<\/strong>! Retirez de votre bidule \u00e9lectronique tout signal\u00a0<\/strong>pendant que vous travaillez. Est-ce possible? Et pourquoi pas?<\/p><\/blockquote>\n

D’ailleurs, m\u00eame si ici\u00a0je parle de courriels, cette bonne habitude pourrait aussi s’appliquer aux messages texte<\/strong> (texto, SMS), \u00e0 la messagerie instantan\u00e9e, ainsi qu’aux appels t\u00e9l\u00e9phoniques<\/strong> et \u00e0 la messagerie vocale.<\/p>\n

Dans ce dernier cas, pourquoi ne pas essayer ceci : ne r\u00e9pondez au t\u00e9l\u00e9phone que lorsque vous \u00eatre r\u00e9ellement<\/em> disponible<\/strong>. Vous n’\u00eates jamais\u00a0tenu<\/em> de r\u00e9pondre imm\u00e9diatement. Jamais!<\/em> Alors, laissez la bo\u00eete vocale faire son travail.<\/p>\n

\u00c9tape I. : Survol rapide du courriel \u00ab\u00a0poubelle\u00a0\u00bb.<\/h3>\n

Le matin<\/strong>, passez rapidement<\/em>\u00a0\u00e0 travers tous vos courriels de \u00ab\u00a0veille\u00a0\u00bb<\/strong> (toutes les listes auxquelles vous \u00eates abonn\u00e9s, vos alertes Google<\/em>, les messages de groupes LinkedIn<\/em>, etc.), et effacez-les imm\u00e9diatement<\/em><\/strong>\u00a0apr\u00e8s consultation — \u00e0 moins que vous souhaitiez absolument<\/em> en faire quelque chose avec plus tard (lire en d\u00e9tails un article int\u00e9ressant, par exemple). Dans ce cas, placez un indicateur de suivi<\/strong>,\u00a0et ne regardez plus<\/strong> ces courriels avant la fin de la journ\u00e9e.<\/p>\n

Imposez-vous une limite de temps<\/strong> accord\u00e9e \u00e0 passer \u00e0 travers ces courriels en particulier. Pas le temps de tout lire? Effacez tout, quand m\u00eame, et sans g\u00e8ne! Il ne faut pas que cette crasse<\/em> s’accumule inutilement. Rappelez-vous que\u00a0vous pouvez vivre sans<\/em>.<\/strong><\/p><\/blockquote>\n

\u00c9tape II. : Survol rapide des courriels d’affaires.<\/h3>\n

Par la suite, v\u00e9rifiez vos courriels d’affaires<\/strong>. R\u00e9pondez \u00e0 tout courriel qui peut \u00eatre trait\u00e9 rapidement<\/strong>, ou qui n\u00e9cessite une r\u00e9ponse rapide, si ce n’est de dire : \u00ab\u00a0J’ai re\u00e7u ton courriel. Je te reviens le plus t\u00f4t possible.\u00a0\u00bb<\/em>.<\/p>\n

Placez un indicateur pour suivi<\/strong> pour les courriels qui n’ont pas \u00e9t\u00e9 trait\u00e9s. \u00c0 moins que vous attendiez un courriel important, mettez de c\u00f4t\u00e9 votre t\u00e9l\u00e9phone<\/strong> ou du moins d\u00e9sactivez l’option \u00ab\u00a0m’avertir avec un bruit strident et une lumi\u00e8re agressante pour m’assurer que je sache \u00e0 tout prix qu’il y a un nouveau courriel de rentr\u00e9\u00a0\u00bb<\/em> pour le moment, et passez \u00e0 d’autres occupations.<\/p>\n

Comment se fait-il que l’on accepte de se laisser distraire<\/strong> par un t\u00e9l\u00e9phone alors que l’on ne tol\u00e8re pas la sonnerie du r\u00e9veil-matin<\/strong>?<\/p><\/blockquote>\n

\u00c9tape III. : R\u00e9ponse attentive et soign\u00e9e<\/em> aux courriels d’affaires.<\/h3>\n

En milieu de journ\u00e9e<\/strong>, apr\u00e8s le d\u00eener disons, retournez voir vos courriels d’affaires<\/strong>. Traitez tous les courriels en suspend<\/strong>. C’est le temps de soigner<\/strong> ses r\u00e9ponses.<\/p>\n

