![\"garbage-can-668084_1280_m\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/felixarseneau.com\/trouvequipeut\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/garbage-can-668084_1280_m.jpg?resize=840%2C394&ssl=1\")
Enfin! C’est le temps!<\/h2>\nEnfin! C’est le temps!<\/h2>\nLe temps des f\u00eates approche, et vous avez peut-\u00eatre envie, comme moi, de profiter des quelques jours avant les vacances — et ses temps morts, si c’est votre cas — pour faire le m\u00e9nage dans votre bo\u00eete de r\u00e9ception<\/strong>, voire tous les messages de votre compte de messagerie \u00e9lectronique.<\/p>\n Cependant, savez-vous sur quels crit\u00e8res<\/strong>\u00a0vous baser pour savoir si un e-mail m\u00e9rite d’\u00eatre conserv\u00e9<\/strong> ou d\u00e9truit<\/strong>? Lesquels peut-on supprimer<\/strong> sans le regretter par la suite?<\/p>\n Je vous propose d’explorer quelques pistes pour vous aider \u00e0 d\u00e9cider. Je vous donne aussi des trucs pour conserver de mani\u00e8re prudente<\/strong> les messages importants, pour \u00e9viter qu’ils ne soient supprim\u00e9s par erreur.<\/p>\n Un courriel impersonnel<\/em> est un courriel qui ne vous est pas adress\u00e9 \u00e0 vous sp\u00e9cifiquement<\/em><\/strong>, mais plut\u00f4t ceux qui r\u00e9sultent d’un envoi massif<\/strong>, g\u00e9n\u00e9ralement achemin\u00e9s \u00e0 partir d’une liste<\/strong> d’envoi.<\/p>\n N. B. : Quand je dis \u00ab\u00a0adress\u00e9 \u00e0 vous sp\u00e9cifiquement\u00a0\u00bb, je ne parle pas des infolettres<\/strong> qui d\u00e9butent par Bonjour [votre pr\u00e9nom]<\/em>, mais bien ceux\u00a0que vous pouvez vraiment identifier comme une communication personne \u00e0 personne<\/em>.<\/p>\n Qu’est-ce qu’un contenu \u00e0 valeur strat\u00e9gique?<\/strong> Si, par exemple, le contenu du courriel peut vous servir de r\u00e9f\u00e9rence<\/em> future, que ce soit pour vous rappeler plus rapidement de quelque chose<\/strong> ou pour apprendre quelque chose d’utile<\/strong> ou d’important pour vous, que ce soit dans vos fonctions ou vos t\u00e2ches quotidiennes, on pourrait consid\u00e9rer ce contenu comme \u00e9tant strat\u00e9gique<\/em>.<\/p>\n Strat\u00e9gique<\/em><\/strong> veut simplement dire qu’il vous donne un avantage plus grand que les ressources et l’\u00e9nergie que vous d\u00e9ployez de le conserver. Autrement dit, s’il vous demande plus d’\u00e9nergie de conserver ce courriel qu’il ne vous apporte de b\u00e9n\u00e9fices r\u00e9els ou potentiellement \u00e9lev\u00e9, \u00e7a ne vaut pas la peine de le garder.<\/p><\/blockquote>\n Dans certains cas, il faut peut-\u00eatre la peine de conserver des courriels impersonnels pour leur contenu \u00e0 valeur strat\u00e9gique, mais je vous conseille de\u00a0filtrer<\/strong> au maximum ces contenus.<\/p>\n Pour vous aider \u00e0\u00a0identifier<\/strong> correctement les messages \u00e0 valeur strat\u00e9gique, posez-vous les questions suivantes : Quelles sont les v\u00e9ritables chances que je consulte ce contenu prochainement?<\/em> et Dans quelle mesure ce contenu peut m’apporter r\u00e9ellement quelque chose d’utile? <\/em><\/p>\n Si au moins l’un de ces deux facteurs est suffisamment fort \u00e0 votre avis, conservez<\/strong> les courriels aussi longtemps que les informations sont valides ou que vous ayez de bonnes chances de vous en servir.