{"id":507,"date":"2013-03-01T12:21:26","date_gmt":"2013-03-01T16:21:26","guid":{"rendered":"http:\/\/felixarseneau.wordpress.com\/?p=507"},"modified":"2013-03-01T12:21:26","modified_gmt":"2013-03-01T16:21:26","slug":"messagerie-vocale-savez-vous-laisser-un-message-efficace","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/2013\/03\/01\/messagerie-vocale-savez-vous-laisser-un-message-efficace\/","title":{"rendered":"Messagerie vocale : savez-vous laisser un message… efficace?"},"content":{"rendered":"

Bonjour, vous avez joint [la bo\u00eete vocale de] Monsieur X. [Je ne suis pas disponible pour le moment, alors s.v.p.] Laissez[-moi] un message [d\u00e9taill\u00e9] et je vous rappellerai [d\u00e8s que possible. Merci et bonne journ\u00e9e.]<\/i><\/strong><\/p>\n

Vous entendez ces mots r\u00e9guli\u00e8rement, n’est-ce pas? Vous laissez souvent des messages dans les bo\u00eetes vocales?<\/p>\n

Avez-vous d\u00e9j\u00e0 observ\u00e9 la fa\u00e7on dont vous le faites? Elle pourrait faire toute une diff\u00e9rence dans l’efficacit\u00e9 de la transmission de votre message \u00e0 l’autre bout du fil!<\/p>\n

Voici 3 questions<\/strong> qui vous aideront \u00e0 comprendre comment<\/strong> communiquer votre message efficacement.<\/p>\n

    \n
  1. Votre message comprend t-il toutes les informations n\u00e9cessaires<\/strong>, sans donner trop de d\u00e9tails… ou encore est-il trop court ou trop long?<\/li>\n
  2. Votre voix<\/strong> est-elle claire<\/strong> et assez forte<\/strong>… ou arrive-t-on \u00e0 peine \u00e0 vous entendre?<\/li>\n
  3. Parlez-vous avec un d\u00e9bit ad\u00e9quat<\/strong>… ou encore est-ce que vous parlez trop vite ou trop lentement (h\u00e9sitations, silences, etc.)?<\/li>\n<\/ol>\n

    Votre message est-il trop long ou trop court?<\/h2>\n

    Laissez-moi un message d\u00e9taill\u00e9<\/strong>… \/ Laissez-moi un court<\/strong> message…<\/i><\/p><\/blockquote>\n

    Certaines personnes ne savent trop quoi faire<\/strong> avec cette consigne. Un message d\u00e9taill\u00e9<\/i> n’implique pas n\u00e9cessairement que l’on souhaite que vous racontiez toute votre histoire! D’un autre c\u00f4t\u00e9, si vous en dites trop peu<\/strong>, il est fort possible que la personne n\u00e9glige, voire ignore<\/em> votre message, m\u00eame si pour vous, il \u00e9tait tr\u00e8s important!<\/p>\n

    Pour que ce message (qu’on le qualifie de\u00a0d\u00e9taill\u00e9<\/i> ou non) soit efficace, assurez-vous qu’il comprenne au minimum<\/em> les \u00e9l\u00e9ments suivants\u00a0:<\/p>\n

      \n
    • Votre nom<\/i><\/strong> (complet) et vos coordonn\u00e9es<\/i><\/strong> (surtout si on ne vous conna\u00eet pas!). De plus, si vous appelez dans le cadre de votre travail, mentionnez aussi le nom de l’entreprise<\/strong> et votre fonction dans celle-ci\u00a0:\n
        \n
      • \n

        Bonjour Monsieur X, je suis F\u00e9lix Arseneau, pr\u00e9sident d’Influide, gestion strat\u00e9gique de l’information, \u00e0 Montr\u00e9al, au 514-692-4004.<\/i><\/strong><\/p><\/blockquote>\n<\/li>\n