Si c’est un retour<\/em> de courriel envoy\u00e9 le matin<\/strong>, vous pouvez dire : \u00ab\u00a0Je r\u00e9fl\u00e9chis \u00e0 \u00e7a et je t’\u00e9cris demain.\u00a0\u00bb<\/em> par exemple. \u00c0 moins que ce soit pour un projet prioritaire, il n’est pas n\u00e9cessaire de r\u00e9pondre tout de suite<\/strong>.<\/p><\/blockquote>\n

\u00c9tape IV : Retour \u00e0 la \u00ab\u00a0poubelle\u00a0\u00bb… et \u00e0 la maison.<\/h3>\n

En fin de journ\u00e9e<\/strong>, retournez voir votre bo\u00eete de courriel \u00ab\u00a0poubelle\u00a0\u00bb<\/strong>. Si vous \u00eates abonn\u00e9s \u00e0 plusieurs outils de veille, il y en a sans doute quelques autres. Puisque vous \u00eates en fin de journ\u00e9e, vous serez sans doute incit\u00e9 \u00e0 les purger plus facilement<\/strong>.<\/p>\n

Apr\u00e8s avoir pass\u00e9 rapidement<\/em> \u00e0 travers (comme au matin), c’est le moment de traiter les courriels avec un indicateur<\/strong>. Vous voudrez peut-\u00eatre lire en d\u00e9tails<\/strong> ce que vous avez lu rapidement. Votre journ\u00e9e de travail est (en principe!) termin\u00e9e, donc vous serez mieux dispos\u00e9 \u00e0 vous y attarder.<\/p>\n

Et, oui, c’est aussi le moment de lire et r\u00e9pondre aux courriels de votre famille ou vos amis!<\/strong><\/p>\n

Truc #3. Faites un \u00ab\u00a0grand m\u00e9nage\u00a0\u00bb une fois de temps en temps.<\/h2>\n

Une fois par mois (\u00e7a peut-\u00eatre plus<\/em>, mais n’attendez pas 6 mois!), quand ce sera tranquille au travail, faites le m\u00e9nage dans vos abonnements<\/strong> \u00e0 diff\u00e9rentes listes.<\/p>\n

Posez-vous les bonnes questions. Lesquels vous apportent une r\u00e9elle valeur ajout\u00e9e<\/strong>? Combien de contenu int\u00e9ressant<\/strong> avez-vous vu pass\u00e9 depuis tout ce temps?<\/p>\n

De plus, si vous recevez du \u00ab\u00a0pourriel\u00a0\u00bb<\/strong> (commun\u00e9ment appel\u00e9 SPAM<\/em>)\u00a0parce qu’on vous a ajout\u00e9 \u00e0 votre insu ou suite \u00e0 une inscription \u00e0 un site ou un concours, vous avez deux choix<\/strong> : soit bloquer l’adresse<\/strong> (\u00e0 l’aide d’une technologie quelconque), soit demander \u00e0 l’exp\u00e9diteur que votre adresse soit retir\u00e9e de la liste. Dans ce cas, assurez-vous que l’exp\u00e9diteur est bel et bien ce qu’il pr\u00e9tend. Attention \u00e0 hame\u00e7onnage!<\/strong><\/p>\n

Ne croyez-vous pas que ce genre de routine, toute simple, puisse vous aider \u00e0 \u00eatre plus productif<\/em> au travail? J’aimerais vraiment savoir ce que vous en pensez. Exprimez-vous! Laissez un commentaire ici-m\u00eame, dans la case appropri\u00e9e ci-dessous.<\/p>\n

F\u00e9lix Arseneau<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Si vous avez lu mon billet pr\u00e9c\u00e9dent, vous \u00eates d\u00e9j\u00e0 un peu plus avanc\u00e9 en ayant choisi de vous munir de plusieurs comptes de courriel, et en leur ayant attribu\u00e9 une fonction pr\u00e9cise, voire exclusive. Pr\u00eat pour la suite?<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_exactmetrics_skip_tracking":false,"_exactmetrics_sitenote_active":false,"_exactmetrics_sitenote_note":"","_exactmetrics_sitenote_category":0,"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":false,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2},"jetpack_post_was_ever_published":false},"categories":[56,14],"tags":[164,178,201,205,385],"class_list":["post-204","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-courriel","category-travail","tag-distraction","tag-efficacite","tag-gestion-des-courriels","tag-gestion-du-temps","tag-utilisation-du-telephone"],"jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p9D2Ec-3i","jetpack_likes_enabled":true,"jetpack-related-posts":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/204","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=204"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/204\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=204"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=204"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=204"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}