<\/p>\n En revanche, \u00e0 moins d’\u00eatre certain de pouvoir les lire dans des d\u00e9lais tr\u00e8s courts (une semaine ou moins), un bon truc serait de\u00a0d\u00e9placer<\/strong>\u00a0ces messages dans un r\u00e9pertoire (un dossier<\/em>) intitul\u00e9 \u00c0 consulter plus tard<\/em><\/strong>. Dans certains logiciels de messagerie, vous pouvez\u00a0lui attribuer une \u00e9tiquette<\/em> (tag), ce qui est tout aussi valide.<\/p>\n Consultez<\/strong> la liste de ces message une fois de temps en temps, disons lorsque vous avez un peu de temps libre, consultez ceux qui vous int\u00e9ressent le plus en premier, qui sont sans doute les plus r\u00e9cents, puis d\u00e9truisez-les lorsque vous n’en avez plus besoin.<\/p>\n Selon votre niveau de tol\u00e9rance \u00e0 la surinformation<\/em> (ou selon les limites de votre quota de stockage), faites le m\u00e9nage\u00a0<\/strong>\u00e0 une p\u00e9riode sp\u00e9cifique tous les 3 \u00e0 6 mois. Certains auront perdu leur valeur strat\u00e9gique avec le temps. Ainsi, il pourrait \u00eatre une bonne id\u00e9e de commencer par les plus anciens\u00a0<\/strong>dans ce cas.<\/p>\n De gr\u00e2ce, surtout,\u00a0ne laissez pas les courriels impersonnels s’accumuler dans votre bo\u00eete de principale<\/strong>! M\u00eame si vous d\u00e9cidez de les conserver, \u00e9vitez qu’ils ne se m\u00e9langent avec les autres, plus r\u00e9cents, sinon vous aurez plus de difficult\u00e9 \u00e0 les retrouver rapidement.<\/p>\n Attention! Il faut distinguer un courriel impersonnel<\/em>\u00a0d’un courriel transactionnel<\/em>. M\u00eame si l’exp\u00e9diteur du courriel est une personne morale voire un \u00ab\u00a0robot\u00a0\u00bb, un courriel qui sert de preuve de transaction<\/strong> devrait \u00eatre conserv\u00e9 comme preuve de paiement<\/strong> (ou d’entente<\/strong>, dans certains cas), pour toute la p\u00e9riode o\u00f9 la transaction a besoin d’\u00eatre attest\u00e9e sur demande (ou pour vos propres fins).<\/p>\n Voyez \u00e0 ce sujet le point sur les \u00ab\u00a0vieilles affaires\u00a0\u00bb ci-dessous.<\/p>\n Ah! Ces chers<\/em> amis (ou coll\u00e8gues de travail) qui \u00ab\u00a0pensent \u00e0 nous\u00a0\u00bb en nous transf\u00e9rant un magnifique courriel avec la mention \u00ab\u00a0Pour ton information<\/strong>\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0PTI\u00a0\u00bb (pour les paresseux), vous en connaissez? Bien s\u00fbr! Vous le faites vous-m\u00eames! \ud83d\ude09<\/p>\n Que doit-on faire de ces courriels? C’est simple: utiliser la m\u00eame m\u00e9thode<\/strong> que pour les courriels impersonnels. L’information vous sera t-elle r\u00e9ellement utile? Si oui, appliquez la r\u00e8gle d\u00e9crite au premier point, et ce, sans aucune g\u00e8ne.<\/p>\n N. B. : \u00c9videmment, il ne faut pas confondre tous<\/em>\u00a0les transferts de courriel pour autant! (Ai-je besoin de le mentionner?) S’il s’agit d’un suivi \u00e0 faire<\/strong> avec quelqu’un d’autre, notamment au travail, on s’entend bien s\u00fbr que ce n’est pas la m\u00eame chose! Ces courriels-l\u00e0 devraient non seulement \u00eatre conserv\u00e9s<\/strong> pour conserver la trace des op\u00e9rations, mais aussi pour vos propres r\u00e9f\u00e9rences.