      • N.B. : Bien qu’on laissera aussi<\/strong>\u00a0<\/em>son num\u00e9ro\u00a0\u00e0 la fin<\/strong> du message, il est tr\u00e8s utile de mentionner le num\u00e9ro d\u00e8s le d\u00e9part<\/strong> pour que celui-ci soit facile \u00e0 r\u00e9\u00e9couter par la suite, lorsqu’on a perdu<\/strong> ou mal not\u00e9<\/strong> le num\u00e9ro. Ceci \u00e9vite \u00e0 la personne de devoir r\u00e9\u00e9couter le message au complet<\/strong>, et ainsi trouver l’essentiel de l’information dont elle a besoin pour vous rappeler rapidement<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
      • Le sujet<\/i><\/strong> du message\u00a0: ceci doit pouvoir se r\u00e9sumer en une phrase ou deux<\/strong> maximum.\n
          \n
        • \n

          Monsieur X, je souhaitais simplement faire un suivi sur la rencontre que vous avons eue le 4 f\u00e9vrier dernier. En particulier, j’aimerais savoir si vous avez r\u00e9ussi \u00e0 rejoindre Madame Y, concernant le projet Z.<\/i><\/strong><\/p><\/blockquote>\n<\/li>\n

        • De cette fa\u00e7on, Monsieur X aura le temps de se pr\u00e9parer<\/strong> \u00e0 discuter de la question lorsqu’il vous rappellera. Il pourra aussi choisir quel est le meilleur moment<\/strong> pour vous rappeler par rapport \u00e0 ce sujet. Vous lui \u00e9vitez de lui faire perdre son temps<\/strong> de cette fa\u00e7on.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
        • L’action<\/strong><\/em> attendue, le num\u00e9ro<\/em><\/strong> et le moment<\/em><\/strong> o\u00f9 vous serez disponible\u00a0:\n
            \n
          • \n

            Pourriez-vous, s.v.p., me rappeler au 514-692-4004? Vous pourrez me joindre \u00e0 ce num\u00e9ro jusqu’\u00e0 17 heures aujourd’hui, ou encore demain, de 9 heures \u00e0 midi. Sinon, laissez-moi un message en m’indiquant quel est le meilleur moment pour vous joindre. Vous pouvez aussi m’envoyer un courriel \u00e0 …<\/i><\/strong><\/p><\/blockquote>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n

            Arrive-t-on \u00e0 vous entendre et \u00e0 vous comprendre?<\/h2>\n

            De quoi a l’air votre voix au t\u00e9l\u00e9phone?<\/h3>\n

            \u00c0 force de s’entendre parler, on oublie que ce n’est pas parce que nous nous comprenons que les autres nous comprennent<\/strong>. C’est encore plus vrai au t\u00e9l\u00e9phone, o\u00f9 la qualit\u00e9 du son de notre voix n’a rien \u00e0 voir notre voix normale.<\/p>\n

            Pour savoir si votre voix est assez forte et claire au t\u00e9l\u00e9phone, tentez de vous laisser\u00a0vous-m\u00eame<\/strong><\/strong> un message<\/strong>\u00a0(c.-\u00e0-d. dans votre propre bo\u00eete vocale) ou demandez \u00e0 votre destinataire de vous faire \u00e9couter votre message dans la sienne, si possible. Peut-\u00eatre aurez-vous des surprises! Demandez aussi aux destinataires s’ils ont bien re\u00e7u le message et si celui-ci \u00e9tait bien clair. Pour vous assurer qu’ils vous le disent franchement, dites-leur que vous testez le bon fonctionnement de votre t\u00e9l\u00e9phone. De toute fa\u00e7on, il se peut qu’il s’agisse effectivement de votre appareil qui soit d\u00e9fectueux!<\/p>\n

            Le d\u00e9bit de votre voix est-il ad\u00e9quat?<\/h3>\n

            Avez-vous d\u00e9j\u00e0 re\u00e7u un message o\u00f9 la personne dit son num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone\u00a0tellement vite<\/strong> que, non seulement vous n’avez pas eu le temps de le noter, mais que vous ayez peine \u00e0 comprendre de quels chiffres il s’agit<\/strong>, et ce, malgr\u00e9 plusieurs \u00e9coutes?<\/p>\n