<\/p>\n Ah oui, et n’oubliez pas de faire la t\u00e2che demand\u00e9e. Important. \ud83d\ude09<\/p>\n Vous recevez souvent des courriels en copie conforme<\/strong> ou m\u00eame \u00ab\u00a0\u00e0 tous\u00a0\u00bb, mais avez l’impression que le message vous \u00e9tait plus ou moins destin\u00e9? \u00c7a arrive… trop souvent! Voil\u00e0 ce que j’appelle le courriel \u00ab\u00a0personne \u00e0 personnes\u00a0\u00bb, qui ressemble beaucoup \u00e0 un courriel impersonnel, sauf que cette fois-ci la personne est probablement plus intime que l’auteur d’une infolettre, par exemple.<\/p>\n Que faire avec ces courriels, que Pierre, Jean et Jacques (mais aussi Marie, Lucie et Maude, pour ne prendre que des nom fictifs) ont aussi re\u00e7u? Faut-il n\u00e9cessairement les d\u00e9truire?<\/p>\n Eh bien, \u00e7a d\u00e9pend! Y a t-il un \u00e9l\u00e9ment-cl\u00e9 dans ce courriel qui pourrait vous servir plus tard, \u00e0 vous, sp\u00e9cifiquement<\/strong>? Si oui, ajoutez-y un mot-cl\u00e9 (si votre logiciel le permet), transf\u00e9rez-le dans un dossier sp\u00e9cial, envoyez-le \u00e0 un autre compte de courriel, ou placez un \u00ab\u00a0drapeau\u00a0\u00bb quelconque pour l’identifier… \u00e0 votre guise. Tout d\u00e9pend de la fonction que doit avoir ce courriel et du moment o\u00f9 vous aurez \u00e0 vous y r\u00e9f\u00e9rer, ou de son importance. Est-ce une preuve \u00e0 conviction d’un \u00e9cart de conduite d’un de vos coll\u00e8gues? Placez-le \u00e0 l’\u00e9cart, prot\u00e9gez-le des autres.<\/p>\n Si rien ne s’applique, suivez votre intuition<\/strong> et d\u00e9truisez-les.<\/p>\n Qu’est-ce qu’un courriel sans cons\u00e9quence?<\/em>\u00a0Dit simplement, \u00e7a veut dire que si vous perdez ce courriel, le monde ne s’arr\u00eatera pas de tourner. Personne ne va mourir, votre sant\u00e9 ne sera pas compromise, et m\u00eame le lien qui vous unit avec la personne qui vous l’a envoy\u00e9 n’en sera pas affect\u00e9.<\/p>\n Les courriels qui prennent l’allure de \u00ab\u00a0placotage\u00a0\u00bb, que vous auriez pu tr\u00e8s bien pu avoir au t\u00e9l\u00e9phone, sans laisser la moindre trace, sont d’excellents exemples de courriels sans cons\u00e9quence. D\u00e8s que la \u00ab\u00a0conversation\u00a0\u00bb est finie, vous pouvez vous permettre d’appuyer sur \u00ab\u00a0Supprimer\u00a0\u00bb all\u00e8grement. Sauf peut-\u00eatre si la conversation \u00e9tait si \u00e9pique<\/em> qu’elle m\u00e9rite qu’on lui attribue une valeur historique. R\u00e9f\u00e9rez-vous au dernier point dans ce cas.<\/p>\n Autre exemple de courriel personnel sans cons\u00e9quence, \u00e0 mon avis, ce sont les v\u0153ux de No\u00ebl ou les anniversaires<\/strong>. En effet, une fois avoir lu le message ou la carte virtuelle en pi\u00e8ce jointe (ou en suivant le lien fourni), puis avoir r\u00e9pondu \u00ab\u00a0Merci\u00a0\u00bb \u00e0 l’exp\u00e9diteur, \u00e0 quoi servirait-il de conserver ce courriel, tr\u00e8s honn\u00eatement?<\/p>\n \u00c0 moins que ce message personnalis\u00e9 vous aie particuli\u00e8rement touch\u00e9, ou encore que vous souhaitiez absolument retenir l’adresse du cr\u00e9ateur de la carte, par exemple, pour que vous puissiez envoyer vous-m\u00eame une carte virtuelle un peu plus tard? C’est possible!<\/p>\n Dans le premier cas<\/strong>, pourquoi ne pas l’imprimer (!) et le mettre dans une bo\u00eete \u00e0 souvenir? D’un autre c\u00f4t\u00e9, si l’id\u00e9e d’imprimer<\/strong> un courriel —\u00a0voire tout document que vous avez la chance de voir \u00e0 l’\u00e9cran (carte, etc.) — vous horripile, pourquoi ne pas cr\u00e9er un dossier \u00ab\u00a0Souvenirs\u00a0\u00bb ou autre vocable \u00e9vocateur (\u00ab\u00a0Pens\u00e9es inspirantes\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Rayons de soleil\u00a0\u00bb, etc.).<\/p>\n Dans le second cas<\/strong>, je vous conseillerais plut\u00f4t de remettre le message en \u00e9tat Non lu<\/em><\/strong>\u00a0jusqu’\u00e0 ce que vous vous soyez d\u00e9cid\u00e9 \u00e0 y donner suite. Attention : N’attendez m\u00eame pas une semaine pour vous en d\u00e9barrasser. Il va polluer votre bo\u00eete de r\u00e9ception inutilement!<\/p>\n Si vous \u00eates vraiment mal pris et que vous tenez \u00e0 conserver la r\u00e9f\u00e9rence au fournisseur de cartes virtuelles plus longtemps, faites comme les courriels impersonnels \u00e0 valeur strat\u00e9gique: placez-les dans un dossier \u00c0 consulter plus tard<\/em>.<\/p>\n Quand c’est trop vieux, on jette? Attention! Vieux<\/em> ne veut pas toujours dire \u00ab\u00a0p\u00e9rim\u00e9\u00a0\u00bb. Certains courriels peuvent avoir une valeur historique<\/strong>, si ce n’est qu’une valeur l\u00e9gale<\/strong>, que ce soit une simple preuve de transaction ou un contrat.<\/p>\n D’abord, un courriel peut-il avoir une valeur sentimentale<\/em>? Pourquoi pas! C’est un choix tout \u00e0 fait personnel, qui s’applique d\u00e9j\u00e0 dans le monde de l’imprim\u00e9. Pourquoi devrait-on \u00a0accorder moins de valeur \u00e0 un message \u00e9lectronique? Utilisez un dossier sp\u00e9cialement pr\u00e9vu \u00e0 cette fin.<\/strong> Vous pourriez aussi transformer le courriel en document PDF et le placer avec d’autres documents \u00e9lectronique de m\u00eame valeur sentimentale dans votre syst\u00e8me de fichiers<\/strong>\u00a0(de l’environnement syst\u00e8me) plut\u00f4t que directement dans votre bo\u00eete de messagerie.<\/p>\n Par contre, d\u00e9truisez<\/strong> ce qui vous appara\u00eet compl\u00e8tement d\u00e9suet<\/strong>, sans aucune utilisation possible, sauf s’il peut s’agir de preuve<\/strong>.<\/p>\n Pour ce dernier cas, il faut conserver<\/strong> ces courriels tant qu’ils conservent cette valeur l\u00e9gale. Un contrat<\/strong>, par exemple, dure toute la dur\u00e9e du contrat. M\u00eame s’il ne s’agit pas d’un document sign\u00e9 \u00e0 la main, un contrat peut avoir \u00e9t\u00e9 sign\u00e9<\/em> par courriel, simplement en ayant \u00e9crit \u00ab\u00a0J’accepte les conditions\u00a0\u00bb.