            Vous connaissez sans doute le dicton\u00a0: Faites aux autres ce que vous attendez d’eux!<\/em> Ainsi, apprenez \u00e0 prendre le temps<\/strong> de bien prononcer<\/strong> les mots que vous employez, en particulier votre nom et votre num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone<\/strong>.<\/p>\n

            Il est opportun de prendre le temps n\u00e9cessaire pour \u00e9peler votre nom<\/strong> s’il n’est pas commun, et faire une pause<\/strong> entre les s\u00e9ries de chiffres de votre num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone.<\/p>\n

            N.B. : Il est tr\u00e8s important que votre nom soit clair, sinon votre interlocuteur sera emb\u00eat\u00e9 de l’employer correctement lorsqu’il vous rappellera.<\/strong><\/p>\n

            Ainsi, donnez le temps<\/strong> \u00e0 votre destinataire d’\u00e9crire votre nom et votre num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone, ou du moins, de bien se le \u00ab\u00a0visualiser\u00a0\u00bb. Quoi de mieux pour retenir quelque chose que de bien l’entendre!<\/p>\n

              \n
            • \u00c0 la toute fin de votre message, r\u00e9p\u00e9tez,\u00a0lentement<\/strong>,\u00a0vos nom et coordonn\u00e9es<\/strong>\u00a0(imaginez la personne qui \u00e9crit le num\u00e9ro en le disant)\u00a0:\n
                \n
              • \n

                F\u00e9lix ARSENEAU [A-R, S-E, N-E, A-U]\u00a0<\/i><\/i>[pause] au\u00a0<\/i>\u00a05-1-4 [pause] 6-9-2 [pause] 4-0-0-4, et mon courriel est le … Merci!\u00a0<\/i><\/p><\/blockquote>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n

                Euh… Mmm… Alors… Donc… (…)<\/h3>\n

                Les silences<\/strong>, les tics<\/strong> de langage et les h\u00e9sitations<\/strong> alourdissent le message vocal inutilement. Lorsque vous appelez quelqu’un, vous devriez d\u00e9j\u00e0 avoir une\u00a0id\u00e9e\u00a0claire<\/strong> par rapport \u00e0 ce que vous souhaitez dire. Si votre m\u00e9moire a l’habitude de flancher, notez<\/strong> quelques \u00e9l\u00e9ments-cl\u00e9s sur un bout de papier avant de t\u00e9l\u00e9phoner.<\/p>\n

                Vous pouvez aussi \u00e9crire ce que vous dites<\/strong> \u00ab\u00a0en direct\u00a0\u00bb, de sorte que vous puissiez visualiser<\/strong> les \u00e9l\u00e9ments qui manquent<\/strong> dans votre message.<\/p>\n

                Pourquoi c’est important<\/h2>\n

                Laisser un message efficace ne n’est pas une simple question d’efficacit\u00e9 pour soi-m\u00eame et son interlocuteur, mais aussi une question d’\u00e9thique<\/strong>. La capacit\u00e9 des boites vocales <\/strong>(donc, le volume de messages que peuvent contenir)\u00a0est variable.<\/strong> Si vos messages sont trop longs ou trop nombreux, vous risquez d’encombrer<\/strong> la bo\u00eete de votre destinataire. Par cons\u00e9quent, certaines personnes seront incapables de laisser leur propre message!<\/p>\n

                En r\u00e9sum\u00e9, am\u00e9liorer l’efficacit\u00e9 de vos messages, c’est important pour :<\/p>\n

                  \n
                • sauver du temps<\/strong> \u00e0 votre destinataire, et\u00a0<\/span><\/span>assurer un suivi rapide<\/strong>;<\/li>\n
                • t\u00e9moigner de votre souci et votre respect<\/strong> pour les autres utilisateurs des bo\u00eetes vocales;<\/li>\n
                • en g\u00e9n\u00e9ral, faire bonne impression<\/strong>, projeter une image professionnelle<\/strong> de soi-m\u00eame et de l’entreprise que l’on repr\u00e9sente.<\/li>\n<\/ul>\n

                  Finalement, un mot sur les messages d’accueil…<\/h2>\n

                  On l’a vu en introduction, les messages d’accueils sont parfois tr\u00e8s redondants<\/strong> et, surtout,\u00a0verbeux<\/strong>.<\/p>\n