<\/p>\n Dans le domaine comptable<\/strong>, on parle g\u00e9n\u00e9ralement de 7 ans. Si vous avez des factures<\/strong> que vous avez re\u00e7u en format \u00e9lectronique, la loi vous oblige \u00e0 conserver la copie d’origine[REF!], qui est dans ce cas-ci sous forme \u00e9lectronique, de la m\u00eame mani\u00e8re que vous devez conserver la copie papier d’une facture, m\u00eame apr\u00e8s l’avoir num\u00e9ris\u00e9e, \u00e0 moins que vous ayez pu d\u00e9montrer hors de tout doute qu’il s’agit bien d’une copie conforme du document original.<\/p>\n Ainsi, le fait d’avoir simplement une copie<\/strong> du courriel sur papier ne vous autorise pas \u00e0 d\u00e9truire vos courriels, et les imprimer ne vous apportera rien d’autre que de la paperasse suppl\u00e9mentaire!<\/p>\n Classez<\/strong> plut\u00f4t ces courriels sur votre ordinateur dans des dossiers bien identifi\u00e9s<\/strong> (par exemple, par fournisseur ou dans une seule bo\u00eete nomm\u00e9e \u00ab\u00a0Fournisseur\u00a0\u00bb, que vous pourrez trier par ordre alphab\u00e9tique ou chronologique). M\u00eame si le contrat est annex\u00e9 (en pi\u00e8ce jointe) au courriel, assurez-vous quand m\u00eame que le courriel y soit rattach\u00e9, puisque la date du courriel pourrait \u00eatre utile comme seconde preuve de transaction.<\/p>\n N’oubliez pas de faire des copies de sauvegarde<\/strong> pour ces courriels! Id\u00e9alement, \u00e0 moins d’avoir de s\u00e9rieuses r\u00e9serves de voir ce courriel partag\u00e9 ou entrepos\u00e9 ailleurs, placez-les sur un serveur<\/strong> qui sauvegarde syst\u00e9matiquement vos donn\u00e9es (un nuage informatique, par exemple), qu’il soit local ou distant.<\/p>\n Voil\u00e0 quelques exemples de cas dont vous pouvez vous servir \u00e0 la fois dans un contexte professionnel que dans votre vie priv\u00e9e. Si vous avez d’autres id\u00e9es — ou des r\u00e9actions — par rapport au contenu que j’ai \u00e9crit ici, je vous invite vivement \u00e0 \u00e9crire un commentaire sous cet article.<\/p>\n Si vous avez aim\u00e9 le contenu de cet article, pourquoi ne pas le partager avec vos amis et vos contacts?<\/p>\n Joyeux temps des f\u00eates!<\/p>\n F\u00e9lix Arseneau<\/a><\/p>\n \u00c0 lire aussi :<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Enfin! C’est le temps! Le temps des f\u00eates approche, et vous avez peut-\u00eatre envie, comme moi, de profiter des quelques jours avant les vacances — et ses temps morts, si c’est votre cas — pour faire le m\u00e9nage dans votre bo\u00eete de r\u00e9ception, voire tous les messages de votre compte de messagerie \u00e9lectronique. 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Quels courriels supprimer?<\/h2>\n
1. Tout le courriel impersonnel<\/em> qui n’a aucune valeur strat\u00e9gique<\/h3>\n
2. Les courriels \u00ab\u00a0personnels\u00a0\u00bb… qui ne vous concernaient pas vraiment finalement<\/h3>\n
3. Les courriels group\u00e9s (\u00ab\u00a0personne \u00e0 personnes\u00a0\u00bb)… \u00e0 moins d’y voir votre propre\u00a0int\u00e9r\u00eat<\/h3>\n
4. Les courriels personnels qui sont sans cons\u00e9quence<\/h3>\n
5. Les \u00ab\u00a0vieilles affaires\u00a0\u00bb? Pas syst\u00e9matiquement.<\/h3>\n
Quelque chose m’a \u00e9chapp\u00e9?<\/h2>\n
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<\/p>\nSujet : Gestion des courriels<\/h2>\n
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