                  Pourquoi ne pas le personnaliser<\/strong>, et \u00e9viter des mots inutiles<\/strong>, comme\u00a0:<\/p>\n

                    \n
                  • Vous avez joint\u00a0la boite vocale de<\/strong>…<\/i> \u2013 Y a t-il quelqu’un qui ne sait-il pas d\u00e9j\u00e0<\/i> qu’il se trouve dans une bo\u00eete vocale?<\/li>\n
                  • Je ne suis pas disponible en ce moment\u00a0<\/strong><\/i>\u2013 On l’avait devin\u00e9! De toute mani\u00e8re, m\u00eame si la personne est<\/em> disponible et ne veut tout simplement pas r\u00e9pondre, \u00e7a ne nous concerne pas et \u00e7a n’a aucune importance!<\/li>\n
                  • je vous rappellerai d\u00e8s que possible<\/strong> \u2013 <\/i>D’accord pour rassurer la personne qu’on la rappellera, mais est-ce utile de dire \u00ab\u00a0d\u00e8s que possible\u00a0\u00bb? Il me semble que c’est sous-entendu, non?<\/li>\n
                  • Laissez un message apr\u00e8s le bip sononre<\/strong><\/em>…\u00a0\u2013 Premi\u00e8rement, un \u00ab\u00a0bip\u00a0\u00bb est n\u00e9cessairement sonore. Deuxi\u00e8mement,\u00a0de nos jours, il y a sans doute tr\u00e8s peu de gens<\/em> qui ne savent pas encore comment utiliser une bo\u00eete vocale. Est-il encore n\u00e9cessaire de mentionner comment \u00e7a fonctionne?<\/li>\n<\/ul>\n

                    Ceci \u00e9tant dit, m\u00eame s’il est bref, mon propre message d’accueil a besoin d’\u00eatre retravaill\u00e9 pour qu’il soit \u00e0 la fois bref et original. \u00a0Laissez-moi un message<\/em> et dites-moi ce que vous en pensez. Vous connaissez mon num\u00e9ro : 514-692-4004. Sinon, laissez-moi un message d\u00e9taill\u00e9… ci-dessous. \ud83d\ude09<\/p>\n

                    Et vous, quel est votre message d’accueil?<\/p>\n

                    F\u00e9lix Arseneau<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                    Bonjour, vous avez joint [la bo\u00eete vocale de] Monsieur X. [Je ne suis pas disponible pour le moment, alors s.v.p.] Laissez[-moi] un message [d\u00e9taill\u00e9] et je vous rappellerai [d\u00e8s que possible. Merci et bonne journ\u00e9e.] Vous entendez ces mots r\u00e9guli\u00e8rement, n’est-ce pas? Vous laissez souvent des messages dans les bo\u00eetes vocales? Avez-vous d\u00e9j\u00e0 observ\u00e9 la […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_exactmetrics_skip_tracking":false,"_exactmetrics_sitenote_active":false,"_exactmetrics_sitenote_note":"","_exactmetrics_sitenote_category":0,"jetpack_post_was_ever_published":false,"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":false,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2}},"categories":[22,14,61],"tags":[118,121,122,126,132,145,178,230,233,240,249,263,318,385,386],"class_list":["post-507","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-communication","category-travail","category-utilisation-de-la-boite-vocale","tag-comment-laisser-un-message-vocal","tag-communication-de-linformation","tag-communication-orale","tag-composer-son-message-daccueil-dans-sa-boite-vocale","tag-concision-dun-texte","tag-courtoisie","tag-efficacite","tag-information-importante","tag-information-superflue","tag-laisser-un-message-pour-etre-rappele","tag-maniere-de-laisser-un-message-dans-une-boite-vocale","tag-messages","tag-quoi-dire-dans-une-boite-vocale","tag-utilisation-du-telephone","tag-utiliser-la-messagerie-vocale"],"jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p9D2Ec-8b","jetpack_likes_enabled":true,"jetpack-related-posts":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/507","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=507"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/507\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=507"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=507"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=507"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}